Табель форм документов и альбом форм документов, применяемых в деятельности организации СКСиТ

     Журнал "Models of the season" рекомендует придерживаться следующих правил:

• пиджак предпочтительнее классический "английский" (с двумя шлицами сзади). В отличие от "европейского" (без шлиц) и "американского" (с одной плицей) он позволяет своему обладателю не только элегантно стоять, но и элегантно сидеть;
• брюки должны быть такой длины, чтобы спереди чуть спускаться на обувь ,а сзади доходить до начала каблука.
• рубашка под пиджаком допускается только с длинными рукавами. Не следует надевать нейлоновых и трикотажных рубашек.
• воротник должен быть на сантиметр, полтора выше воротника пиджака
• жилет должен быть не слишком короткий, ни рубашка, ни ремень не должны быть видны
• ремень естественно исключает подтяжки и наоборот
• носки к деловому и праздничному костюму подбираются в тон, ни в коем случае не белые и достаточно длинные.

       Женщина пользуется значительно большей свободой в выборе фасона одежды и ткани, чем мужчина. Основное правило, которое следует соблюдать при выборе одежды, - это соответствие времени и обстановке. Поэтому не принято приходить на работу в офис в роскошных платьях. Для таких случаев подойдет элегантное платье, костюм или платье-костюм.

       Подготовка к общению.

     Деловой стиль общения ориентирован на положительный (конструктивный) результат. Деловой  стиль исключает подавление чужой  позиции. Основной вопрос делового стиля  общения можно сформулировать так: позиции сторон определяются отношением к обсуждаемой проблеме (спорному положению) или отношением к оппоненту.

     Хотите  побеждать в споре – умейте аргументировать.

       Старайтесь не выдвигать беспочвенных предложений и аргументировать свои действия. Аргументацией называют действительность, которая связана с доказательством, обоснованием, утверждением, опровержением или критикой.

     Перед началом разговора нужно четко  сформулировать для себя, чего необходимо достигнуть в результате встречи. Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо:

• установить контакт с собеседником;
• создать благоприятную атмосферу для беседы;
• привлечь внимание партнера;
• пробудить интерес к беседе;
• “перехватить” инициативу, если это необходимо.

     Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Следует избегать их если вы хотите чтобы ваша беседа была результативной:

• проявление признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;
• проявление неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;
• возбуждение оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.

     При такой установке впоследствии подкрепляется  и воспринимается только та информация, которая поддерживает первые впечатления, а остальная отсеивается, кажется малозначительной и недостоверной.

     Нередко стиль ведения беседы оказывает  огромное влияние на ее результаты, и даже при самой положительной  настроенности партнеров на общение, искреннем желании достичь договоренности их беседа не складывается, более того, их усилия исправить положение лишь усугубляют его.

     Важнейшей причиной этого часто является различие стилей ведения беседы у партнеров.

     Стиль ведения беседы – комплексное  понятие, включающее, с одной, стороны, кажущиеся “элементарными”, “техническими” компоненты речи, такие как:

• высота тона, тембр;
• громкость;
• длительность, частота пауз;
• скорость;
• наличие и характер жестов;
• интонация;
• повторения и т.д.

     Однако эти характеристики отнюдь не элементарны и очень трудно поддаются изменению, т.к. они реализуются в речи, в основном, автоматически, часто несознательно. Кроме того, их значение и впечатление, которое они производят на партнера, очень неоднозначно.

     Проблема  успешного взаимодействия людей  усугубляется еще и наличием более сложных и глубинных составляющих стиля ведения беседы, таких, как:

• склонность высказываться прямо или намекать;
• расспрашивание или предоставление другим инициативы в предоставлении информации о себе;
• комфортный уровень формальности – простоты; допустимые шутки;
• отношение к обмену жалобами;
• ожидание, что другой последует нашему примеру и т.д.

     Итак, чтобы ваша беседа была результативной независимо от того, с кем вы разговариваете необходимо: во-первых понравиться  собеседнику, для этого установлены  основные правила которые способствуют достижению данной цели:

• Искренне интересуйтесь другими людьми.
• Улыбнитесь.
• Помните, что имя человека – это самый сладостный для него звук на любом языке.
• Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе.
• Говорите о том, что интересует вашего собеседника.
• Внушайте собеседнику сознание его значительности и делайте это искренне.

     Во-вторых – уметь управлять процессом  общения, воздействуя на людей не оскорбляя их и не вызывая у  них чувства обиды. Для этого  существуют свои правила, соблюдение которых позволяет воздействовать на людей, не оскорбляя их и не вызывая у них чувства обиды:

• Начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств собеседника.
• Указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно.
• Сначала поговорите о собственных ошибках, а затем уже критикуйте своего собеседника.
• Задавайте собеседнику вопросы вместо того, чтобы ему что-то приказывать.
• Давайте людям возможность спасти свой престиж.
• Выражайте людям одобрение по поводу малейшей их удачи и отмечайте их успех. Будьте чистосердечны в своей оценке и щедры на похвалу.
• Создавайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться оправдать.
• Прибегайте к поощрению. Создавайте впечатление, что ошибка, которую вы хотите видеть исправленной, легко исправима; делайте так, чтобы то, на что вы побуждаете людей, казалось им нетрудным.
• Добивайтесь, чтобы люди были рады сделать, то что вы предлагаете.

     А.Д. Карнеги

     В-третьих, выбрав цель вашей беседы, старайтесь склонить людей к вашей точке  зрения мягко без давления и не навязывая свою идеологию. Если человек считает вашу точку зрения – своей, он стремиться к достижению вашей цели – как к своей. Для этого надо знать, что:

• единственный способ одержать верх в споре – это уклониться от него;
• проявляйте уважение к мнению вашего собеседника. Никогда не говорите человеку, что он не прав;
• если вы не правы, признайте это быстро и решительно;
• с самого начала придерживайтесь дружелюбного тона;
• заставьте собеседника сразу же ответить вам “да”;
• пусть большую часть времени говорит ваш собеседник;
• пусть ваш собеседник считает, что данная мысль принадлежит ему;
• искренне старайтесь смотреть на вещи с точки зрения вашего собеседника;
• относитесь сочувственно к мыслям и желаниям других;
• взывайте к более благородным мотивам;
• драматизируйте свои идеи, подавайте их эффектно;
• бросайте вызов, задевайте за живое;

     Можно ко всему добавить еще следующее:

     «Кто хочет успешно дискутировать, должен попытаться как можно больше узнать о своем собеседнике.» А.Д. Карнеги.

     Великие умы древности знали цену этики общения и придерживались ее дабы достичь наиболее эффективных результатов, так Ф. Честерфильд (1694-1733) говорил: “Никогда не доказывайте своего мнения громко и с жаром, даже если в душе ты убежден в своей правоте, - выскажи его скромно и спокойно, ибо это единственный способ убедить.”                                                                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение.

     Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

     Управление  предприятием неизбежно требует  создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

     Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая  юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

     Руководители  предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия. 
 
 
 

     Список  использованной литературы.

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

  2. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

  3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

  4. Организация работы с документами:  Учеб. /В.А Кудряев, И.К. Корнеев,  Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

  5. Венедиктова В.И., Деловая репутация:  личность, культура, этика, имидж  делового человека., М.,1996 г.