Дипломатическая документация/Diplomatic Pieces of Documentation

Diplomatic Pieces of Documentation

The life of a diplomat is seen as something easy and comfortable. This perception of the image and the way of life is supported by the films (movies) and books and other sources of information. This is true to a certain extent that a certain part of the life of a diplomat can be exiting when he meets his colleagues at the receptions being fashionably dressed and discusses some burning latest news and issues or when they meet at the golf field or a tennis club for some leisure exercise.

The other greater part of his professional involvement is obscure and invisible as the real extent of the professional obligations is enormous and diverse. Winston Churchill was absolutely right saying that the working place of a diplomat is a writing table with the pen and paper. This is a very correct judgment of quite a responsible job with the possible legal consequences to come out.    

In reality a diplomat is involved in the heavy analytical exercises:

        To break down the current situation in the analytical sense and figure out the main trend.

        To set up the “confidence building measures” with the opponents and partners.

        To be protective of the external policy of the sending state

        To have the skill of convincing your opponents that your point of view is correct

        To scale up the cooperation between the sending and the receiving states

        To create a forward looking scenario of the development of the receiving state.

        A diplomat can hardly succeed without the talent of writing up a written review in the form of a memorandum, note or a political letter.

        The written text is quite important as it is the only proof and material trace of the actual state of things

It is the obvious fact that it is not easy to create a sensible piece of documentation of any kind. It is easy to guess what is expected from the diplomatic piece of documentation.

It was never easy due to the linguistic tradition the Diplomacy had grown into. All the pieces of the official correspondence in diplomacy were created in Latin and later on in French. It did cause some extra complications from the lexical and stylistical point of view.

What should also be kept in mind is the “play of words” when wording leaves space for double treatment, misinterpretation or complete confusion. The written mistake or a slip of the pen can have an irreversible effect. That is the reason why all the written matters are carefully looked into as something important in the career of a diplomat.

The actual significance of the turn-over of the pieces of documentation is the fact that it is the actual source of the changing world and the basic platform for the decision of the state leaders. They observe the entire world through the eyes of the diplomats.

Wrong judgment and poor processing of the information as well as the insufficient coverage of some key issues can lead to the nightmare or some other negative consequences. We can come up with the number of examples from the recent history. (Afghanistan, Iraqi nuclear materials and others)

All the pieces of Diplomatic Documentation are divided into:

Pieces of Documentation for the External and Internal Use.

External Pieces of Documentation:

Personal (Private) Note

Verbal Note

Collective Note

Identical Note

Circular Note

Memorable Note

Memorandum

Private Letters

Charter

Agreement

Statement (Joint Statement)

Communiqué

Declaration

Message of the Minister of Foreign Affairs, Prime-Minister, President

Letters of Credence (Credentials)

Recalling Letters

Internal Pieces of Documentation:

Recording of a diplomatic talk

Political Letter

Political Account Report

Informative Letters and Comments

Cipher Telegram

Review of the Media Coverage

Political Reference

Дипломатические Части Документации

Жизнь дипломата замечена как что-то легкое и удобное. Это восприятие изображения и образа жизни поддержано фильмами (фильмы) и книги и другие источники информации. Это верно до некоторой степени, из которого может выходить определенная часть жизни дипломата, когда он встречает своих коллег на модно украшаемых приемах и обсуждает некоторые горящие последние новости и выходит или когда они встречаются в области гольфа или теннисном клубе для некоторого осуществления досуга.

Другая большая часть его профессиональной причастности неясна и невидима, поскольку реальная степень профессиональных обязательств огромна и разнообразна. Уинстон Черчилль был абсолютно правильным высказыванием, что рабочее место дипломата - письменный стол с ручкой и бумагой. Это - очень правильное суждение о вполне ответственной работе с возможными юридическими последствиями, чтобы выйти.    

В действительности дипломат вовлечен в тяжелые аналитические упражнения:

• Сломать текущую ситуацию в аналитическом смысле и выяснить главную тенденцию.

• Настраивать “направленные на установление доверия меры” с противниками и партнерами.

• Быть защитным внешней политики государства посылки

• Иметь умение убеждения Ваших противников, что Ваша точка зрения правильна

• Расширять сотрудничество между посылкой и государствами получения

• Создать передовое выглядящий сценарий развития государства получения.

• Дипломат может едва преуспеть без таланта описывания письменного обзора в форме меморандума, отметить или политическое письмо.

• Письменный текст довольно важен, поскольку это - единственное доказательство и материальный след реального положения вещей

Это - очевидный факт, что не легко создать заметную часть документации любого вида. Легко предположить то, что ожидается от дипломатической части документации.

Это никогда не было легко из-за лингвистической традиции, в которую превратилась Дипломатия. Все части официальной корреспонденции в дипломатии были созданы на латыни и позже на французском языке. Это действительно вызывало некоторые дополнительные осложнения с лексической и стилистической точки зрения.

