Организация паблик рилейшнз на предприятии

безалкогольными напитками, а  также  легкой  закуской  в  виде  бутербродов,

салатов и т.п.

    Коктейль-вечер по своей  значимости  может  быть  более  важной  частью

презентации,  чем  официальная  часть.  Здесь  в  непринужденной  обстановке

участники презентации могут собираться в  небольшие  группы,  переходить  от

одной группы  к  другой,  знакомиться,  обмениваться  визитными  карточками,

обсуждать  какие-то  вопросы,  находить   взаимные   интересы   в   бизнесе,

договариваться  о будущих деловых встречах и  т.д.  Руководителям  предприятия

важно установить добрые, неофициальные отношения  с  руководителями  местных

властей. Для представителей средств массовой информации должны быть  заранее

подготовлены, помимо проспектов,  подробные  материалы  о  фирме,  возможно,

короткое, но содержательное телеинтервью.

    Конференция – это средство  общения,  обсуждения  и  решения  проблем  в

научных,  политических,   профессиональных   сообществах.   Вместе   с   тем

конференции являются средством делового  общения  предпринимателей  в  целях

повышения эффективности их деятельности.

    Конференции позволяют предпринимателям реализовывать свои идеи в жизнь,

продвигать  продукцию, создавать для себя благоприятную  ситуацию в бизнесе.

    Конференции могут быть внутренними,  участниками которых являются  члены

коллектива  предприятия  и  внешними,  в  которых  участвуют   представители

различных  учреждений.  Конференции  могут  быть  научными,   практическими,

научно-практическими.  Они  могут  проводиться  по   любым   проблемам:   по

проблемам  политики,  образования,  бизнеса  или,  например,   по   вопросам

сотрудничества  предприятий в целях роста их конкурентоспособности.

    Задолго до начала конференции  готовится  основной  состав  выступающих.

Заранее формируется программа, в которой  расписан  весь  порядок  проведения

конференции с  указанием  дней,  часов,  тем  выступлений,  докладчиков.  По

материалам  конференции, представляющей интерес  для  широкого  круга,  могут

издаваться  сборники докладов или их тезисов  еще  до  проведения  конференции

или по ее результатам. В  программе  конференции  могут  быть  предусмотрены

экскурсии, посещения предприятий  или  их  подразделений,  коктейль-вечер  и

т.п.

    Для проведения  конференции   может  быть  создан  комитет   во  главе  с

председателем,  координатором  проведения  конференции.  В  состав  комитета

входят  лица, каждый из которых является ответственным за  определенный  этап

работы  конференции:   принятие   и   размещение   участников   конференции,

организацию   их   питания   и   проведение   коктейль-вечера,    связь    с

представителями СМИ и т.д.

    В  целях  рекламирования  конференции  и  ее   организатора-предприятия

необходимо  сформулировать  тему  и  содержание  конференции  таким  образом,

чтобы они  представляли большой интерес для  широкой  деловой  общественности,

чтобы  конференцией  заинтересовались   средства   массовой   информации   и

опубликовали  ее  материалы.  Для  этого  организаторы  конференции   должны

заранее подготовить и передать журналистам  медиа-кит, содержащий:

- программу  конференции;

- бэкграундер,  общую  информацию  о  предприятии-организаторе  конференции

   (название, виды деятельности, краткая история,  структура и т.п.);

- список  участников конференции с краткой  характеристикой их;

- тезисы  наиболее важных и интересных  для общественности докладов;

- текст  пресс-релиза.

    Очень важно, чтобы конечным  результатом  проведения  конференции  была

широкая информированность  деловой  общественности  о  положительном  образе

предприятия-организатора, его продукции.

    «Круглый  стол»  –  одно  из  средств  обсуждения  проблем,   выработки

стратегии и тактики, деловой политики фирмы  или сообщества предприятий.

    Участниками круглого стола обычно  являются руководители предприятий  или

авторитетные  специалисты  в  соответствующей  области   предпринимательской

деятельности. Участие в «круглом столе»  представителей  фирмы  помогает  не

только  решить какие-то проблемы, но и при  освещении  его  работы  средствами

массовой  информации позволяет получить достаточно широкую известность  среди

деловой общественности.

    Как и любое мероприятие в области «паблик рилейшнз» работа  «круглого

стола»  должна быть заранее  должным  образом  спланирована  и  подготовлена.

