Формы ведения бухгалтерского учета в организации

Содержание 
 

Введение 

     При организации и ведении бухгалтерского учета в организациях, являющихся субъектами малого предпринимательства, следует руководствоваться общими требованиями бухгалтерского и налогового законодательства, а также нормами  документов системы нормативного регулирования бухгалтерского учета:

• Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003 N 86-ФЗ);
• Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 24.03.2000 N 31н);
• Типовых рекомендаций по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства: приказ Минфина России от 21.12.1998 N 64н.
• Положений по бухгалтерскому учету;
• Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (в ред. от 07.05.2003 N 38н);
• Налогового кодекса РФ и др.

     Форма бухгалтерского учета представляет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах. Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

     Типовыми  рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства малому предприятию рекомендуется вести бухгалтерский учет с применением следующих систем регистров:

• единой журнально-ордерной формы счетоводства для предприятий, утвержденной Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63;
• журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденной Письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. № 176;
• упрощенной формы бухгалтерского учета согласно Типовым рекомендациям.

     Однако  рекомендованными формами возможности  малых предприятий по организации  бухгалтерского учета не ограничиваются. На малых предприятиях можно применять  следующие формы бухгалтерского учета:

1. мемориально-ордерная форма;
2. единая журнально-ордерная форма счетоводства для предприятий (утверждена письмом МФ СССР от 8 марта 1960 № 63 с учетом рекомендаций, приложенных к письму МФ РФ от 24 июня 1992 № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях»);
3. журнально-ордерная форма счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций (утверждена письмом МФ СССР от 6 июня 1960 № 176 с учетом рекомендаций, приложенных к письму МФ РФ от 24 июня 1992 № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях»);
4. упрощенная форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства с использованием регистров бухгалтерского учета, предусмотренная Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утверждена приказом Минфина России от 21.12.1998 № 64н);
5. простая форма, предусмотренная Типовыми рекомендациями;
6. книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.2005 N 167н). Данная форма может применяться только организациями, перешедшими на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2. «Упрощенная система налогообложения» НК РФ (книгу учета доходов и расходов мы отнесли к формам бухгалтерского учета, хотя следует помнить, что в статье 346.24 НК РФ указывается, что на основании указанной книги ведется налоговый учет, а не бухгалтерский).
7. форма бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники (требования к программам и регистрам бухгалтерского учета приведены в методических указаниях Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февр. 1981 № 35/54-Р/426 по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники).

     Предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета, исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников. Так, предприятиям, занятым в материальной сфере производства, рекомендуется использовать регистры, предусмотренные в журнально - ордерной форме счетоводства. Предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно - материальных запасов, финансовых активов и т.п.), из единой журнально - ордерной формы счетоводства.

1. Мемориально-ордерная  форма бухгалтерского  учета

     Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами — мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.В условиях повсеместной компьютеризации и повышенных требований к эффективности организации бухгалтерского учета на предприятиях мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета является устаревшей, очень трудоемкой и почти не находит применения на практике. Возможно по этим причинам, она не вошла в список форм бухгалтерского учета, упомянутых Типовыми рекомендациями.

2. Единая журнально-ордерная  форма счетоводства

     При применении данной формы необходимо учитывать письмо Минфина России от 24.07.92 № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях», а также соответствующие отраслевые указания, разработанные министерствами и ведомствами для предприятий соответствующих отраслей. Однако данная форма является достаточно сложной, и ее следует применять средним и крупным  предприятиям.

     Журнально-ордерная форма основана на использовании  принципа накапливания данных первичных  документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств. Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

     Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета ведутся по некоторым объектам бухгалтерского учета:

• основным средствам;
• нематериальным активам;
• материально-производственным запасам;
• затратам на производство по калькулируемым объектам;
• расчетам с дебиторами и кредиторами при большом объеме операций с ними и др.

     В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных, кроме указанных регистров, могут применяться специальные разработочные таблицы:

• разработочная таблица "Распределение заработной платы и расхода материалов" для определения стоимости ресурсов, относимых по направлениям затрат (счетам, субсчетам, заказам, видам продукции);
• разработочная таблица "Расчет амортизации основных средств" для определения сумм амортизации по цехам, группам объектов основных средств и др.;
• разработочная таблица "Распределение услуг вспомогательных производств" для исчисления фактической себестоимости услуг собственных вспомогательных производств и сумм, подлежащих списанию на потребителей этих услуг, и другие разработочные таблицы.

     Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

     В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций по синтетическим  счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В порядке исключения, кассовые операции и операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

     Во  избежание дублирования, записи в  журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты в корреспонденции  с дебетом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета», производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.

     Исходя  из принципа регистрации учетных  данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся в одном определенном журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах - по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После переноса итоговых данных из всех журналов-ордеров в главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета. Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединено, в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

     Журналы-ордера, как правило, построены таким  образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные  между собой. Поэтому некоторые  журналы-ордера предназначены для  отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

     Записи  в регистрах производятся по мере поступления документов или итогами  за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

     На  документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются  номера соответствующих регистров  и порядковые номера записи (номер  строки). По документам, данные по которым  отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

     Итоговые  записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных  документов, на основании которых  произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

     Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета в специальных листках-расшифровках.

     Записи  в листках-расшифровках производятся по данным однородных документов, итогами за день или более продолжительный период, а в необходимых случаях - по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операции. По окончании отчетного месяца заполненные листки-расшифровки используются для заполнения журналов-ордеров, в которых должны найти отражение аналитические данные по соответствующим счетам. После записи в регистры листки-расшифровки приобщаются к первичным учетным документам.

     На  всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером организации или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

     Главная книга, открываемая на год, используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В главной книге показываются вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. В ней текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов.