Эффективное управление временем

Одной из важнейших  предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. [8, c. 121]

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Лотар Зайверт  предлагает очень простой и удобный  метод ежедневного итогового  ТМ-контроля (впрочем, метод можно  использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных  задач в течение дня) — так  называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно  лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) —  мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

 Б (безымянный  палец) — близость цели: что  я сегодня сделал и чего  достиг?

 С (средний  палец) — состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

 У (указательный  палец) — услуга, помощь: чем я  сегодня помог другим, чем услужил,  порадовал или «поспособствовал»?

 Б (большой  палец) — бодрость, физическая  форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций? [8, c. 137]

Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Функция «Информация  и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку человек вынужден постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации. Коммуникации — это обмен информацией. Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п. Существует множество рациональных подходов к овладению информацией. [8, c. 149]

Рациональное  чтение помогает лучше справиться с  потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени  и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.

Среди разных видов  деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Парадокс телефона в том, что являясь будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, он является одним из самых распространенных «поглотителей времени».

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим  «поглотителем времени».

В настоящее  время в России одним из известных  специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский. Он по праву считается основоположником российской школы тайм-менеджмента: он проводит семинары и тренинги по данной тематике, а также руководит ТМ-проектами в РАО ЕЭС, “Вимм-Билль-Данн” и в других компаниях.

Г. Архангльский советует построение личной системы управления временем таким образом:

1. Отдых – потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Краткие рекомендации:

— сделайте отдых  в течение дня ритмичным;

— обеспечивайте  максимальное переключение;

— используйте «творческую лень»;

— повысьте эффективность  сна;

— применяйте «микросон» в течение рабочего дня;

— переживайте  момент. [4, c. 54]

2. Мотивация – освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

Краткие рекомендации:

— используйте  «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

— применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

— ежедневно  съедайте минимум одну «лягушку»;

— дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

— поощряйте  себя «промежуточными радостями»;

— заведите таблицу  ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

— попробуйте календарик-пинарик. [4, c. 60]

3. Целеполагание – сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

Краткие рекомендации:

— управляйте своей  «персональной корпорацией» «проактивно»;

— расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько  лет»;

— определите ваши ценности с помощью «мемуарника»;

— сформулируйте  личную миссию в форме эпитафии;

— ищите ваше призвание;

— выявите ключевых областей вашей жизни;

— сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;

— наиболее близкие  и понятные цели сделайте измеримыми. [4, c. 85]

4. Рабочий день – настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Краткие рекомендации:

— выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач  на день;

— при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;

— заведите «стратегическую  картонку» — закладку с ключевыми  долгосрочными целями;

— в плане  дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи;

— делайте список «гибких» задач результато-ориентированным;

— выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте  работу с них;

— при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;

— согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

— запасайтесь  избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану. [4, c. 98]

5. Планирование – организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
6. Приоритеты – научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев - таким образом, всегда находя время на главное.

Краткие рекомендации:

— расширьте  арсенал ваших «стратегий отказа»;

— приучайте  окружающих к твердому «нет»;

— используйте  «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей»;

— «покупайте»  время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

— делегируя  задачи, создавайте их обзор и используйте  активный контроль;

— формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов;

— передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев;

— взвешивайте  ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых. [4, c. 189]

7. Информация – внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

Краткие рекомендации:

— спланируйте  ритм и методы чтения деловой и  другой серьезной литературы;

— отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

— настройте  автофильтрацию электронной почты;

— используйте  папки электронной почты как  инструмент контроля по технике «День  — Неделя»;

— «выращивайте»  порядок в документации методом  ограниченного хаоса;

— заведите творческую картотеку для материализации мыслей;

— организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека;

— выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные  лотки по методу «День — Неделя». [4, c. 174]

8. Поглотители – используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

Краткие рекомендации:

— проведите  сплошной учет вашего времени в течение 2-3 недель;

— сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике;

— планируйте наполнение транспортного времени и времени  командировок;

— имейте сценарии реагирования на случай технических  форс-мажоров.

— применяйте техники  организации совещаний;

— «точите топор», используя для этого любые  «отходы времени». [4, c. 198]

Лотар Й. Зайверт считается ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Германии и Европе. Если для методик Зайверта ключевым словом является «продуктивность», то для методик Глеба Архангельского это скорее «эффективная самореализация». Большое внимание уделено искусству верно определять и ставить цели, отделять первостепенное и вторичное. Есть оригинальные и очень интересные идеи, такие как «поедание лягушек», «календарик-пинарик» и система расстановки приоритетов. [15, c. 20]

Оба известных автора раскрывают две модели тайм-менеджмента: россиская и западная. «Ваше время – в Ваших руках», посвящена, в первую очередь, максимальной самоорганизации, с почти научной точностью. В «Тайм-драйв» большое внимание уделено стимулированию творческого начала, а также фактору самомотивации. Несмотря на то, что книги очень разные, обе практичны и эффективны, каждая по-своему.

Это только малая  часть методов, которые предлагают рассмотренные мной ученые в области  тайм-менеджмента. На самом деле их намного больше. Каждый человек сам определяет чему придерживаться в зависимости от целей, планов, уклада жизни, мировоззрений.

 

ГЛАВА 2. МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

1. Анализ использования собственного временного ресурса

Для того чтобы  всё успеть надо грамотно планировать своё время. На данный период времени я являюсь студенткой Тюменской государственной академии мировой экономики, управления и права. Учёба отнимает много времени и поэтому нужно иметь конкретную цель, чтобы потратить столь огромный период времени (5 лет) на неизвестный результат. Одна из моих целей на среднесрочный период времени – это успешно закончить высшее учебное заведение для того чтобы устроиться на отличную работу с дальнейшими перспективам развития. Также очень люблю разного вида деятельность и, конечно же, отдых.

В таблице 2.1. отвечу на некоторые вопросы, прежде чем приступить к развитию необходимых для эффективного управления временем навыков и привычек.

Таблица 2.1.

Опросник «Как я обычно управляю временем»

1	Я начинаю день с просмотра записей в ежедневнике	Да	Нет
2	Я ежедневно  отвожу большое количество времени  на выполнение поставленных задач	Да	Нет
3	Раз в три  месяца я пересматриваю свои цели/задачи	Да	Нет
4	Я редко работаю  сверхурочно или по выходным	Да	Нет
5	Я передаю работу в любом удобном случае	Да	Нет
6	По моему  мнению, на совещаниях трудно добиться желаемого результата	Да	Нет
7	У меня вредная  привычка тратить время на разговоры  по телефону	Да	Нет
8	Мне трудно бороться с помехами	Да	Нет
9	Мне хотелось бы научиться говорить «нет»	Да	Нет
10	Я часто чувствую себя как белка в колесе	Да	Нет