Особенности обслуживания банкетных мероприятий

ПОДГОТОВКА И ОРГАНИЗАЦИЯ  БАНКЕТНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Оформление заказа

Банкетные мероприятия планируются  заранее и требуют тщательнейшей  подготовки к ним. От того, насколько  продуманы все детали и мелочи, во многом зависит целостное восприятие заказчиком торжества и конечный результат. Организация любого банкета  включает в себя несколько этапов. К ним относятся прием и  оформление заказа, подготовка к проведению банкета и обслуживание. Организованная четкая работа по подготовке и обслуживанию банкета зависит от того, насколько  подробно и своевременно обусловлены  и согласованы все детали проведения банкета между его устроителем  заказчиком и администрацией предприятия  общественного питания. Поэтому  желательно, чтобы тот, кто будет  непосредственно руководить подготовкой  банкета и обслуживанием гостей, был подробно информирован об особенностях данного заказа.

Заказы на обслуживание свадеб, юбилеев и других торжеств принимает директор, метрдотель или администратор, а на крупном предприятии общественного питания, где имеется стол заказов дежурный администратор стола заказов. При оформлении заказа с заказчиком согласовывается дата обслуживания торжества, количество участников, вид обслуживания, повод для устройства банкета, место проведения наименование или номер зала, время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа с наценками на продукцию, установленными для данного предприятия.

Расстановка столов

При приеме заказа устроителю предлагается познакомиться с помещением для  банкета, согласовывают с ним  план расстановки столов, места почетных гостей если это банкет за столом, то план размещения гостей за каждым столом в отдельности, исходя из нормы 60-80 см на одного человека, примерное оформление банкетного зала. Конфигурация столов может быть разнообразной Т-тип, П-тип и зависит от типа мероприятий  и пожеланий клиента, но при этом нужно учитывать и удобство обслуживания проходы должны быть такими, чтобы  два официанта могли легко  разминуться.

Для этого расстояние между двумя  столами должно быть не менее 2 м, а  расстояние от стола до спинки стула  гостя - 50 см. Таким образом, на проход официантам остается 1 м. Наиболее распространенными  являются следующие формы расстановки  столов в форме линии.

Столы ставят один около другого  параллельно или перпендикулярно  какой-либо из стен зала. Линия может  быть образована одним или двумя  рядами плотно сдвинутых столов во втором случае получается блок-стол. Эта  форма используется при строго официальных  банкетах с разнообразным меню, когда  ставят большое количество посуды.

Следует избегать чрезмерного удлинения  стола, так как это неудобно гостям затрудняется общение между ними в форме буквы Г. Такая расстановка  столов используется для банкетов на 40 человек, если длина торгового  зала недостаточна для того, чтобы  составить банкетные столы. Тогда  столы ставят перпендикулярно двум соседним стенам, между ними получается прямой угол. в форме буквы П. Эту  форму предпочитают по случаю проводов на пенсию, на свадьбах, когда присутствует от 40 до 120 человек. Официальным гостям отводят места в президиуме. Это самая короткая сторона стола в форме буквы Т. Данная конфигурация столов применяется на банкетах в честь юбилея, а также в узких и длинных торговых залах.

Официальному лицу отводят место  в центре стола президиума лицом  к остальным гостям. Подходит для  банкета, где присутствует 30-50 человек. в форме буквы Ш. Данная расстановка столов применяется при количестве гостей от 50 до 150 человек. Главная часть стола идет параллельно длинной стене зала предприятия и находится напротив входной двери.

