Применение метода «Непрерывное улучшение» к процессу «Управление документацией» промышленного предприятия

Рисунок 1.7 Состав методических документов

Организация выполняет работы, как правило, в  соответствии с требованиями внешних нормативных документов, состав которых приведен на рисунке 1.8. Эти документы содержат установленные на международном, региональном и/или государственном уровнях требования (нормы) к продукции, процессам ее производства, методам ее испытаний (контроля, измерений, анализа), производственной среде, обеспечению безопасности труда и охраны окружающей среды и др. Требования внешних нормативных документов организация должна неукоснительно выполнять.

Рисунок 1.8 Состав внешних нормативных документов

В соответствии с требованиями внешних нормативных документов организация разрабатывает свои внутренние нормативные и технические документы, составы которых приведены на рисунках 1.9 и 1.10, соответственно.

Рисунок 1.9 Состав внешних нормативных документов

Рисунок 1.10 Состав внутренних и технических документов

По стандарту ИСО 9001:2000 характер документов и степень документированности системы должны отвечать контрактным и законодательным требованиям, потребностям потребителей, а также устраивать саму организацию. При этом документация может быть на любом носителе и в любой форме (не только тексты, но и таблицы, блок-схемы, диаграммы и т.п.) [5].

Каждая организация  устанавливает свой объем требуемой  документации и использование информационных технологий. Это зависит от таких  факторов, как: размер и сложность организации; сложность продуктов и процессов; риск неудовлетворения требований заказчика; компетентности персонала; степени, в которой необходимо демонстрировать соответствие требованиям СМК. Определение необходимого числа документов осуществляется в соответствии с правилом: документов должно быть настолько много, насколько это необходимо и настолько мало, насколько это возможно. Кроме того, необходимо точно соблюдать требования стандарта ISO 9001 [4].

Связь структуры документации с процессами организации приведена на рисунке 1.11.

Рисунок 1.11 Связь структуры документации с процессами организации

На первом уровне структуры документации организации (см. рисунок 11) находятся политика и цели – стартовые, стержневые документы системы. При формулировании политики и постановке целей руководству надо учитывать требования потребителей, других заинтересованных сторон организации и действующего законодательства страны. Организация должна осуществлять свою деятельность, т.е. выполнять все процессы для реализации политики и достижения реальных целей, поставленных руководством и согласованных со всеми сотрудниками.

На этом же уровне (как  рекомендует стандарт ИСО 10013:2001) находится Руководство по качеству – документ, в котором организация описывает всю свою систему менеджмента с указанием области ее применения; детально обосновывает любое исключение; приводит документированные процедуры (или ссылки на них), а также описания и взаимодействия процессов, охватываемых СМК.

Для реализации политики и достижения поставленных целей надо определить цели и критерии оценки (показатели качества) процессов и анализировать эти процессы, идентифицировать несоответствия, находить и устранять причины их появления. Надо повышать результативность процессов с целью удовлетворения потребностей и ожиданий своих внутренних и внешних потребителей и других заинтересованных сторон. Как минимум, надо уметь определять несоответствия и управлять ими, осуществлять корректирующие воздействия, а при необходимости, разрабатывать и выполнять предупреждающие действия. Следовательно, организации надо управлять своими процессами с помощью пяти обязательных документированных процедур СМК: «Управление документацией», «Управление записями», «Управление несоответствующей продукцией», «Корректирующие действия», «Предупреждающие действия». А для управления системой в целом нужна шестая документированная процедура – «Внутренние проверки».

Все эти процедуры – системные документы, способствующие повышению открытости организации, делающие ее прозрачной как для самих сотрудников, так и для всех заинтересованных сторон организации. Результативность работы персонала по этим процедурам свидетельствует о наличии в организации грамотного системного подхода к своей деятельности и ее улучшению. Пронизывая все уровни управления организацией, документы интегрируют различные виды деятельности в единую систему. Применение этих системных документов обеспечивает эффективность всей системы менеджмента организации.

При выполнении, мониторинге, анализе  процессов, а также при управлении ими рождаются записи, в том числе регламентированные документированными процедурами. Поэтому этот вид документов в структуре документации (см. рисунок 11) находится между документацией по управлению на основе качества и документацией по обеспечению качества.

ИСО 9001 не устанавливает требований к оформлению записей и периодичности их ведения. По усмотрению организации они могут вестись как в произвольном виде, так и с использованием специально разработанных форм, с установленной периодичностью или по мере необходимости. Главное, чтобы записи отвечали требованиям своевременности, объективности и полноты, а также сохранности и возможности восстановления [6].

Виды записей приведены  на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 Виды записей

Состав видов записей  приведены на рисунках 1.13-1.15.

Рисунок 1.13 Состав первичных записей

Рисунок 1.14 Результаты анализа первичных записей

Рисунок 1.15 Решения по улучшению процессов, продукции, СМК

Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями – это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон [6]. Большой объем документации СМК требует наличия эффективной системы управления, обеспечивающей точное выполнение всех процессов организации.

