Построение оперативного управления денежными средствами предприятия

     Как показала практика, причин отсутствия оплаты может быть несколько:

     75% — забывчивость. Либо менеджер  забывал отдать счет в бухгалтерию,  либо документ там терялся.  В этом случае достаточно было  еще раз прислать счет. Довольно  частым был ответ, что счет  уже давно оплачен. В этом  случае следовала просьба переслать  платежку, и через некоторое время  фирма извинялась за то, что  счет действительно еще не  оплачен.

     20% — отсутствие денег. В этом  случае самым важным является  напоминание о долге. Если сказали,  что оплатят через две недели, точно в срок и надо перезвонить  (для этого в базе данных  необходимо наличие такого поля, как «дата следующего звонка»). Как правило, в подобных случаях  в первую очередь долг отдают  тому, кто больше других докучает  напоминаниями.

     4% — принципиальная позиция фирмы:  все счета оплачивать чем позже,  тем лучше. Способ борьбы с  этим — такой же, как и в  предыдущем случае. Был прецедент,  когда периодические звонки вынудили  клиента оплатить долг двухгодичной  давности.

     1% — безнадежная задолженность.  Например, фирма уехала в неизвестном  направлении. Хотя в моей практике  были случаи, когда удавалось  узнать новый номер телефона  у арендодателя и потребовать  у компаний-должников деньги. Еще  одна причина безнадежной задолженности  — позиция фирмы: «Не будем  платить — и все». Для этой  категории партнеров необходимо  предусмотреть в базе данных  поле, указывающее, что в будущем  с ними работать нельзя. При  выполнении перечисленных условий  время оборота дебиторской задолженности  и уровень безнадежной задолженности  можно свести к минимуму.

     Способы возврата дебиторской  задолженности

     В зависимости от особенностей сотрудничества возврат дебиторской задолженности  может происходить либо в несудебном порядке, либо через суд.

     Несудебный  возврат дебиторской задолженности  связан с проведением переговоров  с другой стороной договора, определением сроков погашения дебиторской задолженности  и строгим контролем за выполнением  графика ее возврата.

     Однако  если взыскание дебиторской задолженности  в несудебном порядке не дает своих  плодов, то составление искового заявления  и передача дела в суд становится единственным способом взыскать дебиторскую  задолженность.

     Составление такого искового заявления требует  высокой юридической квалификации, поскольку при неграмотном заявлении, недостаточных правовых основаниях и плохой доказательной базе суд  может отказать во взыскании дебиторской  задолженности, переведя ее в разряд безнадежной.

     Этот  же результат может дать и потеря времени при взыскании дебиторской  задолженности, когда должник успевает укрыть свое имущество от взыскания.

     Одним  словом, взыскание дебиторской задолженности, от успешности которого может зависеть коммерческая судьба юридического лица, требует профессиональной юридической  квалификации, опыта и ответственности.

   Наиболее  эффективным средством борьбы с  дебиторской задолженностью является комплекс мер по профилактике просроченной или безнадежной дебиторской  задолженности. К ним относятся:

• создание четких и понятных для сотрудников компании и контрагентов правил работы с дебиторской задолженностью;
• адекватная оценка кредитоспособности клиента (особенно если клиент — знакомый);
• создание системы скидок и штрафов;
• разработка схем мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;
• регулярное информирование дебиторов и напоминание о сроках платежей.

   Перечень специфических методов, используемых менеджерами различных предприятий для возвращения просроченной дебиторской задолженности, приведенные ниже, имеют свои ограничения и не могут быть применены ко всем ситуациям без исключения. Но вместе с тем они исключительно практичны и являются результатом аккумуляции опыта менеджеров, работающих с дебиторской задолженностью. Настойчивость напоминаний дебитору о его обязательствах

   Одним из простейших и действенных орудий является настойчивость: частое и регулярное напоминание должнику о его обязательствах. Важно сделать контакты с клиентами  частыми настолько, чтобы:

• он вспоминал именно о Вашей компании и о Вас лично, когда находится в ситуации дефицита финансов и стоит перед дилеммой: кому выплачивать долги в первую очередь;
• он постоянно вспоминал о своем долге перед Вами;
• клиент понял, что дальнейшие ежедневные или еженедельные напоминания неизбежны и проще вернуть долг, чем все время сталкиваться с одной и той же просьбой.

     При этом важно адекватно подобрать  форму, в которой будут производиться  напоминания, — письмо, звонок или  встреча. Желательно, чтобы она была достаточно экономичной (не требовала  больших усилий и не была сопряжена  с временными затратами) и при  этом эффективной (имела значительную силу воздействия). Лучше начинать с  писем. Если письма не дают результата — прибегнуть к звонкам. Когда  Вы убедитесь, что и они не возымели успеха, переходите к личным встречам — наиболее эффективной, но трудоемкой процедуре.

     Добиться  возвращения долгов помогают также  коммуникативная гибкость и гибкость в поиске взаимовыгодных решений.

      Эпоха взаимозачетов прошла. Однако если дебитор не в силах выплатить  задолженность, некоторым компаниям  удается договориться о том, что  долг будет получен в «материальном  эквиваленте» — равной по стоимости  услугой или продуктом, производимым компанией-должником. Например, небольшая IT-компания задолжала мебельной  фирме относительно крупную сумму  за полный комплект новой мебели для  офиса. Из-за сезонного спада вернуть  долг не удавалось. Через четыре месяца затяжного конфликта была достигнута договоренность, что IT-компания в порядке  выплаты долга дорабатывает складскую  систему мебельной компании.

