Организация закупочной деятельности предприятия и направления ее совершенствования

1. Закупочная логистика – это деятельность по управлению МП в процессе снабжения предприятия МР: сырьем, материалами, комплектующими, товарами. Она занимается организацией всех видов деятельности, связанных с получением МР и услуг от поставщиков: закупку, доставку, приемку, временное хранение МР и др. Снабжение – это важная функция логистики по двум основным причинам:

 

1) от цены и качества МР, своевременности  их поставок зависит эффективность  производственного процесса (отсутствие  брака, сбоев, простоев, низкая  себестоимость), качество ГП и,  в конечном итоге, качество  обслуживания потребителей;

 

2) на снабжение приходится значительная  доля общих расходов предприятия  (в среднем, около 60 %), поэтому  даже небольшие улучшения в  этой области могут принести  существенные выгоды.

 

Таким образом, эффективная организация  снабжения является основой для  повышения эффективности деятельности и конкурентоспособности предприятия.

Можно назвать и другие причины, тесно связанные с логистикой процессов закупок и оказывающие  влияние на экономику предприятий.

 

1. Обеспечение высокой динамикой  материальных и информационных  потоков, укрепление рыночных  позиций предприятия приводит  к снижению расходов, повышению  качества обслуживания клиентов.

 

2. Здания и складские помещения,  транспортные средства, машины и  техническое оборудование, служащее  для передвижения и хранения  материалов, нуждаются в привлечении  большей части основных средств в производственную инфраструктуру логистических процессов сферы закупок.

 

3. Основная численность работников  в подразделениях, связанных с  закупками, выполняет физические  и информационные функции. К  росту издержек хранения приводит  наличие запасов материалов, незавершенной  продукции, товаров и т. п.

 

 

 

 

 

 

2. Технология проведения бизнес процесса закупки

Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих  стадий:

Определение потребности в материале 

• Выбор поставщиков
• Обработка заказов
• Контроль выполнения условий договора
• Поступление материала
• Оприходование материала
• Контроль счетов

Подготовка и  оформление заявки на материал

Определение потребности  в материале включает следующие  этапы:

• Определение потребности в материале.
• Подготовка заявки на материал.
• Оформление заявки на материал.
• Согласование заявки на материал.

Определение потребности  в материале 

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности  в Материале). Определяются базовые  характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое  его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел  закупок в виде заявки на материал.

Подготовка заявки на материал - Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

• Обычная консигнация;
• Производство;
• Поставка третьему лицу;
• Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные  от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки  поставки.

Оформление заявки на материал  - В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

• Обычная консигнация;
• Производство;
• Поставка третьему лицу;
• Перемещение запасов.

Согласование заявки на материал - исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

Выбор поставщиков  состоит из следующих этапов:

• Подготовка списка возможных поставщиков.
• Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
• Выбор поставщиков.

Подготовка списка возможных поставщиков - на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов ,в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал состоит из следующих этапов:

• Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
• Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.
• Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или  возобновление переписки с возможными поставщиками  с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

• Традиционная почта;
• Средства факсимильной связи;
• Электронная почта;
• Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)

Подготовка и  оформление запроса в соответствии с заявкой на материал В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор , требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости , в него вносятся корректировки.

Отправка запроса  на материал оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

• Традиционная почта;
• Факсимильная связь;
• Электронная почта;
• Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Выбор поставщиков состоит из следующих этапов:

• Получение предложений от возможных поставщиков;
• Согласование полученных предложений;
• Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
• Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков  производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Согласование  полученных предложений 

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков  коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим  пояснения или дополнительной информации.

Регистрация получения  предложений 

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков  производится их регистрация в установленном  порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Выбор наиболее подходящих поставщиков На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

Обработка заказов 

• Оформление и отправка заказа;
• Выполнение обязательств по оплате заказа.

Оформление и  отправка заказа

• Подготовка заказа;
• Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;
• Оформление или продление договора с поставщиком;
• Оформление заказа;
• Отправка заказа выбранному поставщику;
• Регистрация отправки заказа.

Подготовка заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:

• Идентификационный номер заказа;
• Дата отправления заказа.
• Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

3. Снабжение - это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Управление снабжением - это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок с целью обеспечения  добавленной ценности для потребителей.

Политика снабжения представляет собой общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения  снабжения предприятия.

Содержание политики снабжения:

• описание организационной структуры подразделения снабжения;
• положение о ценных закупках;
• положение об этике снабженческой деятельности, функции снабжения;
• выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;
• определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;
• решение о заказе;
• установление числа и сроков поставок и наблюдение за ними;
• управление запасами;
• учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Рассмотрим основные принципы, которым  подчиняется определение основных направлений управление снабжением на предприятии:

• планомерность - завоз продукции на основе плановых графиков завоза;
• ритмичность - завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;
• оперативность - осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;
• экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;
• централизация - снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;
• технологичность - использование современных технологий закупок и поставок.

К системе снабжения, как правило, предъявляют следующие требования: