Деловое общение

 

Содержание

 Введение…………………………………………………………..3

1. Содержание, цель и функции  делового общения……………4

2. Виды делового общения……………………………………….5

3. Формы делового общения……………………………………..8

Заключение……………………………………………………….15

Список литературы………………………………………………16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Жизнь человека не возможна  без общения. Его  отсутствие  отрицательно сказывается  на  результатах деятельности человека, а также на его состоянии  и  самочувствии. В современном  обществе роль и интенсивность  общения  постоянно возрастают.

  Умение  вести себя с людьми надлежащим  образом является одним из  важнейших, если не важнейшим,  фактором, определяющим шансы добиться  успеха в бизнесе, служебной   или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30-е годы  заметил, что успехи того или  иного человека в его финансовых  делах даже в технической сфере  или инженерном деле процентов  на пятнадцать зависят от его  профессиональных знаний и процентов  на восемьдесят пять - от его  умения общаться с людьми.

Общением  называют процесс взаимодействия между  людьми, в ходе которого возникают, проявляются и формируются межличностные  отношения. Существует множество классификаций  по видам  общения.

   Цель  данной работы  - изучение сущности  делового  общения.

   В   соответствии  с  заданной  целью, для  этого  были поставлены следующие  задачи:

- рассмотреть   понятие и функции делового  общения;

- узнать, какие   виды  и  формы делового  общения  различают.

 

 

 

 

 

1. Содержание, цель и функции делового общения

Деловое общение  – процесс установления и развития контактов между людьми, вызванный потребностью в социально-значимой совместной деятельности и направленный на решение социально-политических и производственно-экономических проблем.

Конституирующими  признаками делового общения (в отличие  от межличностного, светского, обыденного) являются:

1.Содержание  делового общения – это обсуждение  и решение социально-значимой  проблемы;

2.Партнеры в  деловом общении – это личности, заинтересованные в совместной  деятельности.

3.Профессиональная  компетентность – необходимое условие успешных деловых контактов.

4.Партнеры должны  иметь полномочия от своих  организаций для обсуждения и  решения деловых проблем.

5.Главной целью  делового общения является продуктивное  сотрудничество.

Различают непосредственное (прямое) деловое общение и косвенное, когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция. В непосредственном общении наиболее полно действуют его социально-психологические механизмы.¹

 

 

 

2. Виды  делового общения

По способу  обмена информацией  различают устное и письменное деловое общение.

Устные  виды делового общения, в свою очередь, разделяются  на монологические и диалогические.

К монологическим видам  относятся:

- приветственная речь;

- торговая речь (реклама);

- информационная речь;

- доклад (на заседании, собрании).

К диалогическим видам относятся:

- деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

- деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

- переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.

- интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

- дискуссия;

- совещание (собрание);

- пресс-конференция;

- контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

- телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.²

   В прямом  контакте и непосредственной  беседе наибольшее значение имеют  устная и невербальная коммуникации.

 Беседа или  передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По  содержанию общение  может быть разделено  на:

• Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;
• Когнитивное - обмен знаниями;
• Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
• Деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По  средствам  общения  возможно деление  на такие  четыре вида:

• Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов,
• данных  живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
• Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;
• Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
• Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

   В жизни  любой организации или предприятия  виды делового общения занимают  важное место. Обмен информацией,  выдвижение и разработка рабочих  идей, контроль и координация  деятельности сотрудников, подведение  итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга целями, ради которых проводятся, формой контакта и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

   Деловое  общение - это такое взаимодействие  людей, которое подчинено решению  определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.³

 

 

 

 

 

3. Формы  делового общения

Деловое общение осуществляется  в самых разнообразных формах  и столь же разнообразных их  сочетаниях, начиная с кратких  телефонных диалогов и обмена  деловыми письмами, меморандумами,  с переговоров между отдельными  представителями и делегациями  сотрудничающих организаций и  кончая проведением различных  конференций, совещаний и выставок.

Любые формы делового общения  предполагают как официальные, так  и неформальные контакты деловых  партнеров. Значение неформальных контактов велико, так  как они позволяют создать  определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в  условиях, когда высказанные мысли  не налагают жестких обязательств на собеседников.

Рассмотрим  кратко некоторые  формы делового общения.

