Деловое общение

В конце телефонного разговора следует:

• поблагодарить абонента за звонок
• разговаривать так, чтобы у абонента осталось приятное чувство.

По окончании  разговора употребить одну из следующих  фраз:

-Я рада, что  мы могли вам помочь.

• До свидания, спасибо за звонок.
• Очень приятно было поговорить с вами.
• Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, звоните.

Следует запомнить, что первым вешает трубку абонент: во-первых, это норма вежливости; во-вторых, вы даете ему возможность что-то добавить. 
 

Б. Если звоните вы…

Планируйте телефонные разговоры. Прежде чем набрать номер телефона, сформулируйте в нескольких предложениях причину вашего звонка. Составляйте список лиц, с которыми нужно связаться.

Делать звонки рекомендуется в первой половине дня, так как в этом случае больше вероятность застать нужного вам человека на месте.

Считается совершенно недопустимо начинать телефонный разговор с вопросов:

• Кто это?
• Я куда попал (а)?

Набрав номер  и услышав ответ, начните разговор с приветствия:

• Здравствуйте

Далее сделайте паузу, чтобы собеседник мог ответить на ваше приветствие.

Затем представьтесь . В начале разговора уместно поинтересоваться, имеет ли ваш абонент время  и возможность разговаривать  с вами, не отвлекается ли он от дел. Если абонент занят, договоритесь о  времени разговора, удобном для обеих сторон. Не прерывайте его.

Не воспринимайте  как пренебрежение фразу абонента:

• Я сейчас очень занят. Прошу перезвонить через 20-25 минут.

Вы выбрали  для звонка удобное для вас  время, а у вашего собеседника  в данный момент вполне могут быть срочные дела. 

Во время разговора  записывайте наиболее существенные моменты. Это надежнее, чем держать  информацию в памяти.

Самый большой  недостаток при телефонном общении- равнодушие. Кто не заинтересован, тот  не может убедительно разговаривать  по телефону.

В. Особенности разговора по мобильному телефону…

Настало время  обратить ваше внимание на изобретение  конца 20 века- мобильный телефон. Оно  принесло с собой и свой собственный  этикет.

• Если вам звонят по мобильному телефону, прежде всего назовите себя.
• Если вы звоните кому-либо по его мобильному телефону, то назовите себя и спросите, удобно ли ему разговаривать с вами в данный момент.

- Если в приемной  или в зале заседаний идет  совещание или вы общаетесь  с посетителями, необходимо уменьшить  звук либо вообще на время отключить телефон. Оставить его включенным можно лишь в том случае, если вы ожидаете срочный звонок. Считается неэтичным громко разговаривать по мобильному телефону в присутствии окружающих.  

• По мобильному телефону обсуждайте только неотложные дела.
• Остальные звонки делайте из офиса.

Помните, что  несоблюдение правил ведения служебных  телефонных разговоров- серьезный пробел в профессиональной подготовке не только секретаря, но и руководителя, так  как может привести к потери времени  и ненужным конфликтам. 
 

В деловом общении, как вы уже успели заметить, учитываются  все факторы произведения положительного впечатления на собеседника:

• его речь
• манера одеваться
• воспитание
• профессиональные навыки
• умение объяснить
• коммуникабельность
• тактичность
• эрудиция,

эти и многие другие.

Деловое общение  будет эффективным, если вы будете соблюдать  правила и нормы служебного этикета, что в свою очередь ведет к  созданию позитивного имиджа.

В деловом общении  важно уметь всё:

• вести переговоры
• отвечать на телефонные звонки
• беседовать с посетителями или деловыми партнёрами

Надеюсь, что  благодаря изложенному материалу  в Российском обществе будет больше профессиональных людей, которые смогут вести беседы и работать на международном  уровне с зарубежными партнёрами.