Составление номенклатуры дел

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Общая характеристика  номенклатуры дел

2 Разработка номенклатуры  дел

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

После исполнения документы определенно  время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстрее  находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т. е группировка их в дела. Государственный  стандарт определяет дело как «совокупность  документов или документ, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в одну обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования  нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

Номенклатура дела - систематический  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный  документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как  схема классификации при распределении  и группировке исполненных документов  в дела (папки). Заголовки дел,  закрепленные в ней, переносятся  затем на обложки дел; 

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения  документов, включенных в него. Таким  образом, с ее помощью намечают  ориентировочные сроки хранения  документов, что является первым  этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется  при построении информационно-поисковой  системы по документам предприятия.  При регистрации документов в  регистрационный индекс часто  включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема  номенклатуры может быть использована  при формировании справочной  картотеки на исполненные документы; 

- номенклатура дел используется  вместо описи как учетный документ  при сдаче в архив со сроками  хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для  составления описей на дела  со сроками хранения свыше  10 лет и постоянного; 

- номенклатура имеет справочное  значение при изучении структуры  учреждения, организации, предприятия.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной  организации труда. Всякий процесс  организации работы должен быть методически  разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.

Быстрый поиск и использование  документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок  в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной  темы курсовой работы.

Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел  в делопроизводстве, их номенклатуры и хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое  количество документов, в которых  закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь  через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди  множества других, их необходимо правильно  систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «совокупность документов или  документ, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Для того чтобы документы  можно было легко найти, после  исполнения их группируют в дела с  разными сроками хранения. Классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел –  систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке 

 

 

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые  заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа  заранее предопределено и поиск  его не будет вызывать, ни каких  затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при  регистрации, так как индекс документа  включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется  к номенклатуре – это охват  всех документов, получаемых и создаваемых  в процессе деятельности организации (учреждения).

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и  других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Виды номенклатур  дел

Номенклатура дел бывает трех видов – типовая, примерная  и конкретная

 

 

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных  подразделений.

Сводная номенклатура дел  организации составляется службой  ДОУ, подписывается руководителем  организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать  заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки  хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей  системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.

2. Требования к составлению номенклатуры

Независимо от наличия  типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана  иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для  обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.

Одним из первых этапов при  составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав  или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные  перечни документов с указанием  сроков их хранения.

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

3. Заголовки и их составление в номенклатуре дел

Заголовок дела – краткое обозначение  сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела – важнейший элемент  номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются:

·  заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);

·  заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;

·  заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;

·  заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;

·  дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

·  заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

·  четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);

·  заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;

·  избегать неконкретных формулировок (например «разные документы», «общая переписка»).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

·  название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

·  название организации или структурного подразделения (автор документа);

·  название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

·  краткое содержание документов дела;

·  название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

·  даты (период), к которым относятся документы дела;

·  указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка  дела определяется характером документов дела.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Понятие «дело» употребляется в  заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные  последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело №5–63 (А) по иску ООО «БЕЛИНТЕК» к ОАО «ОМИКС» о взыскании 893140 руб.».

Название документа в заголовке  дела указывается в единственном или множественном числе (при  группировке в деле документов одного названия) (Например «Протоколы собраний акционеров предприятия»).

Термин «документы» употребляется  в заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных  последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках  обязательно указываются основные разновидности документов, которые  сгруппированы в деле. Например «Кассовые  документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)».

Термин «документ» применяется  также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседания ученого совета».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается  период (месяц, квартал, год) на (за) который  составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕРВИС» за 2000 год».

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится  дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она  ведется.

При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

·  если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;

·  если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например «Переписка об организации региональной научно-практической конференции «Юридическое образование»»;

·  если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».