Правила делового общения

     Коллективное  решение проблем учетом обучающего эффекта.

     Существует  определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих  основных признаков:

1. По назначению:

     - вырабатывающие и принимающие решения;

     - разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

     - подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

     - оперативные (диспетчерские).

2. По периодичности (частоте) проведения:

     - разовые;

     - регулярные;

     - периодические;

3. По количеству участников:

     - узкий состав (до пяти человек);

     - расширенные (до двадцати человек);

     - представительные (свыше двадцати человек).

4. По степени стабильности состава участников совещания:

     - с фиксированным составом;

     - с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;

     - комбинированные.

5. По принадлежности:

     - общественных организаций;

     - административные;

     - научные и научно-технические;

     - объединенные;

     -Научные.

     Проведение  совещаний имеет семь этапов:

       1)Подготовка совещания. Совещание начинается с определения тщательности его проведения. Совещания проводятся, когда есть необходимость в обмене информацией, выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе менеджер должен все проанализировать, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В случае менеджер убедится в полезности совещания, то его можно проводить. Следующий элемент данного этапа это определение повестки дня. Здесь нужно определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность.

     При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров –  организаторов совещаний.

     Выделяют  шесть групп ошибок:

1. Отсутствует главная тема совещания;
2. При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;
3. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
4. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами;
5. На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
6. Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

     2) Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

       Количественный состав. Оптимальным  считается такое количество участников  совещания, которое совпадает  с количеством работников, активно  участвующих в обсуждении вопроса.  При этом основным критерием  является компетентность в вопросах  повестки дня. Самой распространенной  ошибкой является приглашение  наибольшего количества участников, которое может уместиться в  зале заседаний, то есть массовое  приглашение.

       Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

       3)Назначение дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй – между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.

     Основные  ошибки, допускаемые при проведении совещаний:

     - не регламентируется его продолжительность;

     - не соблюдается установленная продолжительность;

     - слишком большая продолжительность;

     - не делаются перерывы;

     - не ограничивается время на доклады и выступления;

     - участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

     Местом  для проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для  совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких  помещений. Например, такое помещение  должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

       4)Подготовка участников совещания. Менеджер – организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

       5)Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.

        Регламент – это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula – что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

        Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

1. Достижение цели совещания;
2. Решение;
3. Исполнители задания и сроки.

     Далее ниже приводятся те позиции, которые  должны быть отражены в протоколе  делового совещания:

1. Дата и место проведения;
2. Номер протокола;
3. Краткое содержание обсуждаемого вопроса;
4. Присутствовали;
5. Отсутствовали, причины отсутствия;
6. Копии (фамилия тех, кому предназначены);
7. Повестка дня по пунктам;
8. Тема по пункту повестки дня;
9. Обсудили (кто выпустил);
10. Постановили (сообщается, что именно);
11. Выполнения решения возложено на (фамилия);
12. Сроки исполнения (дата).

     6)Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.

     Решения могут вырабатываться двумя способами:

     - Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его по результатам голосования.

     - Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.

       7)Контроль над выполнением решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.

 

     Заключение

     Выполнив  настоящую курсовую работу, была выявлена цель данной работы – выявить правила  делового общения. Для достижения данной цели, задачи поставленные во введении были раскрыты:

1. дать понятие «деловое общение»;

       Деловое общение – это общение,  которое возникает на основе  и по поводу определенного  вида деятельности, связанной с  производством какого-либо продукта  или делового результата.

2. охарактеризовать виды и формы делового общения;

     Виды:

1. прямое (непосредственный контакт);
2. косвенное (между партнерами существует пространственно-временная дистанция);
3. вербальное (осуществляется с помощью слов);
4. невербальное (средством передачи информации являются позы, жесты, мимика, интонация и пр.).

     Формы:

1. деловая беседа;
2. деловые переговоры;
3. спор;
4. деловое совещание;
5. публичное выступление;
6. деловая переписка.
3. Перечислить типы собеседников.

     Типы:

1. вздорный человек (нетерпелив, несдержан и возбужден);
2. позитивный (всегда стремится к сотрудничеству);
3. всезнайка (всегда уверен в том, что знает все лучше других);
4. хладнокровный (чувствует себя и держится отчужденно);
5. незаинтересованный (безразличен к беседе);
6. важная птица (чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных);
7. болтун (бестактно и без видимой причины прерывает ход беседы);
8. трусишка (лучше промолчит, чем скажет);
9. почемучка (постоянно задает вопросы).

     Делая данную работу, было интересно узнать, как нужно подготавливаться к  деловой беседе, как проводятся совещания  и переговоры и какие типы собеседников бывают.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список

1. Бороздина  Г.В. Психология делового общения. – М.: Инфра, 2000.
2. Ботавина  Р.Н. Этика деловых отношений: учеб. Пособие – М.,2001.
3. Браим И.Н. Этика делового общения – Минск, 1996.
4. Волгин Б. Деловые совещания – М., 1991.
5. Гребцова В.Е. Менеджмент для студентов колледжа.
6. Дебольский М. Психология делового общения – М., 1992.
7. Казначевская Г.Б. Менеджмент – М.: Феникс, 2008.
8. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения – М.: Юнити, 1997.
9. Мальканова И.А. Деловое общение – М., Трикста, 2005.
10. Рытченко Т.А., Татаркова Н.В. Психология деловых отношений – М., 2001.
11. Царский В. Современный психологический справочник менеджера.