Контроль и ревизия кассовых операций

     Общая программа ревизии операций по учету  денежных средств в кассе (счет 50).

     1. Ревизия тождественности показателей  бухгалтерской отчетности и регистров  бухгалтерского учета.

     2. Ревизия оформления первичной  учетной документации.

     3. Полнота оприходования денежной  наличности, полученной в банке.  Соответствие записей в кассовой книге данным учетных регистров.

     4. Соблюдение организацией размеров  лимита остатка денежной наличности  в кассе.

     5. Факты осуществления расчетов  наличными деньгами с юридическими лицами, сумма платежей которых превышает установленный лимит.

     6. Выполнение требований пунктов  9, 11 Указа Президента РФ от 18.08.1996 г. № 1212 « О мерах по повышению  собираемости налогов и других  обязательных платежей и упорядочению безналичного денежного обращения».

     7. Правомерность отнесения на себестоимость  продукции (работ, услуг) для  целей бухгалтерского учета и  налогообложения выплат, производимых  через кассу организации.

     8. Оприходование в кассу наличных  денежных средств за реализованную продукцию (работы, услуги) и другие активы организации без отражения данных операций по счетам реализации (46, 47,48).

     9. Оприходование в кассу наличных  денежных средств, поступивших  в организацию по внереализационным доходам и прочим операционным доходам без отражения данных операций по счету 80 «Прибыли и убытки».

     10. Выплаты физическим лицам наличных  денежных средств и включение  их в совокупный годовой доход  для удержания подоходного налога.

     11. Наличие контрольно-кассовых машин  и соответствующих регистрационных документов на них (Ревизия проводится в случае реализации продукции (товаров, работ, услуг) физическим лицам за наличный расчет).

     12. Соблюдение установленных требований  при работе с контрольно-кассовыми  машинами.

     13. Выполнение установленных требований документального оформления при работе с контрольно-кассовыми машинами.

     14. Ревизия полноты отражения в  бухгалтерских регистрах поступившей  выручки через контрольно-кассовые машины (в случае их применения).

     15. Инвентаризация кассы и отражение ее результатов в учете.

     16. Наличие договоров о материальной  ответственности, наличие приказа  и образцов подписей лиц, имеющих  право подписи расходных документов.

     17. Налог на добавленную стоимость  по операциям, связанным с движением  денежных средств в кассе. Правильность его исчисления и отражения в учете.

     1.3.Типичные ошибки, выявляемые ревизией

     кассы и кассовых операций

 

     Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением  денежных средств в кассе предприятия  для контролера (ревизора, аудитора) служат:

• Отсутствие на предприятии наложенной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
• Отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• Наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;
• Предоставление права подписи приходных главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;
• Формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнений) кассиров;
• Отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• Отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;
• Отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

     Типичными ошибками следует признать:

• отсутствие некоторых первичных кассовых документов;
• оформление кассовых документов с нарушением установленных требований;
• некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
• неправильные корреспонденции счетов;
• неоприходование и присвоение поступивших денежных средств из банка, от различных юридических лиц по доверенностям, от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам;
• излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании одних и тех же документов либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам.

 
 

1.4.Составление акта и выводы по результатам ревизии 

     Оформление  результатов ревизии и проверок означает составление документов, обобщающих результаты изучения объектов контроля и относится к заключительному этапу. Результаты ревизии оформляются актом ревизии, а проверки отчетом, справкой, а в отдельных установленных случаях актом проверки.

     На  основе этих документов затем принимаются необходимые меры по устранению выявленных недостатков и нарушений, в связи с чем, к их составлению предъявляются определенные требования, соблюдение которых в контрольно-ревизионной работе является важным условием ее правильной организации и обеспечения действенности экономического контроля.

     Результаты-ревизии  оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации.

     Акт ревизии считается документом, обобщающим результаты ее проведения и имеющим юридическую силу, т.е. принимаемые в качестве источников доказательства. Такие свойства акта ревизии обусловливают необходимость соблюдать общий порядок его оформления.

     Акт ревизии должен быть также лаконичным документом, написанным просто, ясно, деловым языком.

     Акт составляется, как правило, в трех экземплярах. Один экземпляр оформленного акта ревизии вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения. Другой - направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а третий - остается в делах контрольно-ревизионного отдела. Все приложения к основному акту ревизии нумеруются: в конце акта необходимо перечислить все приложения к нему.

     Для ознакомления с актом ревизии  отводится, как правило, 5 рабочих  дней. При наличии возражений или  замечаний по акту подписывающие  его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии.

     Руководитель  ревизионной группы в срок до 5 рабочих  дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний  и дать по ним письменные замечания.

     В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизуемой группы в конце акта проводит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

     В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте (заказным письмом) или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления акта.

     Акт ревизии состоит из вводной (общей) и описательной (основной) частей. Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

• наименование темы ревизии;
• дату и место составления акта ревизии;
• кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дату удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);
• проверяемый период и сроки проведения ревизии;
• полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
• сведения об учредителях;
• основные цели и виды деятельности организации;
• имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
• перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях;
• кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто является главным бухгалтером; кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений. Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

     Описательная  часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. В описательной части акта ревизии могут быть выделены следующие разделы (построение этой части строго не регламентируется):

     - Денежные средства, кассовые и  банковские операции. Расчетные  и кредитные операции.

     - Производство и реализация продукции. 

     - Основные средства.

     - Товарно-материальные ценности.

     - Труд и заработная плата.

     - Затраты производства и себестоимость.

     - Прибыль, фонды и резервы. 

     - Инвестиции.

     - Бухгалтерский учет, отчетность  и внутрихозяйственный контроль.

     - Выполнение решений по результатам  предыдущей ревизии.

     - Приложения к акту.

     В акт ревизии должны включаться всесторонне  проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

     В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели (в частности «расхитил денежные средства», «присвоил государственное имущество»).

     Вскрытые  ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, объяснениями и т.д. При изъятии подлинных документов на место изъятого помещают копию с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника или изъятые подлинные документы оформляют описью, подписанной ревизором и главным бухгалтером ревизуемого предприятия. Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления и доказательством совершенного злоупотребления. Прежде всего, к таким документам будут относиться подложные документы, содержащие материальный и интеллектуальный подлог, сохранность которых на ревизуемом предприятии вызывает опасение.

     Выявленные  факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) группируются в ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. В этих случаях в прилагаемом к акту ревизии перечне нарушений указываются: проверяемый период, дата и номер документа, наименование нарушенного законоположения, содержание нарушения, фамилия, инициалы и должность виновного лица, сумма ущерба.

     Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда  факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции, основных средств, состояния расчетов и по другим операциям. Промежуточные акты подписываются членами ревизионной группы и должностными лицами. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.