В форме гребня. Конфигурация столов рассчитана на 100-300 человек. Столы ставят так же, как и в предшествующей форме, но с большим количеством  ответвлений, в форме круга. Необходимо, чтобы для этой цели на предприятии  были столы в форме полуокружности, которые соединяются с помощью  винтов. Центр стола оформляют  цветами в виде клумбы или дорожек  из цветов. Гости размещаются по внешней стороне окружности. Данное расположение удобно при количестве приглашенных до 40 человек, в форме  квадрата стол-каре. Для этого соединяют  между собой 4 стола. Подходит при  обслуживании не более 12 человек. При  заказе уточняется, будет ли подан  гостям коктейль-аперитив, нужны ли цветы для украшения, музыка во время  банкета и место для танцев.

В заказе указываются номер телефона, адрес ответственного заказчика, его  фамилия, дата и время начала банкета, количество участников, способ расчета. При выездных приемах-банкетах следует  предусмотреть оплату расходов, связанных  с выездом, боем и утратой посуды, сверхурочной работой обслуживающего персонала. Заказ на банкет может  быть принят за много дней до времени  его проведения. Однако меню блюд, которые  должны быть поданы, и прейскурант  вин обычно согласовывают с заказчиком за 2-4 дня до назначенной даты банкета, исходя из наличия продуктов в  ресторане и предполагаемого  их поступления. Индивидуальный заказчик при предварительном оформлении заказа должен внести в кассу предприятия  аванс в размере не менее 50 стоимости  заказа на основании выписанного  бухгалтерией приходного кассового  ордера, а согласованный и оформленный  заказ-счет оплатить полностью в  кассу не позднее, чем за два дня  до начала торжества. Заказ на обслуживание торжества от предприятия организации, учреждения принимается при наличии  гарантийного письма, в котором указываются  дата и время обслуживания, количество участников, стоимость заказа, фамилия  лица, уполномоченного на оформление заказа, номер расчетного счета предприятия. Стоимость согласованного заказа оплачивается полностью не позднее, чем за три  дня до его выполнения по безналичному расчету. На официальных банкетах-приемах  дополнительно уточняются следующие  вопросы: как должен быть украшен  банкетный зал ресторана, нужны  ли государственные флаги и другие атрибуты государственной символики, какая музыкальная программа  должна звучать во время банкета, будут ли произноситься официальные  речи и тосты, сколько их будет  и когда они будут произнесены. Уточняется время подачи блюд и напитков, будут ли гости курить за столом, количество гостей, которых будет обслуживать один официант, форма одежды обслуживающего персонала ресторана на банкете. При подготовке к проведению банкета необходимо определить число официантов и других работников, требующееся для его обслуживания. Потребное число официантов определяется в зависимости от сложности меню, частоты смены приборов удаленности банкетного стола от раздачи, сервизной, посудомоечной, буфетов расположения подсобных столов обеспеченности посудой, приборами и т.д. Для проведения банкетов необходимо иметь два смежных зала один - для приема и сбора гостей, другой - для банкета. В зале для приема и сбора гостей, называемом аванзалом, ставят несколько кресел, круглый накрытый скатертью столик, на который кладут сигареты, спички, сигары в коробках, ножницы для срезания кончиков сигар, пепельницы, ставят канделябры с зажженными свечами. Помещение обычно украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах. Для ознакомления гостей с их местами за банкетным столом в аванзале на видном месте ставят уменьшенный макет основного стола, на котором размещают карточки с указанием фамилий, имен и отчеств каждого гостя в порядке, строго соответствующем их местам за банкетным столом. В центре стола кладут стрелу из пластмассы или другого материала, показывающую направление, в котором расположен стол, и последовательность размещения мест за столом в банкетном зале, начиная от входной двери. Если банкет проводится одновременно в нескольких залах, в каждом из которых по нескольку столов, рекомендуется другая система предварительного ознакомления гостей с их местами. В аванзале на стенде, расположенном на видном месте, вывешивается список участников приема с указанием фамилии, имени и отчества каждого участника, номера зала или его названия, номеров стола и места.