     Эффективными  бывают и просьбы к клиенту  выплатить хотя бы ту часть задолженности, на которую он сейчас способен, причем такие просьбы повторяются через  небольшие промежутки времени. В  таком случае большую сумму, которую  должнику физически или психологически трудно выплатить разом, удается  получить маленькими траншами. Вероятно также, что в какой-то момент неудобство, связанное с оперированием маленькими суммами, надоест клиенту и он выплатит весь долг целиком.

     Проще добиться согласия, когда клиент в  хорошем настроении или когда  он, в свою очередь, только что получил  некоторую сумму. Чтобы точно  знать, когда этот момент наступит, полезно иметь информаторов в  компании должника. Один из принципиальных моментов — ориентироваться в  процессе оплат и согласований, а  также знать ответственных за это людей, в особенности лицо, персонально курирующее проблему клиента. С этими сотрудниками нужен контакт, в том числе, возможно, неформальный.

     Нередко большинство конфликтов на почве  дебиторки удается решить с помощью  одной лишь коммуникативной гибкости. В идеале обсуждение вопросов о дебиторской  задолженности с представителями  клиента — это совместные поиски решения проблемы, а не ультимативные  утверждения, обвинения или заискивающие просьбы.

Демонстрация  выгод, которые получит клиент, вернув задолженность

     Очевидная истина: должник не возвращает задолженность  потому, что это ему по определенным причинам выгодно. Изменить ситуацию возможно, если ему станет выгоднее расплатиться с долгами. Какие же бонусы можно  ему предложить?

     Например, пообещать сделать условия следующих  поставок эксклюзивными. А именно: клиенту  дается значительная скидка или он получает возможность приобрести уникальный товар (имеющийся лишь в ограниченном количестве, новинки, «хитовые» модели).

     Другой  вариант — клиенту предлагаются заманчивые условия сотрудничества: совместная реклама, более выгодные условия кредитования.

     Демонстрация  перспективных выгод клиенту, как  и любой другой метод, имеет ряд  плюсов и минусов. Очевидный плюс — сохраняются и поддерживаются позитивные, доброжелательные отношения  с клиентом.

Минусы  метода:

• Трудно подобрать специфические, индивидуальные «выгоды», которые могли бы заинтересовать клиента.
• Давать скидки, работать на более удобных для дебитора условиях кредитору зачастую экономически невыгодно.
• Давая уступки или обещая выгодные условия будущего сотрудничества клиенту, задерживающему выплату долгов, мы тем самым как бы поощряем подобное ведение дел в дальнейшем. Клиент понимает, что если он будет продолжать задерживать выплаты дебиторки, то будет добиваться все новых и новых бонусов.
• Демонстрация клиенту негативных последствий невыплат

   Если  для клиента нисколько не привлекательны выгоды, которые ему предлагаются, можно воздействовать противоположным  способом — показать, к каким  негативным последствиям может привести невыплата им долгов.

   Один  из наиболее значимых моментов — угроза репутации клиента. В некоторых  случаях действенным оказывается  обещание рассказать о взаимоотношениях с данным дебитором его собственным  клиентам, поставщикам или партнерам  по рынку.

   Если  компания-кредитор находится в уникальном положении (является монополистом, предлагает единственные в своем роде товары или услуги), то на дебитора могут  также повлиять выраженные сомнения в возможности будущего сотрудничества с ним.

   Ряд компаний прибегают к следующей  угрозе: «К сожалению, нам с Вами не удалось конструктивно договориться о возвращении долга. Теперь мы вынуждены  передать дело в службу безопасности». Иногда эти угрозы не имеют под  собой реальных оснований, но порой  службы безопасности некоторых компаний действительно практикуют не вполне гуманные методы возвращения дебиторской  задолженности. Однако компании-дебитору зачастую трудно судить о том, насколько  реалистична эта угроза и чем  именно может закончиться дело. А  неизвестность пугает. Если есть подозрения, что сотрудник компании-дебитора, отвечающий за выплату долга, сам  заинтересован в невыплате дебиторки, можно также говорить с ним  о том, что будет проинформирована служба безопасности, но уже его  компании.

   Некоторые компании специализируются на покупке  долгов. Компания-кредитор, отчаявшись самостоятельно вернуть просроченные долги компании-дебитора, продает  долг третьей стороне, но за сумму  меньшую, чем сам долг. Компания, которая приобрела долг, в этих случаях, как правило, использует не самые приятные для должника способы  возвращения долга. Нередко покупка  долгов предприятия — это один из шагов к его поглощению (недружественному слиянию). Поэтому обещание продать  долг сторонней организации может  серьезно подействовать на клиента.

   Такой метод сработает, только если сумма, которую задолжала компания, достаточно

велика. В противном случае для стороны, выкупающей долг, это окажется

нерентабельным.

     Любые угрозы, демонстрации возможных негативных последствий в адрес компании-дебитора, с одной стороны, имеют смысл:

Обычно  для реализации угроз не требуется  больших затрат.

     Проще обозначить угрозы, которые могут  подействовать на конкретного должника, чем выгоды, которые могли бы его  заинтересовать.

Угрозы  чаще оказывают большее эмоциональное  воздействие на должника, чем возможные  вознаграждения.

   С другой стороны, угрозы имеют и свои минусы:

• Велик риск частичной или полной потери отношений с клиентом.
• Угрозы, как правило, вызывают лишь оправдания клиента и часто не срабатывают.
• Есть вероятность, что, применив угрозы или санкции один раз, в следующий раз мы сможем добиться выплат лишь так же — угрожая. У должника выработается своего рода «иммунитет», и все меры, кроме крайних, будут казаться ему недостаточно серьезными.