То, что должно также быть учтено, является “игрой слов”, когда формулировка оставляет пространство для двойного обращения, неверного истолкования или полного беспорядка. Письменная ошибка или описка могут иметь необратимый эффект. Это - причина, почему все материалы для печати тщательно изучены как что-то важное в карьере дипломата.

Фактическое значение товарооборота частей документации - факт, что это - фактический источник изменяющегося мира и основной платформы для решения государственных лидеров. Они наблюдают весь мир через глаза дипломатов.

Неправильное суждение и плохая обработка информации так же как недостаточное освещение некоторых ключевых вопросов могут привести к кошмару или некоторым другим отрицательным последствиям. Мы можем придумать число примеров от новейшей истории. (Афганистан, иракские ядерные материалы и другие)

Все части Дипломатической Документации разделены на:

Части документации для наружного применения и внутреннего пользования.

Внешние части документации:

Личное (частное) примечание

Вербальная нота

Коллективное примечание

Тождественная нота

Циркуляр

Незабываемое примечание

Меморандум

Личные письма

Чартер

Соглашение

Заявление (совместное заявление)

Коммюнике

Декларация

Сообщение министра иностранных дел, премьер-министра, президента

Верительные грамоты (верительные грамоты)

Вспоминание писем

Внутренние части документации:

Запись дипломатического разговора

Политическое письмо

Политический отчет о счете

Информативные письма и комментарии

Телеграмма шифра

Обзор освещения в СМИ

Политическая ссылка

Wording and the Key Notions

All the official pieces of documentation should be free of any ambiguity and stay as clear as they could be. They should not contain any idiomatic expressions and be crystal clear. All the referred arguments should be logically linked to each other and should not deviate from the point in hand.

It also concerns the verbal statements of the leaders and other officials authorized to convey the official position of the Government. What should be kept in mind that the pieces of documentation will be published in the Press and can easily be misinterpreted and given the wrong judgment. The history of diplomacy is stuffed with the examples of the complications or alienations caused by the wrong or careless statement. The ex-President of the Kyrgyz Republic Mr.Akaev being on an official visit to Israel told that they would like to set up an embassy in Jerusalem which was and still is the disputable territory. It definitely caused the confusion.

The ambassador of the Republic of Kazakhstan came up with the statement that Kazakhstan would stay as the nuclear power after all the issues of the peaceful settlement had been achieved.

It tells that all the written and verbal statements of the officials should be sensible and responsible.

All the diplomatic correspondence had been created in Latin until the 16th century and was gradually replaced by French. In Russia the French language was the official language of the aristocracy. It lasted till the end of the 19th century.

The back of the French language was cracked by the Great Britain that took up English as the language of its diplomacy. Then Austria and Germany introduced German as the official language of their diplomacy.

Nowadays the diplomatic pieces of documentation are written in the languages either of the sending or receiving states. For some small matters like “visa application” the language of the receiving state is used. The wording of the diplomatic notes is extremely polite and perceived by some people as “too sweat”.

The wording of the international agreements is quite different which is appropriate for the International legal style. They are created in 5 languages of the United Nations – English, French, Chinese, Spanish and Russian.

The Key Notions frequent in the Diplomatic Documentation:

Ultimatum can be realized in the form of a note or memorandum with the description of terms and conditions to be followed by the either party. It as a rule contains the list of claims to be considered within the set time limit. It can also mean the threat of the military actions.

Demarche – a diplomatic action undertaken by a Government and realized in the form of a note, memorandum or some other pieces of documentation. It contains protest, objection, put forward ideas or application.

Status quo – current situation with own ship inherited or acquired that should be cleared up and fixed

Ne varietur – should stay unchanged irrespective of all the subsequent alterations.

Casus belli – It is a formal pretext to wage up a warfare.

Legate – Authorized envoy.

Detente – Relaxation of the International Tension

Delimitation – Territorial approximation of the boundaries between the states

Demarcation – Fixing of the frontiers with establishment of all the specific signs

Denunciation – Rejection of the signed agreement

Renunciation – Reconfirmation of the of the signed agreement

Depository – Storage Facilities of the multilateral agreements achieved by a number of states

Ad Referendum – Authority of the Head of the diplomatic mission until he or she gets a reconfirmed package of the Letters of Credence. Put into effect at the change of the State Leader.

  Ad Hoc – Something set up for a particular case. A Commission called along to look into a single situation.

Modus Vivendi – A short-term arrangement concluded when there is no way to achieve for longer term or on a permanent base.

Modus Procedendi – The break-down of the procedures to be followed up on the way to the final arrangement.

Формулировка и Ключевые Понятия

Все официальные части документации должны быть свободными от любой двусмысленности и остаться столь же ясными, как они могли быть. Они не должны содержать идиоматические выражения и быть совершенно прозрачными. Все отнесенные аргументы должны быть логически связаны друг с другом и не должны отклониться от пункта в руке.

