Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования  документов в информационно-поисковых  системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

     К последним относятся документы  по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и  взысканий. Код по ОКУД должен проставляться  на каждой унифицированной форме. Вновь  разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения  в ОКУД.

     В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

     К числу нормативных документов относятся  и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

     при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

     оформлении  и учете трудовых книжек;

     оформлении  документов по учету движения кадров;

     составлении статистической отчетности по учету  личного состава;

     составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

     работе  по табельному учету;

     работе  бюро пропусков;

     работе  военно-учетного стола.

     Заключение

     Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление  однотипных управленческих функций  и задач. 

     Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных  систем документации по одноименным  и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие  системы документации; внедрение  межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Организационное и методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

     Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

     Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные  билеты.

     Основными принципами унификации документов являются:

     1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра  - образца документов для конкретной  системы документации и установлении  на его основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; 

     2) Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации  документов, унификации расположения  данных на поле документа, выработки  технологий и условных сокращений;

     3) Комплексность унификации. При ее  проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться  психофизиологические возможности  человека и параметры технических средств;

     4) Информативность. Означает включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач, для поиска  и подтверждения юридической  силы документа;  

     5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

     6)Сопряжение  с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

     Список  использованных источников и литературы

     I.Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

     II. Литература

5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.
6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.
7. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.
8. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. — М.: Экономика, 2001. - 271 с.
9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.