Учет, анализ и аудит движения наличных денежных средств

В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичности формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала)

по первичным электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень электронных  документов), подшиваемый в отдельную папку.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих журналов операций записываются в Главную книгу.

          Регистры бухгалтерского учета подписываются лицом, ответственным за его формирование.

В бюджетных организациях денежные расчеты производятся либо безналичным способом, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011г. № 373-П. Эти нормативные документы предусматривают:

- наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы;

- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

- расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;

- хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных  обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций каждое предприятие должно иметь кассу. Касса – изолированное помещение,

предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных

денежных средств в российской и иностранной валюте и денежных

документов. Денежные средства являются самыми высоколиквидными ее активами, могут легко и быстро обмениваться на любые разновидности материальных ценностей. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, веселя, акции, другие виды ценных бумаг, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха, иные аналогичные документы.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом Российской Федерации.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия другими (кроме кассиров) лицами, с которыми заключился договор о полной материальной ответственности. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной

ответственности. 

Организация на конец рабочего дня может иметь наличные деньги в кассе в приделах лимитов, установленных кредитными организациями по согласованию с руководителем организации. Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий не выше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

В кассе производятся плановые либо внеплановые инвентаризации в соответствии с правилами, установленными методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Согласно положению «О правилах организации наличного денежного обращения» учреждения банков не реже одного раза в два года проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличности.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Государственным комитетом по статистике. К названным документам относятся:

- Приходный кассовый ордер (ПКО) - форма № КО-1;

- Расходный кассовый ордер (РКО)- форма № КО-2;

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (журнал -форма № КО-3);

- Кассовая книга- форма № КО-4;

- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств- форма № КО-5;

- Акт инвентаризации наличных денежных средств- форма № ИНВ-15;

- Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности - форма № ИНВ-16

В процессе доведения лимитов бюджетных обязательств участвуют подразделение кассового обслуживания исполнения бюджета субъекта Российской Федерации, распорядители и получатели бюджетных средств. Лимиты бюджетных обязательств для распорядителей и получателей бюджетных средств подразделение кассового обслуживания исполнения бюджета субъекта Российской Федерации доводит до распорядителей и получателей бюджетных средств в виде уведомлений о лимитах бюджетных обязательств. Схема документооборота при доведении лимитов бюджетных обязательств до распорядителей и получателей бюджетных средств, приведена на рис. 1.1

Рис 1.1 Схема документооборота при доведении лимитов бюджетных обязательств до РБС и ПБС

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги  из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или по другим документам с вложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть выписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа и получатель расписывается в получении этой суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. По истечении срока выдачи денег по ведомостям против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

          Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как вручную, так автоматизированными способами. 

1.2             Анализ движения наличных денежных средств и  оценка платежеспособности организации

Денежные средства – наиболее ликвидная часть текущих активов - являются составляющей оборотного капитала. К денежным средствам относятся деньги в кассе, на расчетных, текущих, специальных, валютных и депозитных счетах.

Анализ денежных средств и управление потоками включает в себя расчет времени обращения денежных средств, анализ денежного потока, его прогнозирование, определение оптимального уровня денежных средств, составление бюджетов денежных средств и т.п.

Основными задачами анализа денежных средств являются:

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;

- диагностика состояния абсолютной ликвидности предприятия;

-прогнозирование способности предприятия погасить возникшие обязательства в установленные сроки;

- способствование грамотному управлению денежными потоками предприятия.

Основным источником информации для проведения анализа взаимосвязи

прибыли, движения оборотного капитала и денежных средств является баланс, отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств – это документ финансовой отчетности, в котором отражаются поступление, расходование  нетто-изменения денежных средств в ходе текущей хозяйственной деятельности, а так же инвестиционной и финансовой деятельности за определенный период.

Эти изменения отражаются так, что позволяют установить взаимосвязь между остатками денежных средств на начало и конец отчетного периода.

Отчет о движении денежных средств – это отчет об изменениях финансового состояния, составленный на основе метода потока денежных средств.

Логика анализа движения денежных средств достаточно очевидна – необходимо выделить по возможности все операции, затрагивающие движение денежных средств.

Анализ движения денежных средств прямым и косвенным методом:

Прямой метод основывается на исчислении притока (выручка от реализации продукции, работ и услуг, авансы полученные и др.) и оттока (оплата счетов поставщиков, возврат полученных краткосрочных ссуд  займов и др.) денежных средств, т.е. исходным элементом является выручка. Прямой метод расчета основан на отражении итогов операций по счетам денежных средств за период. При этом операции группируются по трем видам деятельности:

- текущая деятельность – полученные выручки от реализации, авансы, уплата по счетам поставщиков, получение краткосрочных кредитов и займов, выплата заработной платы, расчеты с бюджетом, выплаченные проценты по кредитам и займам;

- инвестиционная деятельность – движение средств, связанных с приобретением или реализацией основных средств и нематериальных активов;

- финансовая деятельность – получение долгосрочных кредитов и займов, долгосрочные и краткосрочные финансовые вложения, погашение задолженности по полученным ранее кредитам, выплата дивидендов.

Необходимые данные берутся из форм бухгалтерской отчетности: «Бухгалтерского баланса» и «Отчета о движении денежных средств».

В долгосрочной перспективе прямой метод расчета величины денежных потоков дает возможность оценить уровень ликвидности активов.

Косвенный метод основывается на идентификации и учете операций, связанных с движением денежных средств, и последовательной корректировке чистой прибыли, т.е. исходным элементом является прибыль.

Косвенный метод предпочтителен с аналитической точки зрения, так как

позволяет определить взаимосвязь полученной прибыли с изменением величины денежных средств. Расчет денежных потоков данным методом ведется от показателя чистой прибыли с необходимыми его корректировками в статьях, не отражающих движения реальных денег по соответствующим счетам.

Для устранения расхождений в формировании чистого финансового результата и чистого денежного потока производятся корректировки чистой прибыли или убытка с учетом:

- изменений в запасах, дебиторской задолженности, краткосрочных финансовых вложениях, исключая займы и кредиты, в течение периода;

- не денежных статей: амортизация внеоборотных активов, курсовые разницы, прибыль (убыток) прошлых лет, выявленная в отчетном периоде и другое;

- иных статей, которые должны найти отражение в инвестиционной и финансовой деятельности.

Оценка и анализ являются обязательными спутниками сознательной и целенаправленной человеческой деятельности в любой сфере, особенно в предпринимательстве, направленном, прежде всего, на получение прибыли от производства товаров или оказания услуг.

Поэтому среди целей анализа финансовых потоков предприятия, который глубоко исследует все оперативные отчеты внутренних и внешних финансовых операций, выделяют: оптимизация расходов, определения уровня самоокупаемости производства, выявление причин недостатка денежных вливаний, их правильного распределения и разработка эффективных путей их устранения. Также специалист, проводящий оценку и анализ финансовой документации делает вывод о верности расчетов и стандартах оформления, своевременности выплаты налогов и полноценном использовании государственных льгот.