Сервировка

 Здесь же на столе каждый  из гостей найдет схематичный  план расположения банкетных  залов, столов в каждом из  них и номер своего места.  Сервировку банкетного стола  с полным обслуживанием начинают  с расстановки столов и накрытия  их скатертью. Следует помнить,  что белоснежная, хорошо отглаженная  и правильно расстеленная скатерть  придает столу особую торжественность.

 Если банкетные столы составлены  из обеденных полированных ресторанных  столов на 4-6 персон, то их покрывают  сначала сукном, которое поглощает  шум, впитывает влагу и придает  устойчивость предметам сервировки. Затем стол сервируют мелкими  столовыми тарелками на расстоянии  0,8-1,0 м друг от друга. Тарелки расставляют, начиная от центра стола, сначала по одной стороне, потом по другой и следят за тем, чтобы тарелки стояли строго одна против другой. На мелкие столовые тарелки ставят закусочные, а слева на расстоянии 10-15 см - пирожковые тарелки. Затем раскладывают столовые приборы на расстоянии 0,5 см справа от столовой мелкой тарелки столовый нож, правее от него на 0,5 см рыбный нож, потом, если в меню есть суп, столовую или десертную ложку и закусочный нож. С левой стороны от мелкой столовой тарелки кладут столовую вилку, затем левее рыбную и закусочную вилки. Далее раскладывают десертные или фруктовые ножи, вилки и ложки. В определенном порядке расставляют рюмки, бокалы, фужеры. На закусочные тарелки ставят красиво сложенные салфетки.

