Бухгалтерские документы и их использование при выявлении и раскрытии преступлений

Тема 7. Бухгалтерские документы и их использование при выявлении и раскрытии преступлений

§ 1. Понятие, классификация бухгалтерских документов и их значение в правоприменительной деятельности

Бухгалтерский документ - письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной опера­ции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentum -доказательство) - основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при докумен­тальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую ин­формацию. Носителями экономической информации они становятся в связи с тем, что посредством их осуществляется первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности. Юридическую информацию документы содержат, поскольку в них отражаются исчерпывающие представле­ния о совершенном факте в деятельности хозяйствующего субъекта и обес­печении этих фактов доказательственной силой.

Информация, отражаемая в документах на бумажных или машиночитае­мых носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Виды бухгалтерских документов (по степени обобщения учетной ин­формации)

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны офор­мляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ч.1 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйствен­ных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различ­ных участках, цехах, складах и т.п. Это обеспечивает сплошной учет всех объек­тов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью соб­ственности.

              -Накладные (на внутреннее перемещение, отпуск на сторону).

- Акты (приема, передачи, списания, замены и др.).

- Требования (на отпуск материалов, платежное).

- Ордера (приходный, расходный кассовый).

- Поручения (платежное, сводно-платежное).

- Счета (счёт-фактура, лицевой счет и др. доверенность).

- Отчеты (авансовый и др.).

Основные требования, предъявляемые к первичным учетным докумен­там:

-   должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах уни­фицированных форм первичной учетной документации;

-        должны содержать все необходимые реквизиты;

-   должны бытьсоставлены в момент совершения хозяйственной опера­ции, в исключительных случаях - непосредственно после ее окончания;

-   исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть под­тверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесе-ния исправлений;

- заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Реквизиты бухгалтерских документов - это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными о совершившейся хо­зяйственной операции.

              Составление первичных документов осуществляется лицами, которым пре­доставлено данное право законами, должностными инструкциями с учетом сложившейся технологии обработки документации в бухгалтерии организации.

Записи в бухгалтерских документах могут производиться чернилами, хи­мическим карандашом, при помощи пишущих машинок или средств компью­теризации.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указа­нием даты исправления.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица де­нежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства счи­таются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам опера­ций) предназначены для систематизации и накопления информации, содер­жащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных лис­тах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислитель­ной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Документы бухгалтерской отчетности - это единая система докумен­тальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным Формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в опре­деленные формы и характеризует финансово-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением от­четности бюджетных организаций, составляют (п.2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»):

-бухгалтерский баланс (форма № 1);

-отчет о финансовых результатах (форма № 2);

-отчет о движении капитала (форма № 3);

-отчет о движении денежных средств (форма № 4);

-приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

-аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту);

-пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 14,15 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Под классификацией понимается группировка бухгалтерских документов по определенным признакам (Рис1).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумаж­ных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изго­товлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органа, осуществляющего контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (п.7 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Рис.2

Документы, отвечающие требованиям ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», называются полноценными (доброкачественными).

Если в бухгалтерском документе отсутствует хотя бы одно из законода­тельных требований, он является неполноценным (недоброкачественным).

Неполноценные документы с учетом нарушенных требований можно раз­делить на четыре группы:

-   неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправо­мочным лицом), оформленные на бланках неустановленной формы;

-   отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные опе­рации, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их сто­имости и т.п.);

-   отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись, подложные документы.

Признаки подложенных документов:

-отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их меньшемколичестве, чем отпущено поставщиком;

-отсутствие платежного требования предприятия-поставщика об оплате  стоимости каких-либо материалов;

- несоответствие данных в документах о движении материальных ценнос­тей и товарно-транспортных накладных;

- несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;

- отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельству­ющих о перевозке материалов;

- наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были вприходе, и др.

Сотрудниками правоохранительных и контролирующих органов наиболее тщательной проверке должны подвергаться документы:

а)              имеющие признаки исправлений и подчисток;

б)              представленные заинтересованными лицами;

      в)документы неофициального учета (черновые записи, акты  неофициального снятия остатков, книги черновых отвесов товара и др.);

    г)содержащие информацию, не соответствующую другим данным, собранным по делу.

§ 2. Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот - это последовательность технических операций по составлению, утверждению, исполнению и бухгал­терской обработке документов, т.е. весь процесс движения пер­вичных документов в бухгалтерском учете от их составления до сдачи в архив.

Документооборот регламентируется графиком, который должен быть ут­вержден приказом руководителя организации. Работу по его составлению и контроль за его исполнением организует главный бухгалтер. Указания главно­го бухгалтера, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников предприятия или организации.

Цель графика - установить на предприятии рациональный документоо­борот, т.е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей, а также минимальный срок прохождения каждого первичного документа.

/. Выписка первичных документов в условиях их ручной обработки представляет собой довольно трудоемкий процесс. Производительность тру­да учетных работников может повышаться путем сокращения записей в доку­ментах, применения комбинированных форм документов, автоматизации за­писей хозяйственных операций.

//. Проверка и принятие к учету бухгалтерского документа осуществ­ляется бухгалтерией как в процессе составления документов, так и после их выписки. Данная проверка производится с точки зрения законности оформления операций,  правильности заполнения документов и арифметических расчётов.

В случае обнаружения в документе незаполненных реквизитов и арифме­тических ошибок он не принимается и подлежит возврату для дооформления или переписывания.

///. Бухгалтерская обработка учетного документа и отражение опера­ций на счетах производится в отношении проверенных и принятых докумен­тов. На данном этапе осуществляется проверка правильности таксировки, т.е. умножения количества на цену, проверяется правильность расценок. Цены про­ставляются на основании ценников на материалы, данных о ценах на продук­цию.

На свободном или специально отведенном месте бланка документа запи­сываются коды корреспондирующих счетов и суммы. Бухгалтерские записи обычно делают бухгалтеры, которые ведут учет соответствующих операций: учет материалов, заработной платы и т.д.