Возникновение делопроизводства

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3-4

 

ГЛАВА I. ИСТОРИЯ ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ

 

1.1. история возникновения  документа…………………………………..5-6

1.2. приказное делопроизводство……………………………………........6-9

1.3. коллежское делопроизводство………………………………………..9-11

1.4. министерское делопроизводство……………………………………..11-15

 

ГЛАВА II.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВЕТСКОЙ РОССИИ

2.1.Становление делопроизводства после переворота 1917 г…………..16-22

2.2.История управление после велико-отечественной

войны 1945-1991…………………………………………………………  .22-26

 

ГЛАВА III. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИ

 

3.1. Электронное  документирование……………………………………  27-28

3.2. Роль персональных  компьютеров в делопроизводстве……………..28-30

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….31-32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………..33

ВВЕДЕНИЕ

 

Уже на заре своей  жизни человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились  наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление  письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая книга.

Прошло несколько  тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального  объема знаний, но и тем, с какой  скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного  порядка". Собственно поэтому и  возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием  и обработкой информации. Это очень  тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

На помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило многократно  увеличить скорость обработки огромного  количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать  необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю  важность тех вещей, которыми человек  занимается.

Эта небольшая статья посвящена истории возникновения, развития и становления Делопроизводства в России.

Делопроизводство - это ведение канцелярских дел, документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

Развитие Отечественного делопроизводства условно можно разделить на три периода:

• Делопроизводство дореволюционной России;
• Делопроизводство в советскую эпоху, которое начинается в октябре 1917 года и оканчивается в 1991 году в связи с распадом СССР;
• Делопроизводство в современной России.

 

ГЛАВА I ИСТОРИЯ ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ

 

1. История возникновения документа.

 

Уже с древних времен люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым формам и закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиции работы с документами. Затем практические приёмы обобщались и постепенно становились обязательными правилами и нормами.

Практика составления  деловых документов восходит в далекой  древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и  работы создавались веками. Ещё в  далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось важное значение. Так говорится в договоре с  Византией 911 и 944 гг. в обоих договорах  упоминается о практике составления  документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.

Ещё в Древней  Руси были распространены письменные документы. При дворе великого князя  грамоты на пожалования угодий и  привилегий («жалованные грамоты») составляли лица, названия должностей которых звучали как «печатник» (хранитель княжеской печати), писец  и «металник» (секретарь на суде). На местах документы, необходимые для  административной и судебной деятельности, оформляли «посадники».

С XIV в. лиц, ведущих письменное делопроизводство и руководящих канцеляриями, стали называть «диаки» (дьяки). В это время составлялись пособия по делопроизводству – так называемые формулярники, в них включались образцы различных документов. Выработку стандартизованных формуляров можно считать началом стандартизации в русском делопроизводстве. До XVв.деловыми письмами при князьях занимались дьяки, а при наместниках – писцы и подьячие.

Документы хранились  в храмах и монастырях – это  придавало документам юридическую  силу. Документы Московского княжества  хранились в казне.

Делопроизводство  дореволюционной России делится  на три этапа, каждый из которых получил  название по центральным органам  управления соответствующего периода: 1) приказное делопроизводство (XVI - XVII вв.); 2) коллежское делопроизводство (XVIII в.); министерское делопроизводство (XIX - начало XX в.).

 

2. Приказное делопроизводство (XVI - XVII вв.);

 

В период XV-XII в.в. Создаются органы центрального управления – приказы (делопроизводством в них занимались «приказные дьяки»), начинает формироваться Царский архив. Делопроизводство этого времени учёные-документоведы называют «Приказным делопроизводством».

