Годовая и квартальная бухгалтерская  отчетность дает достаточно полную информацию для оценки эфективности работы предприятия. Типовые ее формы устанавливаются  Министерством финансов и регламентируются Законом о бухгалтерском учете и отчетности и инструкцией о составе и порядке заполенеия годового бухгалтерского отчета. Он включает следующие формы:

*  баланс  предприятия ( форма 1)

*  отчет  о прибылях и убытках ( форма  2)

*   приложение к балансу предприятия  ( форма 3) 

В качестве приложения к годовому отчету дается объяснительная записка, подготавливаемая работниками соответствующих отделов, а в случае проверки аудиторской  организацией -  аудиторское заключение.

Отдел маркетинга и связей с общественностью.

 

      Этот  отдел является наиболее теневым  подразделением гостиницы.  Хотя для  многих, знакомство с отелем начинается именно с него.  Обязанности работников, занятых в этом отделе можно подразделить на 4 группы: продажа, услуги по организации  конференций и бизнес-семинаров, реклама и связь с общественностью. Основная цель отдела маркетинга заключается в продаже продукции и услуг отеля. В этой связи, маркетологи работают в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами.  На раннем этапе,  маркетологи исследуют рынок и определяют тот его сегмент, на который они будут ориентироваться.  Затем они изучают работу своих конкурентов, определяя их сильные и слабые стороны. О всех потребностях гостей административная служба помимо уведомления того подразделения, которое способно удовлетворить эту потребность ставит в известность и отдел маркетинга.

Как часть  маркетинговой политики является почтовая рассылка ранее остановившимся в  отеле гостям поздравительных открыток  с различными праздниками: Новым годом, 8 марта,  Рождеством, Пасхой.  Реклама, бюджет которой определяется владельцем комплекса,  появляется в газетах и журналах, именно которые читают потенциальные клиенты гостиницы. Это газеты “Moscow Times”, “ Moscow Tribune”,  журнал “Passport to the New World” и другие.  Иногда на волнах радиостанции “Радио 7 “ можно услышать рекламный ролик комплекса.

Связь с общественностью подразумевает  процесс предоставления возможным  гостям привлекательной информации о работе гостиницы. В обязанности  этого отдела входит:  разработка и принятие макетов проспектов и других рекламно-информационных изданий, представление отеля и его услуг будущим гостям,  связь со средставами массовой информации, организация пресс-конференций.

   

 

                                         

 
 

                                                       

 
 
 
 

Таким образом, отдел маркетинга представляет собой некий аналитический центр, который аккумулирует различного рода информацию и на ее основе  строит  стратегию продаж. 

Одной из формой продвижения гостиницы  на рынке является приглашение элиты  поп культуры и организация различных  презентаций за счет  средств  отеля.  Результатом таких акций  является  более широкое освещение  в прессе возможностей  комплекса.  Одной из последних таких акций была презентация лучшего журнала 1996 года “ОМ”, на которую съехался весь московский бомонд.  
 
 

 

Информационные  системы.

 

В Парк Отеле используется система  Fidelio  на  базе  компонентов фирмы Micros. Она состоит из нескольких модулей. Все они образуют информационные потоки.

Схема информационных потоков  в Le Meridien Park Hotel

 

Рассмотрим  подробнее каждый из этих модулей.  

• Модуль  менеджера 

      По  другому этот модуль можно назвать  системой поддержки  управления гостиницей. Он может генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе  в определенной время распечатывать отчеты о деятельности различных  подразделений  или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров. Такая система способна:

• устанавливать число дней для хранения оперативной информации о госте, как для активных так и неактивных счетов
• подсказать как должна рассчитываться средняя стоимость  номера и загрузка отеля
• гибко изменять формат информации о госте
• устанавливать приоритеты номеров,  чтобы  изменить  последовательность в которой продаются номера
• передавать определенные сообщения и инструкции операторам всякий раз когда они подключаются к системе

 

• Модуль  административной службы

 

      В этой службе применяется система Fidelio. Это центральная система, которая  аккомулирует данные о техническом  состоянии  номеров, текущем статусе  номеров, текущих расценках за номера, текущей занятости отеля. Также  с ее помощью осуществляется резервирование и регистрация гостей, ведется учет их истории  для  выявления  постоянных клиентов. Сведения с терминалов Micros поступают в систему Fidelio, где они обрабатываются. Таким образом, административная служба осуществляет ведение личного счета  гостя,  где  отражаются не только затарты, которые он произвел в номере, но и плата за еду в ресторане, за чистку одежды в химчистке и т.д.  Конструктивно этот модуль распадается на несколько подмодулей.

Основной  гроссбух - ведет личные счета гостей.

Предпродажная проверка - осуществляет проверку  кредитоспособнос-ти клиента перед продажей номера.

Телефонная  консоль - представляет собой мини-АТС, с возможностью переадресации звонков, определителем имени звонящего(  если  зво-нок производится из номера) или его номера.

Учет  телефонных звонков  гостя - в автоматическом  режиме  учитавает стоимость произведенных звонков и направляет  ее  в личный счет гостя. 
 
