Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

В версии 4.0 по сравнению с 3.6 были выделены возможности комплексного анализа  показателей деятельности - Business Analytics на основе OLAP-24 технологий (Online Analytical Processing). Важным элементом версии 4.0 стал также  новый интерфейс системы, выполненный в стиле Microsoft Outlook.

PRPU. Закупки

PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

Список необходимых настроек

Табл. 44 Список необходимых настроек. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

Шаг процесса	Описание настройки	Модуль в системе
PRPU01.02	-	-
PRPU01.03	Настройка единиц измерения	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Покупка -> [Ф] Единицы измерения
PRPU01.04	Настройка шаблонов заявок	[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [П] Настройка -> [Ф] Заявка Журнал Шаблоны

Пример реализации

PRPU01.02 Проверка наличия  товара в справочнике

Описание примера

Необходимо проверить  наличие товара «Модем» в справочнике  товаров

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К] Список

Рис. 15. Список товаров

PRPU01.03 Ввод нового товара  в справочник

Описание примера

Необходимо ввести товар  «Модем» в справочник товаров. По новому товару следует заполнить  следующие поля на форме:

Описание: Модем

Базовая единица измерения: ШТ

Код товарной категории: ПРОЧЕЕ

Код товарной группы: КОМПЛЕКТ

Описание поиска: МОДЕМ

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары

Рис. 16. Карточка товара

PRPU01.04 Подготовка заявки  на товар

Описание примера

В соответствии с внутренней потребностью в товарах возникла потребность в приобретении 20 модемов. В связи с этим необходимо отобразить в системе заявку на приобретение товара.

Следует заполнить следующие поля на форме:

Тип - >Товар

Номер - >  Код созданного товара «Модем»

Количество - > 20

Метод пополнения - > Покупка

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

Рис. 17. Создание заявки

PRPU01.06 Оформление заявки  на товар

Описание примера

Необходимо сформировать заявку на выбранный товар.

Реализация  в системе

Данный шаг поддерживается системой, однако становится доступным  на выполнение лишь тогда, когда будут  определены поставщики, способные выполнить данный заказ.

PRPU02 Выбор поставщиков

Список необходимых настроек

Табл. 45. Список необходимых настроек. PRPU02 Выбор поставщиков

Шаг процесса	Описание настройки	Модуль в системе
PRPU02.01	-	-
PRPU02.02	Настройка индексов Настройка городов Настройка стран	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] Почтовые индексы [М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Поставщики
PRPU02.04	Настройка шаблонов взаимодействия	[М] Администрирование -> [П] Настройка приложения -> [П] Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны
PRPU02.05	-	-
PRPU02.06	Настройка шаблонов взаимодействия	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] План настройки  -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны

Пример реализации

PRPU02.01 Поиск поставщиков

Описание примера

В результате поиска поставщиков, которые производят/продают модемы, в Интернет был найден поставщик  ООО «Цифровые модемы». Необходимо проверить наличие данного поставщика в общем справочнике.

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик - > [К] Список

Рис. 18. Список поставщиков

PRPU02.02 Ввод нового поставщика  в справочник

Описание примера

Необходимо внести информацию о новом поставщике в систему. Для этого следует заполнить следующие поля на форме:

Закладка «Общее»

Название -> Цифровые модемы

Адрес -> ул. Живописная, д.7

Индекс/Город -> 123020/Москва

Код страны –> RU

Телефон -> 3734525

Закладка «Счет»

Общая Бизнес Группа –  ПОСТОТЕЧ

НДС Бизнес Группа – ПОСТОТЕЧ

Поставщик Учетная Группа – РОССИЯ

Код Скидки Счета - П00010 (Код  поставщика)

После этого следует  добавить товар «Модем» в список товаров, предоставляемых поставщиком.