Приборы со специями устанавливают  попарно, один прибор на два гостя. Причем приборы ставят на уровне стеклянной хрустальной посуды, между предметами сервировки рядом сидящих гостей. Банкетные столы украшают цветами, национальными флажками стран, участники  которых находятся за столом. Небольшие  карточки с указанием фамилии, имени, отчества участника банкета располагают  либо рядом с фужером левее  его, либо за мелкой столовой тарелкой и фруктовым прибором. Красиво  оформленные бланки меню банкета  размещают за пирожковой тарелкой. В меню содержится перечень всех закусок, блюд, напитков, а также сообщается повод проводимого мероприятия. Для иностранных гостей должен быть перевод названий блюд и напитков на их родной язык. Пепельницы на официальном  банкете ставят на столы только к  моменту подачи кофе. Что касается банкета с частичным обслуживанием, то банкетный стол сервируют строго по меню столовыми тарелками, приборами, стеклом и хрусталем, салфетками. Кроме этого на стол за 30-40 мин  до прихода гостей ставят холодные блюда и закуски, напитки и  вазы с фруктами, приборы со специями, оформляют стол цветами. Обычно на каждые 3,0-3,5 м длины стола, что соответствует 4-5 сидящим за столом с каждой стороны, расставляют все холодные блюда, закуски и напитки, указанные  в меню. Если стол длиннее и количество участников больше, то на следующие 3,0-3,5 м стола количество блюд, закусок  и напитков повторяется и т.д. Блюда и закуски в посуде на ножках или с высокими бортами  вазы, салатницы расставляют ближе  к центру стола, а с низкими  бортами блюда, лотки - ближе к  предметам сервировки, при этом чередуя  закуски из рыбы, мяса и птицы. Посуду с блюдами и закусками расставляют  в один или в два ряда в зависимости  от ширины стола, количества закусок  и размера посуды. Масло сливочное  ставят рядом с икрой, соусы- рядом  с блюдами, которым они сопутствуют. Вазы с фруктами и цветами устанавливают  по оси стола, а расстояние между  ними по центру используют для расстановки  напитков. Бутылки с напитками  ставят этикеткой к сидящим за столом гостям. Некоторые из бутылок  особенно закупоренные пробками могут  быть откупорены заранее. Бутылки, закрытые кронпробками воды, пиво, соки, квас и  др. откупоривают за 5 минут до приглашения  гостей к столу. Как и закуски, напитки расставляют по всей длине  стола, чтобы каждый гость мог  достать по своему выбору любой из них и налить себе в рюмку. После  напитков раскладывают хлеб на пирожковые тарелки каждого гостя пшеничный  и ржаной. Затем после тщательной проверки лучше в присутствии  заказчика готовности банкетного стола  и обслуживающего персонала в  банкетный зал приглашают к столу  всех участников банкета. Столы для  банкета-фуршета устанавливают в  зале в виде прямоугольника или в  виде букв П, Т и Ш, но так, чтобы  расстояние между столами и от столов до стен зала было достаточным 1,5 м для свободного передвижения гостей. В процессе организации банкета-фуршета  необходимо учитывать следующее: нельзя устанавливать столы в непосредственной близости от источника тепла отопления, камина и др., а также под прямыми  лучами солнца, так как это способствует таянию заливных блюд, а также потере внешней привлекательности всех продуктов. Столы, сервированные для  банкета-фуршета, должны гармонировать  с окружающей обстановкой при  их установке следует учитывать  расположение осветительной аппаратуры в зале с тем, чтобы обеспечить равномерное освещение всех столов. У стен или по углам зала располагают  небольшие круглые или квадратные столы, накрытые скатертями, на которые  ставят сигареты, пепельницы, спички и  цветы в высоких вазах, бумажные салфетки. Поскольку на мероприятии  часто присутствуют люди, которым  по разным причинам тяжело долго общаться стоя, не помешает установить для них в зале несколько стульев или столиков со стульями, расположив их, скажем, вдоль стены. Фуршетные столы накрывают банкетными скатертями так, чтобы концы их со всех сторон стола свисали одинаково, на расстоянии 5-10 см от пола. Различают два варианта сервировки фуршетного стола: одностороннюю и двустороннюю. При первом варианте стол сервируют только с одной стороны, используя его обычно для почетных гостей и устроителя банкета. Стол устанавливают перпендикулярно к основному столу на расстоянии 1,0-1,5 м или одной стороной к стене. Двустороннюю сервировку осуществляют с двух сторон стола. Накрытый скатертью фуршетный стол сначала сервируют стеклом хрусталем фужерами, стопками, лафитными, рейнвейными и водочными рюмками. Двусторонняя сервировка фуршетного стола является наиболее целесообразной. Расстановку стекла хрусталя при этом производят одним из следующих способов в два ряда, группами, елочкой, змейкой. При сервировке змейкой, фужеры и рюмки расставляют вдоль всего стола, при этом, соблюдая общий принцип - более высокие фужеры располагают в центре стола, низкие - ближе к краю. Для сервировки фуршетного стола необходимы закусочные и десертные тарелки. Количество тарелок для банкета определяют расчета закусочных 1-2 штуки, а десертных 1 тарелка на каждого гостя. Закусочные тарелки ставят по обеим сторонам вдоль стола стопками по 6-10 штук на расстоянии 2 см от края стола. Десертные тарелки стопками по 3-4 штуки ставят чуть правее перед закусочными, ближе к рюмкам. При расстановке закусочных и десертных тарелок следует помнить, что эмблемы вензеля, марки на тарелке должны быть строго с противоположной к гостю стороны. Затем фуршетный стол сервируют приборами закусочными ножами и вилками, фруктовыми приборами. Существуют два варианта сервировки фуршетного стола закусочными приборами. 1- вариант вилки, по числу закусочных тарелок 6-8 шт. кладут на ребро острием к тарелке слева от каждой стопки тарелок, а ножи закусочные 3-4 шт. справа от тарелок. 2- вариант вилки закусочные кладут на ребро правее закусочных ножей, острием к тарелке. Наиболее распространенным в ресторанах является первый вариант сервировки банкета-фуршета. Перечницы и соломки лучше открытого типа ставят непосредственно на стол за тарелками с хлебом. В каждую перечницу и соломку кладут ложечки для специй ручкой вправо.

