Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

    Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой  последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

    Документы систематизируются в делах в  соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

    Чаще  других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

    При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

    В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

    Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

    Наряду  с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

    •   в дела подшиваются только исполненные  документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

    •   каждый  документ,   помещенный  в  дело,  должен  быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов  и других  нормативных актов.  Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

    •   в дело включаются документы в  одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

    •   документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные  дела;

    •   в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

    •   документы помещаются в дело со всеми  относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

    Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется  на тома. Количество томов каждого  дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

    Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Оформление  дел

    Оформление  дела — это подготовка дела к хранению в  соответствии с установленными правилами.

    Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

    Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

    Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

    Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

    Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

    После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

    Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

    Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

    Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

    Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.