Следует заполнить следующие поля на форме:

Товар Но. -> 70061 (Номер  товара «Модем»)

Поставщик Товар Но. -> М.70.1

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики

Закладка «Общее»

Рис. 19. Карточка поставщика. Закладка «Общее»

Закладка «Счет»

Рис. 20 Карточка поставщика. Закладка «Счет»

Окно «Поставщик Каталог  Товаров»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки -> Товары

Рис. 21 Окно «Поставщик Каталог Товаров»

PRPU02.04 Отправка запроса  в соответствии с заявкой

Описание примера

Необходимо в соответствии с заявкой создать запрос и  отправить его поставщику. Факт отправки запроса необходимо зафиксировать  в системе.

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> Выполнить указание

Перед выполнением этой программы следует заполнить  следующие поля на форме:

Указание - Новое

Принять указание - Да (Поставить  галку)

Поставщик Но. - П00010 (Номер  поставщика «Цифровые модемы»)

Окно «Заявка Журнал»

Рис. 22 Окно «Заявка Журнал»

Далее необходимо найти  в списке заказов заказ, сформированный из заявки.

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список

Рис. 23 Список заказов

И затем распечатать  его.

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать

Рис. 24. Печать заказа

Для фиксации факта отправки заявки необходимо для выбранного поставщика создать контакт.

Необходимо заполнить  следующие поля на форме:

Тип –> Сотрудник

Фирма Но. -> CT000158 (Код  фирмы «Цифровые модемы»)

Код менеджера -> АС

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты

Форма «Контакт Карточка»

Рис. 25 Форма «Контакт Карточка»

Теперь необходимо зафиксировать  сам факт отправки заявки поставщику.

Для этого необходимо ввести следующие поля:

С кем вы взаимодействуете? –> Иванов Иван Иванович

Укажите тип взаимодействия -> П_ОТП_ЗАЯВ

Опишите ваше взаимодействие -> Отправка заявки 03.03.2006

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

Рис. 26 Создание взаимодействия

PRPU02.05 Получение коммерческих  предложений от поставщиков

Описание примера

Необходимо зафиксировать  получение коммерческих предложений  от поставщиков. Для этого нужно  в системе заполнить следующие  поля:

Покупка Поставщик - П00010 (Номер поставщика «Цифровые модемы»)

Тип ->  Товар

Номер -> 70061 (Номер товара «Модем»)

Количество -> 20

Реализация  в системе

Навигация: М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

Рис. 27 Квота

PRPU02.06 Регистрация коммерческих  предложений

Описание примера

Далее необходимо зафиксировать  факт поступления коммерческого предложения в контактах.

Реализация  в системе

Фиксация коммерческого  предложения происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип  взаимодействия» необходимо заполнить  значением «П_КОММ_ПР»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

PRPU03 Оформление и отправка заказа

Список необходимых настроек

Табл. 46 Список необходимых настроек. PRPU03 Оформление и отправка заказа

Шаг процесса	Описание настройки	Модуль в системе
PRPU03.01	-	-
PRPU03.02	-	-
PRPU03.03	-	-
PRPU03.05	Настройка шаблонов взаимодействия	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] План настройки  -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны

Пример реализации

PRPU03.01 Проверка наличия  соглашения с поставщиком

Описание примера

Перед оформлением заказа необходимо проверить наличие соглашения с поставщиком на поставку товаров  для поставщика «Цифровые модемы»

Реализация  в системе

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [Список]

Рис. 28 Список соглашений

PRPU03.02 Оформление или  продление соглашения с поставщиком

Описание примера

Так как с поставщиком  «Цифровые модемы» соглашения заключены  не были, то необходимо в системе зарегистрировать их появление.

Реализация  в системе

Следующие поля подлежат заполнению:

Описание -> Соглашение с поставщиком

Источник Но. -> П00010

Дата начала -> 05.11.06

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения

Рис. 29 Карточка соглашения

PRPU03.03 Оформление заказа

Описание примера

После заключения соглашения нужно приступать к оформлению заказа.