Полотняные салфетки, сложенные  вчетверо, а затем пополам укладывают за каждой стопкой закусочных тарелок. Характерные особенности подготовки и организации банкета-коктейля в зале отсутствуют банкетные  столы и стулья, по углам ставят небольшие столики, покрытые скатертями, на них - вазы с цветами, а вдоль  стен несколько подсобных столиков с подносами для использованной посуды и приборов, на эти же столы  кладут сигареты, спички, ставят вазочки  с бумажными салфетками. В банкетном  зале иногда устанавливают барную стойку, за которой каждый гость при желании  может выпить понравившийся напиток. Банкет-чай имеет свои особенности  при подготовке. В центре банкетного зала ставят круглый, овальный или прямоугольный  стол и стулья кресла. Вдоль стен - диваны, кресла, а между ними 1-2 небольших  столика, накрытых цветными скатертями для цветов, сигарет, пепельниц и  спичек. Банкет-чай выглядит значительно  торжественнее, когда чай наливают из самовара. Самовар на подносе ставят на краю чайного стола или отдельно на приставной стол, накрытый скатертью. Слева от самовара располагают второй поднос, накрытый салфеткой, с чайными чашками, блюдцами и чайными ложками. На поднос перед самоваром чуть справа ставят заварочные чайники. На накрытый цветной скатертью чайный стол против каждого места гостя ставят десертную тарелку. Справа и слева от нее раскладывают десертные ножи и вилки, а при наличии в меню фруктов – фруктовый прибор за десертной тарелкой, затем справа и слева от тарелки раскладывают десертные ножи и вилки. В особо торжественных случаях перед десертными тарелками ставят бокалы для шампанского. Фужерами чайный стол не сервируют, так как к банкету ни минеральной, ни фруктовой воды подавать не принято. После этого на десертные тарелки раскладывают полотняные салфетки. Затем на столе расставляют за 30-40 мин до начала банкета сладкие блюда, различные мучные кондитерские изделия. Сладкий пирог или торт заранее нарезают на порционные куски. Ко всем сладким блюдам, кроме конфет в обертке и фруктам, подают специальные приборы для раскладывания лопатки, вилки, щипцы и др. Розетки ставят стопками по 5-6 штук у каждой вазы с вареньем, медом или джемом. Сладкие блюда кроме мороженого можно расставить на столе и до прихода гостей за 10-15 мин. Таким образом, банкетные мероприятия требуют тщательно подготовки к ним.

Три этапа

Организация любого банкета включает в себя три основных этапа. К ним  относятся прием и оформление заказа, подготовка залов к проведению банкета и обслуживание в ходе торжественного мероприятия. Все детали проведения банкета согласуются  заранее между заказчиком и тем, кто непосредственно будет руководить подготовкой банкета и обслуживанием  гостей. При оформлении заказа с  заказчиком согласовывается дата обслуживания торжества, количество участников, вид обслуживания, повод для устройства банкета, место проведения наименование или номер зала , время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа. Организация отдельных видов банкетов имеет свои особенности в подготовке залов, их декоративному оформлению, расстановке и сервировке столов. При подготовке определяется число официантов и других работников, необходимых для его обслуживания. От четкой организации банкетных мероприятий будет зависеть целостное восприятие и конечный результат банкета.

РАБОТА ОФИЦИАНТОВ В ХОДЕ БАНКЕТНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Внешний вид обслуживающего персонала