Деловой разговор - контакт  людей в устной форме, касающийся деловой деятельности и ее различных  аспектов: производственного, творческого  и иных направлений. Он не обязательно  должен осуществляться посредством  личного общения, могут применяться и технические средства, например телефон, Интернет, видеотехника и др.

Деловой разговор обязательно  имеет предмет, касающийся определенной ситуации в  производственной, управленческой или  другой сфере.

Как правило, одна из сторон общения запрашивает  у другой информацию, интересующую ее по тому или иному вопросу. В свою очередь другая сторона предоставляет ее по мере возможностей.

Деловой разговор должен иметь  конечную цель. По его итогам производится принятие решений или достигаются  соглашения, договоренности. Также предпринимаются  заранее обговоренные, согласованные  действия.

Деловая беседа существенно  отличается от делового разговора. Она  предполагает рассмотрение в течение  более длительного периода времени  каких-либо проблем, которые определены заранее. Кроме того, деловая беседа возможна только при непосредственном контакте ее участников. Две основные формы деловой беседы: диалог и многостороннее деловое общение.

Деловая беседа не может  обходиться без анализа  существующей проблемы или ситуации, в которую попала организация. В  ее процессе выясняются мнения сотрудников  на этот счет, их взгляд на всю ситуацию. Также происходит выяснение настроений среди партнеров организации  или потребителей продукции.⁴

После получения всей этой информации руководитель вырабатывает решение, приемлемое в  данной ситуации, учитывая интересы и  мнения всех сторон, участвующих в  деловой беседе.

 Организация  деловой  беседы должна быть  проведена  на достаточно высоком  уровне.

Деловое совещание носит  официальный характер.

Оно может  принимать различные  формы: личная встреча, селекторное  совещание, электронная  конференция  и т.д. Главная цель делового совещания - выработка и  подготовка к выполнению решений  в сфере управления. К  ним относятся  решения по поводу разработки планов, организационные вопросы, проблемы изменения структуры фирмы, разработка системы мер стимулирования, способы  устранения недоработок и недостатков  в ходе выполнения задач, контроль, учет и т.д.

Совещание тоже требует немалых усилий по его  подготовке. Так же, как и в  ходе приготовления к деловой  беседе, определяются состав участников, вопросы, время проведения и т.д. Управлять ходом совещания должен руководитель. Сначала заслушивается и принимается к сведению вся имеющаяся у сторон информация, а затем на ее основе принимается решение. Утверждать принятое по результатам совещания решение может только руководитель и никто более.

Различают следующие виды деловых совещаний:

по  форме  организации:

• - диктаторское (ведущая роль принадлежит руководителю);
• - сегрегативное (доклады участников заранее планируются);
• -дискуссионное (свободный обмен мнениями и информацией с последующим утверждением решения руководителем);
• - кулуарное (продолжение другого совещания);

по  целевой  установке:

• - информационное (доклад о текущей работе);
• - направленное  на принятие решений;
• - творческое (цель - поиск новых идей и путей развития).

Деловые переговоры - это особая форма совещания.

 Существуют  некоторые подходы к ведению   переговоров, например:

- позиционный   подход предполагает наличие   двух возможных альтернатив поведения   собеседников: уступать и не уступать;

- принципиальный  подход предполагает стремление  участников к компромиссу и  взаимной выгоде.

  Переговорный  процесс состоит из трех этапов: анализа, планирования и дискуссии.  На первом этапе собирается  информация и определяются первостепенные  вопросы, нуждающиеся в согласовании. На втором разрабатываются пути их решения. В итоге вырабатывается компромиссное решение, которое затем утверждается.

Деловая переписка - деловое письмо (служебное послание в виде официального документа, а  также в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них).

При составлении  делового письма нужно, чтобы оно  было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием излишней солидарности.

Публичное выступление - это непосредственное речевое воздействие  выступающего на аудиторию. В зависимости от целей публичное выступление делится на информационное, побуждающее (митинг, предвыборная речь) и убеждающее (торжественная речь).

Данная  форма  делового общения является одной  из самых сложных, так как  внимание слушателей приковано только к оратору, который должен четко  следить за своей речью, мимикой, жестами и реакцией аудитории.

Телефонный  разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно, отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.