Реализация  в системе

В системе заказ можно  завести тремя способами:

Ручной ввод

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ

Формирование из заявки

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К] Выполнить указания -> [К] Ок

Формирование из коммерческого предложения

[М] Покупка  -> [П] Обработка заказов -> [Ф]  Квоты -> [К] Создать заказ

Рассмотрим формирование заказа из коммерческого предложения.

Рис. 30 Квота на покупку

PRPU03.05 Отправка заказа  поставщику

Описание примера

После создания заказа в системе, его необходимо распечатать и зафиксировать факт отправки.

Реализация  в системе

Для вывода заказа на печать его необходимо найти в общем  списке, а затем отправить на печать.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать

Рис. 31. Вывод заказа на печать

Фиксация коммерческого  предложения происходит аналогично фиксации заявки. Поле «Укажите тип  взаимодействия» необходимо заполнить  значением «П_ЗАК_ОТП»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

Список необходимых настроек

Табл. 47 Список необходимых настроек. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

Шаг процесса	Описание настройки	Модуль в системе
PRPU04.01	Настройка шаблонов взаимодействия	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] План настройки  -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны
PRPU04.02	-	-
PRPU04.04	-	-
PRPU04.05	Настройка типовых журналов	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] Типовые журналы
PRPU04.06	Настройка шаблонов взаимодействия	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] План настройки -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны
PRPU04.07	Настройка шаблонов взаимодействия	[М] Администрирование  -> [П] Настройка приложения -> [П]  Общее -> [Ф] План настройки  -> [Ф] Взаимодействие Шаблоны

Пример реализации

PRPU04.01 Получение счета-фактуры  в соответствии с заказом

Описание в  системе

После согласования всех условий поставки необходимо зафиксировать  в системе факт получения счета-фактуры.

Пример реализации

Для фиксации факта получения  счета-фактуры необходимо в окне контактов создать новое взаимодействие. Поле «Укажите тип взаимодействия» нужно заполнить значением «П_ПОЛ_СФ». В появившемся окне выбрать файл, содержащий полученный счет-фактуру.

Рис. 32 Прикрепление файла

PRPU04.02 Проверка счета-фактуры

Описание в  системе

Теперь надо проверить соответствие между полученным счетом-фактурой с той информацией, которая имеется в системе.

Пример реализации

Для просмотра информации по заказу, содержащейся в системе, необходимо открыть окно заказов.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ

Для просмотра полученного  счета-фактуры необходимо в окне взаимодействий получить прикрепленный  файл.

Рис. 33 Просмотр прикрепленных файлов

После этого сверить  документы.

PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика

Описание примера

При обнаружении несоответствия между счетами необходимо связаться  с поставщиком в внести изменения  в документ.

Пример реализации

В системе необходимо открыть окно заказов и найти  нужный.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ

PRPU04.05 Выполнение обязательств  по оплате заказа

Описание в  системе

После согласования и  внесения, при необходимости, изменений  в заказ, необходимо провести его  учет в системе.

Пример реализации

Существуют несколько  возможностей учета заказа в системе:

• Получить

Отобразить факт получения  приходной накладной

• Учесть счет

Отобразить факт получения  счета-фактуры

• Получить и учесть счет

Оба вышеописанных действия одновременно

В качестве примера выбран третий вариант учета.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ -> [Мн] Учет -> [К] Учет

Рис. 34 Учет заказа

После этого необходимо оплатить заказ.

В форму «Журнал Покупки» вводится следующая информация:

Дата учета -> 26.11.06

Тип документа – Оплата

Тип счета – Поставщик

Счет Но. - П00010 (Номер  поставщика «Цифровые модемы»)

Бал. Тип Счета –  Банковский счет

Бал. Счет Номер – НБМ (Банк Москвы)

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф]Журнал Покупки

Рис. 35 Журнал оплаты покупок

После этого необходимо заполнить поле «Примен. Документ Но.»  Для этого следует выбрать  нужную операцию в появившемся окне «Применить операции поставщика»