Становлению учреждений и системы делопроизводства в  них предшествовал период возникновения  и развития документирования, т.е. документационного  оформления явлений частной и  общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего  отдельные должностные лица или  органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с  очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально  их состав пополнялся за счет церковных  псаломщиков и дьяконов. Параллельно  стали вырабатываться устойчивые образцы  обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству. Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного  государства, центром которого стало  Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной  и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется  и система документационного  обеспечения этого аппарата. Высшим органом государственной власти стала боярская дума, сложившаяся  из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны. «Офисы» (центральный орган управления) того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались  под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.

Именно поэтому  период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в. По назначению приказы делились на посольский, поместный, тайных дел, холопий, большой казны и другие. Точное количество приказов не известно, разные исследователи считают, что  их было более сорока.

Во главе приказов стоял приказной судья. Ниже шли  товарищи главного судьи, назначаемые  из думных чинов. В их ведении находились дьяки (до трех) и подьячие: старшие, «средней руки», «молодшие». Именно они занимались делопроизводством и вели всю работу с документами. Работа дьяков и подьячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали - били, лишали жалованья. Работа с документами была организована следующим образом. Дьяк проставлял на поступившем в приказ документе «помету», т.е. давал указание, что надо сделать в соответствии с содержанием: «сделать выпись», вклеить в столб» и т.д. Старший («старый») подьячий готовил проекты документов, средний - делал выписки из документов, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки или лари, где они хранились, младшие - переписывали черновики набело. Дьяк, иногда старший подьячий удостоверяли документ, проставляя на нем припись - свою должность, имя и фамилию. Ни царь, ни бояре документы не подписывали. Местными органами управления являлись различные избы -губная, съезжая, приказная.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя  «столбцовая техника делопроизводства». Текст писали на полосках бумаги шириной 15-17 см. Если он не умещался на одном  листе, его продолжали на втором и  т.д. Затем листы склеивали в  ленту, а место склейки называли «состав». Затем документ сворачивали в свиток, названный «столбцом». Столбцы использовались и при формировании дел. Первым документом обычно был инициативный документ, например челобитная. К ней по мере поступления или создания, т.е. в хронологической последовательности, подклеивались все документы, необходимые для решения вопроса. В результате получался свиток - столбец. На долгое время столбец стал основной формой документа в России.

Таким образом, для  этого периода характерна столбцовая техника делопроизводства. С X века пергамент стал вытесняться бумагой. Писались документы гусиными перьями. Химический состав бумаги и чернил обеспечили большую долговечность  текстов, поэтому до наших дней дошло  множество документов того времени.

Следует отметить, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ являлся  плодом коллективного творчества; с  середины XVIв. Имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов.

3. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Отсутствие в  приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число  учреждений, запутанность их взаимоотношений  между собой и в управлении территориями побудили правительство  искать новые формы государственного устройства. После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющее их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Приказы заняли 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, ревизион-коллегия, Коммерц-коллегия и др. При каждой коллегии был прокурор для контроля за законностью.

При Петре I от свитков  перешли к тетрадям - свернутым  вдвое листам. В виде тетрадей оформлялись  финансовые, регистрационные, учетные  и другие документы (всего до трехсот  наименований). Тетради сшивались  в книги. Но формой документа все  же оставался столбец, отражающий характер дела. Промежуточные документы, не вошедшие в столбцы (различные выписки, справки), хранились в связках.

Следует отметить особенность  регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая  заключалась в том, что регистрация  сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

Значительным изменениям подвергся формуляр документа XVIII в. Это было вызвано заменой в 1700 году столбцовой техники на листовую, бумажную. В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало  их составлять. Также в коллежском делопроизводстве их текста выделяется и становится самостоятельным элементом  формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под  текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с  того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворение мира, а на 5508 лет  позже, от Рождества Христова.

Петр I много времени  уделял реформам в области управления государством. Появляются новые учреждения бюрократического типа (коллегии) и  регламенты для них. В регламентах  определяется состав, компетенция и  делопроизводство учреждения. В новые  учреждения приглашают иностранцев  на канцелярские должности. Результатом  этого стало появление множества  заимствованных терминов в делопроизводстве.