Это также касается словесных заявлений лидеров и других чиновников, уполномоченных передать официальное положение правительства. Что должно быть учтено, что части документации будут изданы в Прессе и могут легко быть извращены и даны неправильное суждение. История дипломатии наполнена примерами осложнений или отчуждений, вызванных неправильным или небрежным заявлением. Бывший президент киргизской республики, г-н Акаев, находящийся на официальном визите в Израиль, сказал, что они хотели бы настроить посольство в Иерусалиме, который был и все еще является спорной территорией. Это определенно вызвало беспорядок.

Посол республики Казахстан придумал заявление, что Казахстан останется как ядерная энергия после того, как все проблемы мирного урегулирования были достигнуты.

Это говорит, что все письменные и словесные заявления чиновников должны быть разумными и ответственными.

Вся дипломатическая корреспонденция была создана на латыни до 16-ого столетия и постепенно заменялась французским языком. В России французский язык был официальным языком аристократии. Это продлилось до конца 19-ого столетия.

Задняя часть французского языка была сломана Великобританией, которая подняла английский язык как язык его дипломатии. Тогда Австрия и Германия представили немецкий язык как официальный язык их дипломатии.

В настоящее время дипломатические части документации написаны на языках или посылки или получения государств. Для некоторых маленьких вопросов как "заявление на получение визы" используется язык государства получения. Формулировка дипломатических нот чрезвычайно вежлива и воспринята некоторыми людьми, поскольку “также потеют”.

Формулировка международных соглашений очень отличается, который является подходящим для Международного юридического стиля. Они созданы на 5 языках Организации Объединенных Наций – английский, французский, китайский, испанский и русский язык.

Key Notions, частые в Дипломатической Документации:

Ультиматум может быть понят в форме примечания или меморандума с описанием положений и условий, которые будут сопровождаться любой стороной. Это как правило содержит список требований, которые рассмотрят в пределах срока набора. Это может также означать угрозу военных действий.

Демарш – дипломатическая акция, предпринятая правительством и реализованный в форме примечания, меморандума или некоторых других частей документации. Это содержит протест, возражение, выдвиньте идеи или заявление.

Статус-кво – текущая ситуация с собственным судном унаследовала или приобрела, который должен быть убран и установлен

Неон varietur – должен остаться неизменным независимо от всех последующих изменений.

  Казус belli – Это - формальный предлог к заработной плате война.

Легат – Уполномоченный посланник.

Разрядка – Расслабление Международной Напряженности

Определение границ – Территориальное приближение границ между государствами

Установление границ – Установка границ с учреждением всех определенных знаков

Обвинение – Отклонение подписанного соглашения

Отказ – Подтверждение подписанного соглашения

Хранилище – Склады многосторонних соглашений достигнуты многими государствами

Референдум объявления – Власти Главы дипломатической миссии, пока он или она не получает подтвержденный пакет Верительных грамот. Осуществленный в изменении государственного Лидера.

  Специальный – Что-то настроенное для особого случая. Комиссия звонила вперед, чтобы изучить единственную ситуацию.

Образ жизни – краткосрочная договоренность завершила, когда нет никакого способа достигнуть для более долгого срока или на постоянной основе.

Способ Procedendi – расстройство процедур, которые будут развиты путь к заключительной договоренности.

Diplomatic Terms

Agreement – Treaty

Agrement – Official approval by a foreign government of an ambassador designate

Alternat – The principle of the “alternat” refers to the arrangement of the names of the countries that are party to a treaty. Each country retains an original instrument in which its names appears first.

Ambassador –

1)       Ambassador-designate – A diplomatic agent who has been designated by the head of state as personal representative, and approved by the foreign head of state but who has not presented copies of our credentials to the foreign ministry.

2)       Appointed Ambassador – A diplomatic agent who has been designated by the head of state, approved by the foreign head of state, and who has presented copies of credentials to the foreign ministry. 

Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary – A diplomatic agent; The personal representative of the head of one state accredited to the head of another state.

Asylum – There are two different types of asylum, one is generally known as diplomatic asylum, the other as territorial or political asylum. Diplomatic asylum usually refers to asylum in embassies and legation by persons in imminent danger of life or limb.

Territorial or political asylum has to do with persons taking refuge, usually for reasons of persecution, in the territory of another country.

Chancery  - A term used to designate the office of an embassy or legation.

Charge d’Affaires (de missi) – A person accredited by letter to the secretary of state or minister for foreign affairs of one country  by the secretary of state or minister for foreign affairs of another state, in place of a duly accredited ambassador or minister. The complete title is seldom used. It is customarily shortened to charge d’affaires.

Charge d’Affaires ad interim – Usually the counselor or secretary of the embassy or legation, who automatically assumes charge of a diplomatic mission in the temporary absence of an ambassador or minister. The words “ad interim” should not be omitted from the title, except in a salutation. A charge d’Affaires ad interim who has the personal rank of minister plenipotentiary is addressed the same as other charge d’Affaires ad interim. The ministerial rank is personal and has no connection with the diplomatic status of charge d’Affaires ad interim. Such a personal ministerial title may follow a name but it should come before an official diplomatic title.