Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек

• Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 178-1 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
• Одновременно производится вторая запись, отражающая увеличение фонда в основных средствах:
• Д 200-1 «Фактические расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 250-1 «Фонд в основных средствах».

 

     Получение библиотекой книг в дар должно оформляться так же, как и приобретение. В этом случае  
     нужно обращать внимание, насколько библиотека нуждается в таких документах: устаревшие по содержанию или находящиеся в плохом состоянии, они могут стать для книгохранилища лишь обузой.  
     Во избежание таких ситуаций библиотеке необходимо разработать и утвердить распорядительным документом порядок приема, хранения и исключения из фондов полученных в дар документов. Дарителя необходимо заранее ознакомить с принятым порядком.  
     Согласно Инструкции № 107н безвозмездное получение документов, включаемых в библиотечные фонды, отражается по рыночной стоимости следующей корреспонденцией субсчетов:

• Д018-3 - К 250-3

 

     Рыночная стоимость формируется на основе цены на дату оприходования документов, включаемых в библиотечный фонд. Данные о цене, формирующей рыночную стоимость, должны подтверждаться документально или экспертным путем.  
     Централизованное снабжение документами. При централизованном снабжении документами в адрес библиотеки поступает извещение Формы № 280 (0504805) с приложением копии счета поставщика на отправленные издания.  
     Библиотека в общем порядке учитывает полученные документы и передает в бухгалтерию извещение, копию счета и акт о приеме документов на учет.  
     Если вышестоящая организация, оплатившая в централизованном порядке документы, поступающие в библиотечный фонд библиотеки, и библиотека находятся на бюджетном финансировании одного уровня, то в бухгалтерии на основании полученных первичных документов указанные операции отражают следующими корреспонденциями субсчетов:  
     Д 018-1 «Библиотечный фонд» – К 140-1 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия».  
     Одновременно выполняется вторая запись об увеличении фонда в основных средствах:

• Д 200-1 - К 250-1.

 

     Если поступления  в библиотечный фонд осуществляются вышестоящей организацией, находящейся  на бюджетном финансировании другого  уровня, то в бухгалтерском учете такие операции будут отражаться следующей корреспонденцией субсчетов:

• Д 018-3-К 250-3.

 

     При этом извещение  Формы 280 высылается в двух экземплярах, один из которых после приемки  документов в библиотечный фонд за подписью главного бухгалтера о принятии полученных ценностей к учету высылается в адрес вышестоящей организации, оплатившей издания в централизованном порядке.     

Выбытие документов из библиотечного  фонда  
     Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.  
     Исключением являются:

• федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;
• особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;
• архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

 

     Учет таких  документов наряду с положениями  Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.).  
     Библиотекам разрешено вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов при выявлении недостачи, т. е. в случае их утраты по неустановленным причинам.  
     Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.  
     Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:

• устаревшего содержания;
• ветхости (физического износа);
• дефектности;
• дублетности;
• непрофильности;
• утраты.

 

     Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.  
     К таким документам относятся:

• научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;
• общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;
• популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;
• справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;
• учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;
• документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;
• научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;
• правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;
• справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;
• другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

 

     Издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.  
     Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие реставрации (или когда их восстановление экономически нецелесообразно).  
     Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

• разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;
• комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;
• различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

 

     При необходимости  библиотеки могут сохранять периодические  издания в своих фондах более  продолжительное время.  
     К излишне экземплярным документам относятся избыточные дублеты одноименных названий, представленные в фонде библиотеки.  
     Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.  
     Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.  
     В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.  
     При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.  
     В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

• физическое состояние каждого документа;
• его научная и практическая ценность;
• частота и продолжительность использования.