Самое главное при проведении банкетных  мероприятий это высокий уровень  обслуживания. Квалифицированная работа, элегантный внешний вид, доброжелательное, тактичное и внимательное отношение  к гостям являются обязательными  условиями культуры обслуживания, и  способствует созданию хорошего настроения участников банкета. Именно официант обеспечивает теплую и уютную атмосферу всего  мероприятия, поэтому от официантов требуется дисциплина, организованность, вежливость и внимание по отношению  к гостям, безусловное выполнение всех распоряжений и указаний метрдотеля. Успех работы официанта зависит  от его умения произвести первое впечатление, так же важно установить контакт  с гостем. Общение начинается именно с установления эмоционального и  личного контакта. Если с самого начала не удалось расположить гостя  к себе, все дальнейшие попытки  нормализовать ситуацию с общением будут практически безуспешны. Универсальный  жест гостеприимства - улыбка. Улыбка согревает, приободряет, располагает к общению, настраивает на дружеский лад. Официантам следует научиться улыбаться  искренне, сердечно и тепло. Официант должен знать, кто из его коллег работает в предыдущем и последующем номерах  секторов для своевременного и организованного  входа в зал и выхода из него он обязан запомнить очередность  подачи закусок, блюд,, схему организации  обслуживания для индивидуальной работы и для работы в паре с другим официантом, каждый официант должен соблюдать  последовательность обслуживания гостей в своем секторе, запомнить некоторые  особенности подачи напитков, закусок  и блюд отдельным гостям. Официант должен знать все меню, все блюда, предлагаемые гостям. Работа официантов должна быть быстрой, но спокойной и  уверенной, без спешки и суеты .Не следует допускать излишнего шума, особенно при смене и уборке приборов и тарелок. Разговоры в банкетном зале должны быть сведены до минимума, в случае необходимости надо разговаривать тихо, шепотом. При обслуживании гостей в своем секторе рекомендуется наблюдать за работой официантов в соседних секторах стола. Следует помнить, что ни одна просьба гостя не должна остаться без внимания, в случае невозможности ее исполнения тихо и коротко надо объяснить причину и извиниться.

Обслуживание

 Официант, направляясь на раздачу за очередным блюдом для подачи его гостям, должен иметь при себе ручник, а при необходимости поднос и приборы для раскладки. Ручник - это один из важнейших инструментов официанта. Это полотенце, размером приблизительно 35x80 см, чистое и хорошо проглаженное. Его назначение - уберечь руки официанта при подаче горячих блюд, также оно используется при натирке приборов и посуды. Запрещается класть ручник в карман или на плечо, вытирать им руки. На раздаче следует обратить внимание на полноту набора продуктов в блюде, его оформление, чистоту бортов блюд, салатников, ваз. О замеченных недостатках немедленно ставят в известность заведующего производством или повара, отпустившего блюдо. Одновременно получают гарнир и соус, если они подаются отдельно от блюда. С блюдом, а иногда и с гарниром и соусом официанты направляются к входу в банкетный зал, где останавливаются в порядке номеров обслуживаемых каждым из них секторов. До того, как войти в зал, официанты к каждому блюду, гарниру, соусу кладут приборы для раскладки. Исключение составляют свежие натуральные овощи и фрукты, хлеб, пирожки, булочки, тосты. Требуемый ритм в обслуживании банкетных мероприятий организует метрдотель. В обязанности метрдотеля входит разъяснение официантам особенностей приготовления некоторых закусок, блюд и напитков, включенных в меню банкета, и последовательность их подачи. Он распределяет официантов по секторам обслуживания за столом, поручая им подачу вин или блюд, при этом более квалифицированным и рослым официантам, имеющим опыт обслуживания подобных банкетов, поручается подача вин. Метрдотель доводит до сведения официантов очередность обслуживания гостей в их секторе согласно указаниям, полученным им от хозяина стола или представителя протокольного отдела организации, устраивающей банкет. Метрдотель подробно объясняет схему организации обслуживания, распределения обязанностей каждой группы официантов, подающих блюда и вина определяет, кто и когда обносит гостей основным блюдом, гарниром, соусом кто, когда и каким методом производит уборку использованной посуды и приборов или смену их кто вносит блюда в зал и кто, куда и когда выносит использованную посуду и приборы. Метрдотель назначает официантов для подготовки и подачи аперитива, обслуживания гостей в кофейном зале,