 
 

Модуль  отдела резервирования 

      Предназначен  для автоматизации работы отдела резервирования номеров. Конструктивно связан с системой Fidelio. Основные функции:

* ведение  листа ожидания на неограниченное  число дней

*  оформление  групповых заявок  через обычную,  групповую или делегатскую системы.

*  просмотр  информации о предыдущем пребывании  гостя, в том числе номер комнаты, особые запросы и комментарии оператора

*  бронирование  номеров по каждой заявке или  группе заявок 

* присвоение  номерам различных тарифных статусов ( обычный, люкс, президентский)

*  предупреждение  возникновения ситуации превышения  заявок над количеством свободных номеров

* печать  подтверждений заявок 
 
 

• Модуль  подразделения питания.    

 

Информационные  потоки в этом отделе требуют отдельного рассмотрения.  
 
 
 
 

 
 
 

Информация  от поставщиков попадает на кухню  шеф-повару. Если она касается пополенеия склада, то она проходит через бухгалтерию, где поступивший товар оформляется документально.  В отдел бухгалтерии поступает также поток финансовой информации о полученной выручке. Из отдела обслуживания в номерах на центральный кухонный терминал потупают заказы от гостей отеля. Также заказы поступают и из торгового зала.

В торговом зале и в отделе обслуживания в  номерах находятся кассовые аппараты и терминалы с сенсорными  экранами и возможностью считывания информации с магнитных карточек. Терминалы  необходимы  для проведения рассчетов с гостями и  учета  потребленной  продукции. 
 
 
 
 
 
 
 

Модуль  отдела горничных 

Данный  модуль используется для поддержания  информации о состоянии номеров  для управленческих нужд и для  отдела резервирования.  Каждому номеру присваивается статус либо

“свободно”  либо “ занято” в общем случае. Горничные присваивают свои статусы: “ чистка не произведена”, “чистая” и “готова для продажи”.  Когда  гость вселяется, статус его номера автоматически переводится в “занято”.  Основные функции:  

* снабжение  самой последней информацией  о состоянии номеров отдела  администрации и резервирования 

*  предоставление  полной информации о заполняемости  отеля, включая прогноз 

*  связь  с ТВ-системой, позволяющей изменять  статус номера при помощи телетекста 

Информационные  системы отдела маркетинга не включены в основную сеть гостиничного комплекса, так как этот отдел находится как бы снаружи отеля. Работники в нем, представляют собой неких “поставщиков” гостей отеля и поэтому им не требуется прямая связь с внутренними подразделениями гостиницы.  Она лишь требуется в случае изменения финансовых условий проживания и увеличения набора предлагаемых услуг   
 

АСУ гостиницы  – это специализированный пакет  программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала на своих рабочих местах и оперативное принятие решений на всех этапах технологического цикла, от резервирования мест до получения отчета по деятельности гостиницы.  
    АСУ гостиницы имеет интерфейс с программами, автоматизирующими смежные департаменты, или со смежными программами – бухгалтерской программой, АСУ ресторана, телефонным тарификатором, системой контроля доступа, и конечно, с системой удаленного бронирования. Эти системы, или подразделения, работают не изолированно друг от друга, а обмениваясь информацией между собой. Информация может быть в виде документации на бумаге или в электронном виде. Таким образом, АСУ это:  
·        способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем (подразделений) в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля;  
·        инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке;  
·        способ повышения уровня сервиса для гостей и качества работы персонала;  
·        система автоматизации всех этапов работы с гостем – от приема заявки до окончательного расчета;  
·        возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, увеличение ее доходов;  
·        новые возможности в области управления и сервиса, ибо накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос, но услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику.  
   Автоматизация процессов функционирования гостиницы – обязательное условие к успешной работы гостиницы, а эффективное использование собранных данных является ключевым фактором ее конкурентоспособности.  
   Первые автоматизированные системы управления гостиниц появились в 1975 году на Западе. Затем были годы разработки и развития систем, накопления значительного опыта внедрения и эксплуатации их в тысячах гостиниц по всему миру.  
    Заложенная гибкость настройки западных АСУ позволяет им адаптироваться к особенностям российских требований. Сегодня на нашем рынке представлено несколько таких систем, они эксплуатируются в гостиницах, находящихся в совместном управлении с западными партнерами или входящими в гостиничные цепочки.  
    В России  доля автоматизированных гостиниц составляет не более 30 % от общего количества. Заказные системы в России разрабатывались в условиях, когда внутренняя структура большинства отелей была более или менее однотипной, а законодательство почти не менялось.      Такие системы учитывали интересы конкретного отеля, постепенно автоматизируя отдельные участки работы. Поддерживать такую систему в условиях меняющегося законодательства и постоянных нововведений в гостиничном бизнесе трудно. Именно поэтому от заказных систем отказываются, разрабатывая и применяя в основном типовые системы. [Плотникова Н.И. Комплексная автоматизация турбизнеса. Информационные технологии в сфере гостеприимства, страницы: 12,13,14, 32,33,34]  
       Таким образом, АСУ гостиницы – это специализированный пакет программ, обеспечивающий ра