Заранее подготавливается тема  и  обсуждаемые  вопросы,  состав  участников.

Предварительное ознакомление участников  «круглого  стола»  с  предлагаемыми

для  обсуждения  вопросами  позволяет  им  уточнить  свои  позиции,  мнения,

подготовить аргументы, материалы.

    Количество участников такого  мероприятия  не  должно  превышать  10-15

человек.  Для  работы  не  обязательно  наличие  реального круглого  стола.

Участники  могут  размещаться   за   столами,   расположенными   по   кругу,

прямоугольником, квадратом с тем, чтобы  они  были  обращены  лицом  друг  к

другу.  На  столе  перед   каждым   участником   должна   стоять   табличка-

идентификатор, на которой крупным шрифтом указаны  их имена, названия фирм  и

должности.

    Работу круглого стола организует  ведущий,  который  может   подготовить

заранее  согласованный  с   участниками   «стола»   сценарий,   перечень   и

последовательность обсуждаемых вопросов, выступлений. Особенно  важна  такая

подготовка, если  предполагается,  что  это  мероприятие  будет  отражено  в

передачах телевидения.  В  этом  случае,  несмотря  на  наличие  обсуждаемых

проблем, нерешенных вопросов, участники  «круглого  стола»,  его  ведущий  в

процессе  этого мероприятия должны  отдельными  штрихами,  фразами  тактично,

ненавязчиво создать у телезрителей или читателей  благоприятное  впечатление

о своем  предприятии или предприятиях-участниках «стола».

   Для представителей СМИ следует заранее подготовить исходный  материал,

который они могли бы использовать  для  информирования  своей  аудитории  об

этом событии.

    Для  многих  организаций   и  учреждений  серьезным   средством   своего

рекламирования, установления связей  с  общественностью  могут  служить  дни

открытых  дверей. Для привлечения большего  числа  абитуриентов  ежегодно  их

широко  практикуют, например, высшие учебные  заведения.

    Для  проведения  такого   мероприятия   необходимо   заранее   детально

подготовить  сценарий  с  определением  ответственных  за   каждый   элемент

мероприятия.

    О проведении дня открытых  дверей с указанием даты и  часа общественность

заранее  оповещается  через  средства  массовой  информации  и   посредством

собственных объявлений. В помещениях, коридорах,  где  будут  присутствовать

гости,  следует  разместить  плакаты,   стенды,   различный   иллюстративный

материал  и прочую информацию о работе рекламируемого учреждения.

    В точно назначенное время  гости приглашаются в  зал,  где  руководитель

учреждения  лаконично, сжато преподносит информацию о своей  организации,  ее

преимуществах перед другими, планах дальнейшего  развития.  Далее  выступают

руководители  подразделений учреждения, информируя гостей об особенностях  их

деятельности.

    После выступления в зале ведущих   работников  гостям  следует   показать

деятельность   всех   подразделений   организации,   работу    оборудования,

лабораторий, если они имеются и т.д.

    Результат проведения дня открытых  дверей будет значительно  выше,  если

само  это  мероприятие  будет  освещено  в  средствах  массовой  информации.

Информация  должна преподноситься таким образом, чтобы  заинтересовать  людей

в деятельности этой организации, вызвать желание  прямо или косвенно  принять

участие в ее работе.

    Одним из важных средств   паблик  рилейшнз  являются  выставки,  которые

помогают  предприятиям серьезно укрепить свои позиции на  рынке.  Предприятие

может принять  участие  в  выставках,  организуемых  каким-либо  выставочным

комитетом, где представлено множество  различных  фирм.  Однако  предприятие

может и  самостоятельно организовать «персональную» выставку, на которой  оно

будет представлено в единственном числе.

    Необходимость проведения  выставки  может  быть  определена  следующими

целями, которые  ставит перед собой предприятие:

- создание  предприятию определенного имиджа;

- продвижение  своей продукции;

- исследование  рынка.

    Однако  создание,  например,  имиджа  или  рост  объема  продаж   можно

обеспечить и обычными рекламными средствами. Поэтому участие в выставке  или

самостоятельная  ее  организация  требуют   в   каждом   конкретном   случае

определения  ее  целесообразности,  соотношения  затрат   и   предполагаемых

результатов. Вместе с тем,  сочетание  различных  средств  укрепления  своих

позиций на рынке с  проведением  выставок  дает  значительный  положительный