Роль пресс-служб

Взаимодействие  с депутатами законодательной власти различных уровней, а также депутатами муниципальных советов по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.

Согласование  заявок от общественных объединений  и инициативных групп граждан  о проведении массовых гражданских  акций (пикеты, митинги, шествия, демонстрации).

Организация деятельности по распределению средств бюджета  в форме грантов для реализации наиболее социально значимых проектов общественных объединений. Подготовка проектов договоров (контрактов) с победителями соответствующих конкурсов.

Задачи организационно-правового  отдела:

Организация и  осуществление правовой экспертизы документов, издаваемых или переданных в службу по связям с общественностью  для утверждения или согласования; руководство экспертизой, ведением и регистрацией хозяйственных договоров PR-службы.

Организация и  проведение пресс-конференций, брифингов, «круглых столов» с участием сотрудников  администрации с представителями  СМИ. Организация и освещение  мероприятий, проводимых с участием первых лиц, визитов официальных  делегаций, а также оказание содействия в организации, проведении и освещении  массовых общественных мероприятий  и акций.

Обеспечение решения  вопросов размещения и эксплуатации объектов наружной рекламы и информации в регионе, взаимодействие с организациями  и предприятиями, работающими в  данной сфере.

Заказ на приобретение в установленном порядке печатной продукции, информационно-технологического оборудования, программного обеспечения, оргтехники для осуществления деятельности службы по связям с общественностью. Организация и проведение необходимых  конкурсных процедур на размещение заказа на подрядные работы для государственных  нужд по курируемым управлением статьям  бюджета.

Руководство обеспечением деятельности сотрудников службы по связям с общественностью оргтехникой, мебелью и канцелярскими товарами, а также учетом и контролем  материальных ценностей.

Организация работы с персоналом и кадровое делопроизводство, обеспечение работы приёмной руководителя PR-службы.

Привлечение к  своей деятельности руководителей  и сотрудников других подразделений  государственного учреждения, а также  в соответствии с действующим  законодательством специалистов на договорных условиях для решения  вопросов, находящихся в компетенции  подразделения.

Организация и  контроль за проведением конкурсов  и размещение заказа на подрядные  работы для государственных нужд по курируемым подразделением статьям  бюджета: проведение конкурсных и иных преддоговорных процедур, подготовка проектов договоров, а также контролирование  их исполнения при расходовании средств  бюджета по целевым статьям.

Обеспечение подготовки обращений в государственные  и муниципальные органы власти по вопросам компетенции деятельности управления.1

Таким образом, создав описанные выше четыре отдела, можно достичь правильной и плодотворной работы пресс-службы. 

Работа  пресс-службы на примере  деятельности Управления информации – пресс-службы губернатора Санкт-Петербурга 

В данном параграфе  рассматривается, каким образом  осуществляется руководство и координация  деятельности подразделений, которые  необходимы в структуре пресс-службы, на примере деятельности Управления информации – пресс-службы губернатора  Санкт-Петербурга.

Управление информации – пресс-служба губернатора Санкт-Петербурга является отраслевым органом государственной  исполнительной власти Санкт-Петербурга. Это полное наименование, которое  записано в Положении об Управлении информации – пресс-службе губернатора  Санкт-Петербурга от 5 апреля 2001 года. Управление имеет также сокращенное наименование, которое может использоваться самостоятельно: пресс-служба губернатора Санкт-Петербурга.

Управление не является юридическим лицом и  входит в структуру аппарата губернатора  Санкт-Петербурга. Управление создано  и действует в целях оперативного и объективного информирования граждан, юридических лиц и иных субъектов  правоотношений о деятельности губернатора  и администрации Санкт-Петербурга, подчиняется губернатору Санкт-Петербурга.

Задача руководства  пресс-службы состоит в том, чтобы  использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует  поставленным целям и задачам, наилучшим  образом позволяет взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников и, таким образом, удовлетворять  потребности управляемого объекта  и достигать своих целей.

Основными задачами, поставленными перед пресс-службой  в Положении об Управлении информацией  и описанными А. Кочетковой в статье «PR-планирование в государственной  сфере», являются:

формирование  объективного общественного мнения о деятельности губернатора и  администрации Санкт-Петербурга;

подготовка и  распространение заявлений, сообщений, пресс-релизов и других официальных  информационных материалов администрации  Санкт-Петербурга;

организация пресс-конференций, брифингов, встреч с представителями  администрации Санкт-Петербурга и  предоставление СМИ официальных  разъяснений позиции губернатора  и администрации по различным  вопросам;

участие в подготовке к печати (выходу в эфир) материалов, касающихся деятельности губернатора  и администрации;

аккредитация  журналистов при администрации  Санкт-Петербурга и обеспечение  их деятельности;

проведение правовых экспертиз (правового анализа) проектов публичных выступлений губернатора  и должностных лиц администрации  Санкт-Петербурга, а также материалов, подготавливаемых для распространение  через СМИ;

уточнение позиции  редакций СМИ и журналистов по вопросам освещения деятельности губернатора  и администрации Санкт-Петербурга в случаях выхода в свет продукции  СМИ, содержащей неоднозначно трактуемые, недостоверные сведения, а также  другие сведения, затрагивающие законные права и интересы губернатора  и администрации Санкт-Петербурга; ведение переговоров об устранении последствий нарушений законодательства о СМИ; разработка проектов официальных  ответов и опровержений;

сбор, обработка, хранение и распространение информации в соответствии с целями деятельности службы;