1.2 Требования к документации СМК

Большинство отечественных  организаций при создании документов СМК используют много текстовых  описаний. Такие документы, как правило, получаются громоздкими и неудобными для пользователей. Естественно, чем сложнее процесс, тем выше вероятность того, что текстовой документ может оказаться громоздким и затруднительным для восприятия и проверки. Это определяет необходимость поиска более совершенной формы документов, определяющих порядок и правила осуществления процессов. Такой документ должен быть логичным и простым по построению, содержать минимум текстового описания, быть наглядным и понятным для пользователей. С учетом этих требований разработан метод документирования процессов с максимальным использованием графических форм, например карты процесса, содержащей его основные характеристики, и алгоритма процесса, описывающего его течение с сугубо управленческих позиций [7].

Общие требования, предъявляемые  к изложению и оформлению документации СМК, представлены в таблице 1.2 [8].

Для обеспечения  внедрения и облегчения пользования  документами СМК необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразные структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов СМК.

При изложении  документов необходимо соблюдать следующие  требования [9]:

• четкость и логическую последовательность;
• краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;
• использование стандартизованной терминологии;
• использование терминологии, принятой в организации, только при ее отсутствии в нормативных документах внешнего происхождения.

Таблица 1.2

Основные требования, предъявляемые к документации СМК

Требование	Содержание требования
Комплексность	Документация должна охватывать все виды деятельности (процессы), влияющие на качество
Системность	Документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами
Функциональная   полнота	Документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах
Адекватность	Соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000
Полнота	Документация  должна содержать исчерпывающее представление о деятельности, реализуемой в СМК (с поправкой на опыт и квалификацию специалистов института)
Идентифицируемость	Каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ к определенной части системы
Адресность	Документация должна быть адресованной конкретным исполнителям и пользователям, а процесс ее рассылки должен быть документирован
Актуализированностъ	Все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе, а старые версии документов быть изъяты из обращения
Простота	Текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя
Санкционированность	Документация должна иметь согласования (визу), подписи и быть утвержденной. Кроме того, документация должна содержать практически выполнимые требования, при этом нововведения могут потребовать некоторой корректировки сложившейся практики

 

При использовании в  тексте словосочетаний «при необходимости» и «может быть» следует сделать ссылку на документы, в которых эти случаи необходимости и возможности подробно описаны, либо описать их в разрабатываемом документе.

В организации  всем очень важно понять и принять  самое главное: сотрудники (руководство и персонал) должны сами описывать (документировать) свои процессы и разрабатывать документированные процедуры управления (ДПУ). Хорошо описать процессы могут только непосредственные исполнители, хорошие документы могут сделать только те, кто будет ими непосредственно пользоваться.

При описании бизнес-процессов организации или изложении ДПУ необходимо показать, что и как организация в целом, ее подразделения и отдельные исполнители делают для реализации Политики в области качества и как именно выполняют требования МС ИСО 9001:2000, т.е. разработчики должны показать, как они выполняют установленные в настоящее время в организации (в подразделении) процессы и управляют ими с учетом требований МС ИСО 9001, а не то, как надо их выполнять. Поэтому в текстах этих документов не стоит использовать слова: «должен», «следует», «необходимо» и т.п.

При описании бизнес–процессов и изложении ДПУ второго и  третьего уровней в структуре  документации СМК следует акцентировать  внимание на подробном описании действий при возникновении всех возможных «форс-мажорных» (нештатных) ситуаций. Например [9]:

• аварийная остановка оборудования в результате отключения электроэнергии;
• аварийные отказы частей оборудования;
• несанкционированное нарушение установленного порядка выполнения процесса;
• срыв сроков выполнения планов;
• применение несоответствующих требованиям средств измерений и контроля (неповеренных/некалиброванных, с истекшими сроками поверки/калибровки, неисправных и т.п.) при окончательном контроле продукции и т.п.

Необходимость описания этого важного аспекта обусловливается  тем, ради чего, в первую очередь, и создается СМК, – дать уверенность потребителю, что он получит продукцию требуемого ему, потребителю, качества, в нужном ему, потребителю, количестве и в устраивающие его, потребителя, сроки.

Степень детализации при описании процессов увеличивается при переходе с верхних на более низкие уровни в структуре документации СМК (см. рис. 1.2).

При написании процедур необходимо стараться избежать следующих  нежелательных моментов [4]:

• отражения уровня мышления, стиля изложения автора, что иногда делает процедуры трудно читаемыми и воспринимаемыми другими людьми;
• установления четких границ своего подразделения или рабочего места;
• повторения описания деятельности различных людей и подразделений, что создает конфликтные ситуации в производстве, а не разрешает имеющиеся проблемы правильной постановкой вопроса: а почему так происходит.

К основным проблемам, которые может создать неправильное управление документацией, относятся: