Эффективная презентация и PR

     Если  у вас 10 или меньше минут для  выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты. Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

     Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты вашей презентации. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами  статистики или историческими аспектами. Объясните, как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4.

     Как только распланирована сама речь, можно  более аккуратно спланировать необходимое  для презентации время. Средний  оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту. Допустим, что вам надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минт на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории. 
 
 

2.5 Разработка презентации

2.5.1 Вступление

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес  к вашей теме, необходимо также  подготовить людей к последующим  действиям. Как говорится, у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление.

     Если  вы презентуете, скажем, новый продукт  или услугу, то необходимо понимать, как люди относятся ко всему новому, что они чувствуют по этому поводу. Зная, как люди реагируют на обучение, ты сможешь спланировать свою стратегию общения более эффективно. Новая информация или информация, рушащая существующие представления или устои у слушателей, всегда создает проблему для говорящего.

     Как говорил Бенджамин Франклин, «не  ожидай победить на переговорах сразу, твоя первая задача – заставить другого человека думать». Лишь незначительная часть людей любит исследовать новое. Остальные предпочитают что-то привычное и проверенное. Поэтому у большинства людей сначала возникает негативная реакция на все новое, поскольку они чувствуют (а) угрозу, (б) страх потери чего-то привычного, (в) конкуренцию и (г) неудобство от попадания на незнакомую территорию. Чтобы преодолеть эти препятствия, лучше всего начать презентацию с чего-то известного слушателям, и затем постепенно добавлять новшества, поднимаясь, как по ступенькам, от старого к новому.

     Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

• Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии.
• Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.
• Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.
• Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
• Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить  внимание публики.

Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные (supporting) данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

2.5.2 Основная  часть

     Помните, что основная часть должна содержать  не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория  очень плохо воспринимает всю  презентацию. Можно использовать тот  же тип построения основной части  как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных  конструкций, если вы не хотите тут  же потрять завоеванное во вступлении внимание публики.

     Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем  сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые  советы помогающие удержать внимание аудитории:

- Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

- Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

- Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

- Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

2.5.3 Заключение

     Как только вы закончили выкладывать  основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

     Не  позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начните заключение с сообщения публике  об этом. Это позволит слушателям приложить  последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных  вещах и закрепить это в  их памяти.

     Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите  девизом. Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

     Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние слова  должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - заканчивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

     Помните, что заключение должно заканчивать  презентацию. Вы должны покинуть аудиторию  с удовлетворенным чувством, с  чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время  заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.

2.5.4 Использование наглядных материалов

     Наглядные материалы помогают, как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления.

     Существуют  два основных типа наглядных пособий: текстовые и графические. Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора, и анализировать, и воспринимать сложные наглядные пособия.

Вот несколько  полезных советов по использованию  наглядных пособий:

• Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
• Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
• Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.
• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
• Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.
• Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Наглядные пособия: тексты, доски, диаграммы, проекторы, слайды, аудиозаписи итд.

3. Успешная речь

   Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение ваших первых презентаций:

1. подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме вам помогут.
2. перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.
3. запомните ваше первое предложение и держите его на языке.
4. если горло пересохло - выпейте воды.
5. будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.
6. если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте, попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.
7. используйте методы иллюстрации.
8. не останавливайтесь, остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.
9. наилучшим путем для проведения наилучшей презентации является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.
10. говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.

    11) если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех), досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.

4. Залог успешной презентации по Стиву Джобсу

     Говоря  об эффективных презентациях, можно  рассмотреть, как делают свои презентации  самые успешные предприниматели  мира. Как пример мне бы хотелось привести успешного бизнесмена и  основателя компании Apple Стива Джобса. В 1984 году Стив Джобс представил компьютер Macintosh. Зрители взревели от восторга: Джобс достал новинку из сумки. Это было начало революции персональных компьютеров. Однако, в своих презентациях Джобс не продает компьютеры. Он продает впечатления. Они призваны информировать, обучать и развлекать. Презентации Apple очень схожи с театральными постановками: отличный сюжет, герои и противники, необходимый сценический реквизит, захватывающие визуальные эффекты и то, что сполна оправдывает цену за входной билет.

Вот они  – 5 элементов каждой презентации  Стива Джобса. 
Попробуйте включить их в свою речь, когда будете представлять свой продукт или идею – так, как это делает Джобс.

1. Ключевая  фраза (хедлайн). Стив Джоббс может описать каждый продукт ключевой фразой, которая уложится в пост на Твиттере. Для примера: Джобс описал MacBook Air как «самый тонкий в мире ноутбук». Эта фраза появилась на его слайде в презентации, на веб-сайте Apple, в пресс-релизе. Что самое главное вы хотите, чтобы люди знали о вашем продукте? Этот «хедлайн» должен содержаться во всем вашем маркетинговом материале и всех презентациях.

2. Противник. В каждой классической истории герой побеждает противника. В 1984 году противником для Apple был IBM. Прежде чем Джобс впервые представил знаменитую в 1984-м году телерекламу перед командой продавцов, он рассказал им историю о том, как IBM нацелились на доминирование в компьютерной индустрии. «IBM хочет захватить всё, и теперь направляет свое оружие на свое главное препятствие к контролю всей индустрии – Apple». Сегодня роль «противника» в рассказах Apple играет Microsoft. Кто-то может даже вспомнить популярную рекламу «I'm a Mac». Данная идея победы над общим врагом – очень мощный мотивационный фактор, и он превращает покупателей в ярых проповедников идеи. 
 
3.Простые слайды. Продукты Apple просты, потому что из них убрано все лишнее. Тот же подход применяется к слайдам в презентациях Стива Джобса. Они поразительно просты, наглядны и лишены маркированных списков. В основном это картинки. Когда Джобс представлял MacBook Air, то никакие слова не могли заменить фотографию, где рука достает ноутбук из тонкого офисного конверта. Подумайте вот над чем – в среднем на слайде PowerPoint содержится 40 слов. В некоторых презентациях, Стив Джобс использовал всего 7 слов на 10 слайдах. Так зачем вы нагромождаете свои слайды столькими словами?