Учет, анализ и аудит материально-производственных запасов

Фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. В большинстве организаций текущий учет материальных ценностей ведут по твердым учетным ценам – по средним покупным ценам, по плановой себестоимости. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов. Учет принадлежащих организации материалов ведется с использованием счета 10 «Материалы», к которому могут быть открыты субсчета в соответствии с категориями материалов. Средства труда сроком службы до 1 года учитываются как материалы на чете 10, субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Оприходование материалов отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счетов учета расчетов с поставщиками и других источников поступления.

Материальные ценности, принятые на ответственное хранение учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Сырье и материалы заказчика, принятые организацией в переработку, но не оплачиваемые, учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку. Отпуск материалов в производство или для других хозяйственный целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или другими соответствующими счетами. Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном. Но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные  и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в  конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и  расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно уменьшает  трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по твердым  учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам  материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные  документы по движению материалов после  их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп  материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов – один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных  данных и малой механизации учета.

При использовании ПЭВМ все необходимые  регистры при сальдовом методе учета  материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии  с применением ПЭВМ можно осуществлять также посредством составления  сортовых оборотных первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными. Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ПЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных  ведомостей на ПЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета, и ведением складского хозяйства.

В связи с этим целесообразно  использовать комбинированный метод  аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом, и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

При реализации материалов их стоимость  списывается в дебет счета 91 «Прочие  расходы и доходы».

Налог на добавленную стоимость  по приобретенным материалам учитывается  на счете 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным материально-производственным запасам». Суммы НДС, уплаченные поставщикам за приобретенные материалы, подлежат возмещению (вычету) из бюджета после оприходования (статьи 171, 172 НК РФ) и отражаются по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на добавленную стоимость», в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

1.2 Нормативное  регулирование материально-производственных  запасов

Основными нормативными документами, регулирующими учет материально-производственных запасов являются:

1. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01;
2. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов;
3. Учетная политика предприятия.

Согласно ПБУ 5/01 к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы: используемые в качестве сырья, материалов и при производстве продукции, предназначенной для продажи; предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации  на приобретение за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Не включаются в фактические  затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и  иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.

Затраты по доведению  материально-производственных запасов  до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных  целях, включают затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Фактическая себестоимость  материально-производственных запасов  при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных запасов.

Фактическая себестоимость  материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования, а материально-производственных запасов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), - исходя из стоимости обмениваемого имущества, которая устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогично ценности. Материально-производственные запасы, на которые цена в течение года снизилась либо которые морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она не ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения).

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при  приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.

При отпуске материалов на производство их оценка производится одним из следующих методов:

• По себестоимости каждой единицы;
• По средней себестоимости;
• По себестоимости первых по времени приобретения (ФИФО);
• По себестоимости последних по времени приобретения (ЛИФО).

Применение одного из методов по виду (группе) запасов производится в течение отчетного года. По себестоимости каждой единицы оценивают материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни), или запасы, которые не могут быть обычным образом заменены на другие. Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в течение месяца. Первый и второй способы оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство (как правило, по учетным ценам), а в конце месяца списывают соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам. При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц. При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход – первая в расход, то есть сначала списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей. Применение указанных методов оценки материальных ресурсов ориентирует предприятия на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходованные материалы расчетным путем, используя следующую формулу:

Р = О_н + П – О_к                                                                                   (1.2.1)

Где Р – стоимость израсходованных  материалов;

О_н и О_к – стоимость начального и конечного остатков материалов;

П – поступление за месяц.

Наряду с определением твердой  учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей являются каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер.

В соответствии со вторым международным  стандартом Финансовой отчетности (МСФО 2) «Запасы», запасы – это активы:

• Предназначенные для продажи в ходе нормальной деятельности предприятия;
• В процессе производства для такой продажи;
• В форме сырья или материалов, предназначенные для использования в производственном процессе.