осуществление методологического руководства  деятельностью сотрудников администрации, ответственных за связи с общественностью  и СМИ;

представление и защита интересов губернатора  в судебных, других правоохранительных органах, в органах государственной  власти и управления, в иных органах, организациях и перед гражданами по вопросам, входящим в ведение  управления;

редакционная  деятельность по подготовке и выпуску  продукции СМИ: «Информационного бюллетеня  администрации Санкт-Петербурга», «Вестника  администрации Санкт-Петербурга»  и газеты «Петербургский дневник»;

рассмотрение  обращений граждан и организаций  по вопросам, входящим в сферу деятельности управления; сотрудничество с общественными  и творческими организациями, осуществляющими  деятельность в сфере, относящейся  к компетенции управления;

решение вопросов по совершенствованию работы администрации  по взаимодействию со СМИ.

К сожалению, подобный современный подход к теории и  практике связей с общественностью  используется далеко не везде. Сравнительный  анализ деятельности Управления информации с подразделениями по связям с  общественностью территориальных  управлений Санкт-Петербурга показывает, что в последних деятельность служб по связям с общественностью  пока ещё рассматривают как выполнение чисто информационных функций. Такая  же ситуация складывается и в абсолютном большинстве государственных пресс-служб  на всей территории РФ.

Эта негативная тенденция в нашей стране ведет  к тому, что деятельность структур по связям с общественностью порой  способствует формированию закрытого  типа государственной службы, замыкающейся на своих интересах и потребностях. Это тем более не приемлемо  с точки зрения мировых современных  тенденций, когда утверждается новая  культура и новый стиль менеджмента  органов государственной власти, ориентированной на запросы и  нужды населения, повышения ответственности  за качество услуг и распределение  ресурсов.

По данным пресс-службы администрации Санкт-Петербурга в  целях определения наиболее оптимальной  формы организации службы по связям с общественностью в апреле 2002 года среди пресс-секретарей территориального управления был проведён опрос, согласно которому, большинство отметили, что  создание пресс-службы губернатора  – удачное и своевременное  управленческое решение.

А. Ю. Русаков  описывает, что пресс-служба губернатора  включает в себя: руководство управлением, информационно-аналитический, редакционно-издательский отделы, отдел по работе со СМИ, сектор телевидения и фоторабот, сектор по работе в сети Интернет.

Начальник управления – руководитель пресс-службы губернатора  подчиняется непосредственно губернатору  Санкт-Петербурга, и его основными  задачами являются обеспечение распространения  своевременной и достоверной  информации о деятельности губернатора  Санкт-Петербурга и организация  работы управления в соответствии с  возложенными на него задачами. Руководитель пресс-службы имеет право самостоятельно выступать в СМИ не только по вопросам своей служебной деятельности, но и давать какие-либо комментарии  от лица губернатора.

Руководитель  имеет свой аппарат, который оказывает  помощь в технической организации  его деятельности. В аппарат входят заместитель начальника – эксперт  по правовым вопросам, заместитель  начальника – пресс-секретарь губернатора, заместитель начальника, курирующий информационно-аналитический и редакционно-издательский отделы, и два помощника руководителя – специалисты пресс-службы, которые, с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее и информационно-методическое воздействие  на подчиненных руководителю сотрудников. Делегирование полномочий позволяет  не только освободить руководителя от решения второстепенных вопросов и  выполнения рутинных операций, но и  способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности  сотрудников.

Основными задачами эксперта по правовым вопросам являются: укрепление законности и предотвращение правовых ошибок в деятельности управления и правовая защита законных прав и  интересов губернатора Санкт-Петербурга в связи с деятельностью СМИ  и иным распространением информации.

Эксперт по правовым вопросам также обязан согласовывать, визировать (при наличии оснований  – отказывать в согласовании) проекты  законов Санкт-Петербурга и нормативных  актов администрации Санкт-Петербурга, поступающие в управление согласно регламенту. Этим реализуется одно из важных направлений деятельности структуры по связям с общественностью, а именно – непосредственное участие  в разработке программ и решений.

Одна из основных задач, стоящих перед пресс-службой, – проведение комплекса мероприятий  по предотвращению или минимизации  ущерба, нанесенного деструктивными действиями СМИ. Мероприятия по решению  проблемной ситуации должны строиться  по принципу предвидения и планирования возможных информационных атак. Это  постоянная деятельность по распространению  так называемой фоновой информации, которая призвана формировать и  поддерживать имидж администрации  и её руководителей, а также обезопасить  орган государственной власти в  случае кризисной ситуации.

При подготовке информационного материала, в том  числе призванного нейтрализовать негативное воздействие СМИ, пресс-служба губернатора оказывают содействие все отраслевые и территориальные  подразделения администрации Санкт-Петербурга. Совместные усилия по сопротивлению  информационной атаке свидетельствуют  о том, что информационная политика органа государственной власти носит  целостный характер.1

Таким образом, организационное устройство служб  в органах государственной власти должно определяться их функциональными  особенностями. Задача состоит в  том, чтобы использовать такую организационную  структуру, которая наиболее полно  соответствует поставленным целям  и задачам, наилучшим образом  позволяет взаимодействовать с  внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников  и, таким образом, удовлетворять  потребности управляемого объекта  и достигать своих целей.

Заключение

Государственный PR – это одна из форм политической коммуникации, направленной на формирование позитивного отношения населения  к органам власти и создание положительного имиджа государства в целом.