 

     Решение о целесообразности дальнейшего хранения документа  в библиотечном фонде принимается  комиссией на основании его комплексной  оценки. Документы, по которым принято  решение о списании из фонда, изымаются  и складываются отдельно для последующей сверки с учетными документами и актирования.  
     Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.  
     При выбытии документов в связи с их утратой Инструкция № 590 предписывает указывать конкретные обстоятельства утраты.  
     Выбытие документов из библиотечного фонда согласно Инструкции № 107н оформляется актом о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях Формы № 444 (0504144). Указанная форма акта предназначена для исключения из библиотечного фонда документов, устаревших по содержанию или пришедших в ветхость; тем не менее, поскольку Инструкция № 590 устанавливает и иные возможные причины исключения документов из фонда, Форма № 444 может использоваться для списания документов и по другим причинам.  
     При выбытии АВД, электронных изданий и микроформ оформляется акт с указанием причин и обоснованием исключения из фонда библиотеки. В акт могут включаться АВД разного вида, но причины их исключения из фонда должны быть одинаковыми.  
     Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Пер вый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.     

Пример  отражения в бухгалтерском  учете списанных  по ветхости и устаревших по содержанию документов  
     Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).  
     При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов туда экономически нецелесообразна, библиотека утилизирует списанные документы на месте в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании. Соответствующая запись об этом делается в акте об изъятии и списании документов из библиотечного фонда.  
     Денежные средства, полученные за макулатуру, зачисляются на восстановление статей сметы библиотеки, за счет которых производятся пополнение и ремонт библиотечного фонда.  
     Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете подобных операций.  
     Библиотека списывает ветхие и устаревшие по содержанию документы стоимостью 4200 руб., в т. ч. приобретенные:

• за счет бюджетных средств – на сумму 2100 руб.;
• за счет целевых средств и безвозмездных поступлений – на сумму 1400 руб.;
• за счет средств от предпринимательской деятельности – на сумму 700 руб.

 

     Рыночная стоимость  макулатуры составляет 600 руб. и, соответственно, по источникам финансирования 300 руб., 200 руб. и 100 руб.  
     Указанные операции в бухгалтерском учете будут отражаться следующими корреспонденциями субсчетов:  
     «Списаны документы из библиотечного фонда по балансовой стоимости»:

• «Приобретенные за счет средств бюджета соответствующего уровня» Д 250-1 – К 018-1 – 2100 руб .
• «Приобретенные за счет целевых средств и безвозмездных поступлений» Д 250-3 – К 018-3 – 1400 руб.
• &3171;Приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности» Д 250-2 – К 018-2 – 700 руб.

 

     «Оприходована макулатура, полученная при списании документов по стоимости ее реализации пункту приема вторичного сырья»:

• по документам, приобретенным за счет средств бюджета соответствующего уровня, за счет целевых средств и безвозмездных поступлений: Д 067-3 «Прочие материалы» – К 270-3 – 500 руб.;
• по документам, приобретенным за счет средств от предпринимательской деятельности:

 

     Д 067-2 – К 241-2 «средства на содержание и развитие материально-технической базы» – 100 руб.  
     «Сдана макулатура в пункт вторичного сырья»:  
     Д 225-3 «Расходы по целевым средствам на содержание учреждения и другие мероприятия» – К 067-3 – 500 руб. Д 223.  
     «Расходы за счет средств, формируемых из прибыли» – К 067-2 – 100 руб.  
     Одновременно отражается задолженность пункта приема вторичного сырья по оплате за сданную макулатуру, включая сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую перечислению в бюджет:

Д 178-2 – К 401-2 «Доходы будущих периодов» – 600 руб.

Д 178-2 – К 173-2 «Расчеты по платежам в бюджет» – 108 руб. «Поступила оплата за сданную макулатуру»:

Д 111-2 «Средства, полученные от предпринимательской деятельности»

К 178-2 – 708 руб. Одновременно выполняется вторая запись:

Д 401-2 – К 400-2 «Доходы отчетного периода» – 600 руб.«Перечислен в бюджет налог на добавленную стоимость»:

Д 173-2 – К 111-2 – 108 руб.     

Продолжая тему учета фондов в библиотеке, перейдем к рассмотрению процедуры оформления приемки-передачи документов излишней экземплярности, непрофильных, а также утраченных, бухгалтерского учета выбытия документов, инвентаризации фондов.     

Приемка-передача документов  
     Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.  
     На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).  
     В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.  
     Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда.  
     Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.  
     Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.  
     При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, – акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.  
     Такими документами могут служить протокол и акт для случаев утери и порчи изданий. Если списание изданий происходит по причине хищения или бедствий, необходимо заключение уполномоченных органов.  
     В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями: