Учет, анализ и аудит материально-производственных запасов

Оценивая систему внутреннего  контроля материально-производственных запасов, аудитор должен получить ответы на следующие вопросы:

1. Существуют ли в организации должным образом оборудованные места хранения запасов: склады, кладовые, специально приспособленные площадки? Размещены ли запасы в местах хранения таким образом, чтобы обеспечивалась возможность их быстрой приемки, отпуска и проверка наличия? Хранятся ли материально-производственные запасы, принадлежащие организации, обособленно от запасов, принадлежащих сторонним организациям и принятых на ответственное хранение предназначенных для переработки готовой продукции и товаров, приобретенных покупателями, но не вывезенных со склада).

Прежде всего аудитор должен убедиться в том, что в организации  созданы необходимые условия  для хранения материально-производственных запасов, так как их порча может привести к значительному снижению стоимости активов организации.

Правильное размещение материалов, оснащение складов и других мест хранения материально-производственных запасов измерительными приборами  являются необходимой предпосылкой для количественного учета материально-производственных запасов. Отсутствие необходимых измерительных приборов, бессистемное размещение материальных ценностей на складах свидетельствуют о недостатках внутреннего контроля, создают предпосылки для искажения данных бухгалтерского учета и отчетности о количестве и стоимости материально-производственных запасов.

2. Определен ли в организации круг лиц, ответственных за сохранность, приемку и отпуск материально-производственных запасов, своевременное оформление этих операций в карточках складского учета, а также лиц, имеющих право подписывать документы на приемку и отпуск запасов, их вывоз за пределы организации?

Аудитор должен удостовериться в том, что в организации определены материально-ответственные лица и  что с этими лицами заключены договоры о материальной ответственности. Наличие в организации утвержденного перечня должностных лиц, имеющих право подписывать документы на приемку и отпуск материально-производственных запасов, их вывоз за пределы организации, свидетельствует о существовании системы внутреннего контроля этих материальных ценностей.

Путем выборочной проверки документов на приемку, отпуск и вывоз материально-производственных запасов аудитору следует убедиться  в том, что к исполнению принимаются только документы, оформленные должным образом и подписанные уполномоченными лицами. Невыполнение этих требований свидетельствует о недостатках системы контроля. В этом случае надлежит рассмотреть вопрос о расширении объема аудиторских процедур по существу в отношении материально-производственных запасов.

3. Установлен ли в организации порядок нормирования материально-производственных запасов? Соблюдаются ли нормы отпуска материалов в производство и нормы запасов, необходимых для бесперебойной работы производства? Выявляются ли отклонения от норм, анализируются ли их причины, принимаются ли меры для ликвидации отклонений?

Введение в организации порядка  нормирования материально-производственных запасов расценивается как сильная  сторона системы внутреннего  контроля. Аудитор может выборочно проверить соблюдение норм отпуска материально-производственных запасов путем анализа соответствующих документов на отпуск. Проверка остатков по счетам материально-производственных запасов на конец отчетного периода позволяет сделать выводы относительно соблюдения установленных норм запасов, необходимых для бесперебойной работы организации.

В случае выявления на складах организации  сверхнормативных запасов готовой  продукции, существенно превышающих  обычные, аудитору необходимо проанализировать динамику продаж продукции организации за отчетный период и установить, связаны ли избыточные запасы готовой продукции с сокращением объема ее продаж и, если да, не повлияет ли это на соблюдение допущения непрерывности деятельности организации.

4. Отражаются ли операции с материально-производственными запасами в регистрах бухгалтерского учета своевременно и полностью? Проводится ли периодическая сверка данных синтетического учета материально-производственных запасов с данными карточек складского учета?

Аудитору необходимо ознакомиться с системой документооборота, процедурами передачи информации из складских подразделений в бухгалтерию и процедурами ее обработки.

Несвоевременность и нерегулярность передачи информации, ее обработки, сверки данных складского учета с данными регистров бухгалтерского учета и показателями отчетности свидетельствуют о недостатках системы внутреннего контроля и могут привести к искажениям данных бухгалтерского учета и отчетности организации.

5. Проводится ли инвентаризация материально-производственных запасов? С какой периодичностью? Установлен ли порядок проведения инвентаризации и соблюдается ли он? Оформляются ли инвентаризационные описи должным образом? Анализируются ли результаты инвентаризации и отражаются ли они своевременно в бухгалтерском учете и отчетности?

Аудитору следует убедиться  в том, что организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества материально-производственных запасов, а именно:

• Склады и помещения, где хранятся запасы, опечатываются на время отсутствия членов инвентаризационной комиссии;
• Приемка и отпуск материальных ценностей во время инвентаризации осуществляется в присутствии членов инвентаризационной комиссии, и отражаются в соответствующих документах;
• Все имеющиеся в наличии материальные ценности внесены в инвентаризационные описи.

Наблюдая за проведением инвентаризации, аудитор должен убедиться, что материальные ценности, принятые организацией на ответственное  хранение (товары, принятые на комиссию, материалы, принятые в переработку, готовая продукция или товары, приобретенные покупателями, но не отгруженные им), вносятся в отдельные инвентаризационные описи.

При инвентаризации аудитор может  выбрать для проверки отдельные  статьи материально-производственных запасов, самостоятельно провести их подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях. Далее, в ходе аудиторских процедур по существу аудитор следит за тем, чтобы подсчитанные материально-производственные запасы были правильно отражены в бухгалтерском учете и отчетности организации. Необходимо провести и обратную процедуру: выбрать по регистрам бухгалтерского учета определенное количество статей материальных ценностей и при инвентаризации путем подсчета удостовериться в том, что они действительно существуют.

После окончания инвентаризации аудитор  должен убедиться в том, что результаты инвентаризации правильно отражены в бухгалтерском учете, причины  выявленных недостач и излишков проанализированы руководством организации и к  виновным лицам приняты соответствующие меры.

6. Как организован контроль за закупками материально-производственных запасов? Правильно ли распределены обязанности по заключению договоров на приобретение материальных ценностей, получению счетов от поставщиков и их оплате, бухгалтерскому учете и приемке приобретенных ценностей?

Аудитор должен удостовериться, что  в организации функционирует  система внутреннего контроля закупок  материально-производственных запасов: от составления плана закупок  до оплаты счетов кредиторов за приобретенные материальные ценности. Для эффективной работы системы внутреннего контроля полномочия по заключению договоров, оприходованию поступивших материальных ценностей, оплате полученных счетов и отражению операций в бухгалтерском учете должны быть разделены. Это необходимо для предотвращения случаев получения и оплаты, завышенных или фиктивных счетов поставщиков, а также внесения в регистры бухгалтерского учета записей о приемке материально-производственных запасов, не соответствующих их фактическому количеству и стоимости.

Путем выборочной проверки первичных  бухгалтерских документов аудитор  должен убедиться в том, что поступившие  в организацию материальные ценности регистрируются в карточках складского учета, данные об их оприходовании сопоставляются с товарно-транспортными накладными и счетами-фактурами, которые, в свою очередь должны сопоставляться с условиями заключенных договоров.

Аудитор должен также удостовериться в том, что все договоры на поставку заключены в соответствии с принятым в организации порядком, завизированы и подписаны уполномоченными лицами.

Система документооборота по закупкам должна обеспечивать своевременную  передачу в бухгалтерию первичных  документов (накладных и счетов-фактур) для отражения в регистрах  бухгалтерского учета. Аудитору необходимо изучить систему документооборота, чтобы выяснить, обеспечивает ли она полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению материально-производственных запасов.

Предварительная система внутреннего  контроля материально-производственных запасов состоит из следующих этапов: контроль санкционирования (проверка порядка планирования приобретения запасов, установление круга лиц, ответственных за приобретение запасов), контроль законности (выявление лиц, отвечающих за проверку составления сделок), контроль полномочий (установление разделения обязанностей между различными лицами, ответственными за приемку запасов, ведение бухгалтерского учета), контроль обработки данных (проверка существования описаний технологических процессов, документооборота, связанного с отпуском в производство материалов), контроль системы защиты (определение сроков и порядков проведения инвентаризации запасов, наличия ограниченного доступа к активам), независимый контроль (установление существования планов закупок, осуществления сверки бухгалтерского учета о закупках с планом). Система внутреннего контроля материально-производственных запасов предприятия МУП ЖКХ «Ленинский 1» носит нейтральный характер (Приложение 8). На предприятии не применяется порядок планирования приобретения запасов, отсутствует практика пометок на первичных документах, что приводит к повторному оприходованию ранее оприходованных запасов, отстутствует регулярная сверка итогового сальдо в журнале поставщиков с сальдо синтетического учета, не применяются номенклатурные ценники, отсутствуют согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со склада материалы, что приводит к путанице при заполнении требований-накладных при отпуске материалов с основного склада, установленные сроки инвентаризации, закрепленные в учетной политике предприятия противоречат правилам проведения инвентаризации.

Оценив систему внутреннего  контроля, аудитор определяет характер, временные рамки и объем проведения аудиторских процедур для проверки материально-производственных запасов.

Если аудиторскую проверку организации  аудитор осуществляет впервые, то в  соответствии с требованиями МСА 510 «первичные задания – начальные  сальдо» он должен получить доказательства того, что:

• Начальное сальдо по материально-производственным запасам не содержат искажений, которые могут существенно повлиять на финансовую отчетность проверяемого периода;
• Остатки по счетам учета материально-производственных запасов на начало текущего периода правильно перенесены из предыдущего периода;
• Учетная политика организации в отношении оценки материально-производственных запасов применялась последовательно от периода к периоду.

Если остатки материально-производственных запасов на начало отчетного периода  – существенная величина и у аудитора не было возможности присутствовать при инвентаризации материально-производственных запасов, в аудиторском заключении, как правило, делается оговорка о том, что аудитор не может подтвердить достоверность остатков материальных ценностей в отчетности организации на начало отчетного периода. Это связано с тем, что проверка фактического наличия материально-производственных запасов, осуществляемая путем наблюдения за инвентаризацией, является самым важным доказательством достоверности показателя этих запасов.

При проверке организации впервые  аудитор может полагаться на мнение предыдущего аудитора в отношении  достоверности остатков материально-производственных запасов. Для этого в соответствии с МСА 510 «первичные задания –  начальные сальдо» необходимо ознакомиться с рабочими документами предыдущего аудитора и убедиться в том, что в ходе проверки им были собраны достаточные аудиторские доказательства для подтверждения остатка материально-производственных запасов на конец предшествовавшего отчетному периода. При этом необходимо учитывать профессиональную компетентность и независимость предыдущего аудитора.

Аудитор, осуществляющий проверку организации  не в первый раз, должен убедиться  в том, что остатки по счетам учета  материально-производственных запасов на начало проверяемого периода соответствуют остаткам, подтвержденным в составе финансовой отчетности на конец предшествовавшего отчетного периода.

Объем выборки для проверки сальдо по счетам учета материально-производственных запасов и операций с ними определяется на основе оценки аудиторских рисков, выполненной на стадии планирования аудита. При уточнении оценки системы внутреннего контроля объем выборки может быть изменен.