Анализ информации, задействованной в деловых переговорах и приводящей эти переговоры к экономическому эффекту

    В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

    1. Вариационный метод. При подготовке  к сложным переговорам, выясните  следующие вопросы: - в чем заключается  идеальное решение поставленной  проблемы; - от каких аспектов  идеального решения можно отказаться; - в чем следует видеть оптимальное  решение проблемы; - какие аргументы  необходимы для того, чтобы должным  образом отреагировать, на ожидаемое  предположение партнера, обусловленное  несовпадением интересов и их односторонним осуществлением - какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок.

    2. Метод интеграции. Предназначен  для того, чтобы убедить партнера  в необходимости оценивать проблематику  переговоров с учетом общественных  взаимосвязей и вытекающих отсюда  потребностей развития кооперации. Применение этого метода, конечно  же, не гарантирует достижения  соглашения в деталях [2, с. 23].

    3. Метод уравновешивания. При использовании  этого метода учитывайте приведенные  ниже рекомендации.

    - Определите, какие доказательства  и аргументы (факты, результаты  расчетов, статистические данные, цифры  и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять  Ваше предложение.

    - Вы должны на некоторое время  мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его  глазами.

    - Рассмотрите комплекс проблем  с точки зрения ожидаемых от  партнера аргументов «за» и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

    - Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно «настройтесь» на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

    4. Компромиссный метод. Участники  переговоров должны обнаруживать  готовность к компромиссам: в  случае несовпадений интересов  партнера следует добиваться  соглашения поэтапно. При компромиссном  решении согласие достигается  за счет того, что партнеры  после неудавшейся попытки договориться  между собой с учетом новых  соображений частично отходят  от своих требований (от чего-то  отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиции  партнера, необходимо мысленно предвосхитить  возможные последствия компромиссного  решения для осуществления собственных  интересов (прогноз степени риска)  и критически оценить допустимые  пределы уступки. Может случиться, что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя) [4, с. 93].

    Приведенные методы ведения переговоров носят  общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

    Протокольные  мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут  либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи. Деловой протокол охватывает широкое  поле своей деятельности: это организация  встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение  сувенирами, форма одежды, культурная программа и т. п.

    Переговоры  предназначены в основном для  того, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных  предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые  бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и  ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или  напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или  с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать  и применять тактику и технику их ведения [7, с. 61].

    Правила организации и проведения деловых переговоров направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Основной принцип – равноправия и взаимного уважения. Обычно о времени и месте поведения переговоров договариваются заранее, за 3 – 5 дней. Меньший интервал может помешать кому-то из участников, нарушив их планы, больший – снижает надежность договоренности из-за возможных изменений графика каждого участника. Местом проведения обычно является служебное помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто внимательным его отношением к другому участнику встречи (убедиться, что ему удобно время и он не будет испытывать затруднений при поиске места встречи, проявлять гостеприимство в процессе встречи, предоставить более удобное место за столом переговоров, предложить кофе и т.д.) Продолжительность беседы также определяется заранее и регламент должен соблюдаться каждой из сторон. При длительных беседах рекомендуется через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомления [10, с. 57].

    Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором  нет ничего лишнего. Обязательное требование - без телефона, на время беседы мобильные  телефоны отключают; в комнате не должно быть сотрудников, не участвующих  в разговоре. Комнату стараются  красиво оформить, создать положительный  настрой, способствующий взаимопониманию. На столе должно быть все, что может  понадобиться в ходе разговора (бумага для записей и ручка для  каждого у частника, вспомогательные  информационные материалы в достаточном  количестве экземпляров, вода, стаканы  и т.д.) Курение по международным  стандартам в общественных местах не допускается, в нашей деловой  культуре по этому поводу нет определенных правил, хозяин офиса определяет, ставить  или нет на стол пепельницы. Но даже если пепельница есть, это не означает автоматического разрешения курить в помещении.

    Если  ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались  в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных  моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности  в том, что все участники переговоров  отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у  всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут  определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

    При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт  с партнером по переговорам. В  данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах,  позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

    Переговоры  можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые  меры для их реализации; сделаны  определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

    Анализ  итогов переговоров преследует следующие  цели:

    - сравнение целей переговоров  с их результатами;

    - определение мер и действий, вытекающих  из результатов переговоров; 

    - деловые, личные и организационные  выводы для будущих переговоров  или продолжения проводившихся.

    Анализ  итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

    1) Анализ сразу по завершении  переговоров - такой анализ; помогает  оценить ход и результаты переговоров,  обменяться впечатлениями и определить  первоочередные мероприятия, связанные  с итогами переговоров (назначить  исполнителей и определить сроки  выполнения достигнутого соглашения);

    2) Анализ на высшем уровне руководства  организацией - такой анализ результатов  переговоров имеет следующие  цели:

    - обсуждение отчета о результатах  переговоров и выяснение отклонения  от ранее установленных директив;

    - оценка информации об уже принятых  мерах и ответственности;

    - определение обоснованности предложений,  связанных с продолжением переговоров;  получение дополнительной информации  о партнере по переговорам;

    3) индивидуальный анализ деловых  переговоров — это выяснение  ответственного отношения каждого  участника к своим задачам  и организации в целом. Это  критический самоанализ в смысле  контроля и извлечения уроков  из переговоров.

    Предпосылки успешности деловых переговоров  затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и  условий. Прежде всего, партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

    - обе стороны должны иметь интерес  к предмету переговоров; 

    - они должны иметь достаточные  полномочия в принятии окончательных  решений (соответствующее право  на ведение переговоров);

    - партнеры должны иметь достаточную  компетентность, необходимые знания  в отношении предмета переговоров;

    - уметь максимально полно учитывать  субъективные и объективные интересы  другой стороны и идти на  компромиссы;

    - партнеры по переговорам должны  в определенной мере доверять  друг другу [9, c.765]. 

    1.3. Анализ понятий, задействованных  в работе 

    Для лучшего понимания темы работы, проведем анализ основных понятий.

    В основе работы лежит понятие «переговоры». Во многих исследованиях, посвященных анализу переговорного процесса, термин «переговоры» используется для обозначения широкого круга ситуаций, в которых люди пытаются обсудить те или иные проблемы, согласовать какие-либо действия, договориться о чем-либо, решить спорные вопросы. Так, В. Мастенбрук отмечает, что «переговоры – это стиль поведения, с которым мы встречаемся и используем сами каждый день» [1, c.101]. Этот факт свидетельствует о том, что понятие «переговоры» используется не только в привычном смысле - применительно к ситуациям официальных переговоров, но и к различным ситуациям частной жизни.

    Следующее понятие «эффект». В словаре Ожегова  дается такое понятие: «Эффект -  впечатление, производимое кем-нибудь или чем-нибудь на кого-нибудь или же это действие как результат чего-нибудь, следствие чего-нибудь».

    Соединим  эти два понятия и получим  понятие «эффективные переговоры» -  деловое взаимное общение, приведшее  к какому-либо эффекту.

    Экономический эффект — разность между результатами деятельности хозяйствующего субъекта и произведенными для их получения затратами на изменения условий деятельности.

    Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

    Определение «экономический эффект переговоров» состоит  из двух определений: экономический  эффект и переговоры.

    Получаем, что экономический эффект переговоров  – разность между  достигнутыми результатами в  переговорах и  произведенными  на них затратами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. План и программа проведения исследования 

    Чтобы выявить существующий уровень умений и навыков по ведению деловых  переговоров, а так же тактику ведения переговоров, было проведено исследование.