Применение метода «Непрерывное улучшение» к процессу «Управление документацией» промышленного предприятия

Немаловажное значение имеет управление внешними документами. Для обеспечения уверенности, что документы внешнего происхождения идентифицируемы, и их хождение контролируемо необходимо иметь систему идентификации, т.е. присвоения инвентарного номера, и контроля использования документов на предприятии. Для чего во многих организациях существуют соответствующие службы, например, Отдел стандартизации. Это делается с целью недопущения хождения в организации устаревших внешних документов и их случайного использования.

Кроме того, документированной  процедурой «Управление документацией» должно быть предусмотрено предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов; применение подходящей для них идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей.

Решение об изъятии из обращения документа принимает менеджер по качеству, если речь идет о руководстве по качеству, процедурах или планах качества, остальные документы изымаются по решению специалиста подразделения – разработчика, о чем выпускается распорядительный документ по предприятию. Копии аннулированного документа изымаются изо всех подразделений и уничтожаются. А оригинал с отметкой, предотвращающей его несанкционированное использование в дальнейшей деятельности предприятия, отправляется на архивное хранение.

1.4 Современные методики реализации принципа  
«Непрерывное улучшение» в управлении документацией СМК

Одной из главных особенностей стандартов ИСО серии 9000:2000 является наличие принципа постоянного улучшения. В стандарте ИСО 9000:2000 приводится определение этого принципа и методология его реализации. В стандарте ИСО 9001:2000 требования относительно постоянного улучшения сформулированы в разделе 4.1, где указано, что организация должна принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов организации. Об этом же говорится и в нескольких подразделах раздела 8. В частности, в подразделе 8.5.1 содержится требование постоянного повышения (улучшения) результативности СМК организации [3].

Идея постоянного улучшения  деловой активности компаний, процессов, качества продукции и СМК активно разрабатывалась, начиная с 50-х годов многими специалистами (Фейгенбаумом, Джураном, Кросби, Демингом, Исикавой, Тагути и др.). Требования постоянного улучшения качества, положенные в основу восьмого принципа менеджмента качества (ISO 9000:2000), подкрепленные процессным подходом и направленные на удовлетворение заинтересованных сторон (в первую очередь потребителя), становятся парадигмой. В настоящее время необходимость постоянного улучшения признана важным средством достижения и сохранения организацией конкурентоспособности. Улучшение должно быть заложено в структуру и характер организации, постоянное улучшение должно стать целью каждого в отдельности и организации в целом [10].

Сейчас во многих странах  очень подробно разрабатываются  практические подходы к реализации идей постоянного улучшения. Очень интересен подход к разработке модели постоянного улучшения Школы бизнеса Портсмутского университета, который учитывает сложившуюся ситуацию в сфере бизнеса Великобритании [10]. Рассмотрим этот подход в сопоставлении с концепцией постоянного улучшения, декларированной в проектах МС ИСО серии 9000:2000.

В проектах стандартов ИСО  серии 9000:2000 постоянно подчеркивается необходимость непрерывного улучшения  СМК. Каковы же основные аспекты постоянного улучшения, приведенные в проектах МС ИСО серии 9000, ИСО 9001, ИСО 9004 версии 2000 г.

В проекте МС ИСО 9000:2000 подчеркивается, что:

1. одним из восьми принципов менеджмента качества, определяющих стратегические цели организации, является постоянное улучшение;
2. успешное функционирование организации может быть результатом внедрения СМК, которая разработана с учетом принципа постоянного улучшения;
3. СМК может обеспечить основу для постоянного улучшения и удовлетворения потребителей;
4. статистические методы могут применяться для определения изменчивости (вариабельности) процессов и их результатов, что является основой для постоянного улучшения СМК.

Назовем наиболее важные положения по постоянному улучшению  в ИСО 9001:2000:

1. высшее руководство должно продемонстрировать свою приверженность к разработке и улучшению СМК (п. 5.1);
2. высшее руководство должно обеспечить, чтобы политика в области качества включала приверженность к выполнению требований и постоянному улучшению (п. 5.3);
3. высшее руководство должно обеспечить планирование качества, которое должно включать постоянное улучшение СМК (п. 5.4.2);
4. результаты анализа СМК руководством должны включать действия, относящиеся к улучшению СМК и ее процессов (п. 5.6.3 );
5. организация должна определять и своевременно обеспечивать необходимые ресурсы для внедрения и улучшения процессов СМК (п. 6.1);
6. организация должна определить, спланировать и внедрить действия по измерению и контролю, необходимые для обеспечения соответствия и достижения улучшений (п. 8.1). Это включает определение потребности в использовании применяемых методов, включая и статистические;
7. организация должна определять, собирать и анализировать соответствующие данные по определению пригодности и результативности СМК и выявлению возможности улучшений (п. 8.4);
8. организация должна способствовать постоянному улучшению СМК путем внедрения политики в области качества, результатов аудиторских проверок, анализа данных, корректирующих и предотвращающих действий и анализа СМК со стороны руководства (п. 8.5.1);
9. рекомендуется применение цикла улучшения (Деминга-Шухарта).

В проекте МС ИСО 9004:2000 наряду с тем, что процесс постоянного  улучшения должен использоваться как инструмент для улучшения внутренней эффективности и результативности, а также для удовлетворения потребителей и других заинтересованных сторон (п. 8.5.4) описана методология постоянного улучшения. В соответствии с этой методологией существуют два фундаментальных подхода к действиям по улучшению:

а) крупные «прорывные» проекты улучшения, ведущие к пересмотру существующих процессов или внедрению новых, обычно осуществляемых многопрофильными (межфункциональными) группами вне обычных операций;

б) пошаговое постоянное улучшение, проводимое обычными рабочими группами в пределах существующих процессов.

Рассмотрев основные положения по постоянному улучшению СМК в рамках проектов МС ИСО серии 9000:2000, обратимся теперь к модели постоянного улучшения Школы бизнеса Портсмутского университета.

Для разработки модели в  университете Портсмута были проведены  исследования проблем, связанных с постоянным улучшением, и выполнено тщательное обследование 18 организаций с целью изучения эффективности практики создания условий для проведения и сохранения улучшения. Организации выбирались из числа тех, которые демонстрируют активный подход к улучшению качества и используют либо самооценку, либо активно применяют инструменты качества.

Модель основывается на следующих десяти ключевых критериях, которые являются важным фундаментом, необходимым для создания и поддержания постоянного улучшения [10]:

• конкретные обязательства высшего руководства и его активное участие в деятельности организации, в том числе в области постоянного улучшения;
• эффективное руководство и конкретные обязательства, демонстрируемые руководителями на всех уровнях;
• нацеленность на потребности заинтересованных сторон;
• объединение деятельности по постоянному улучшению в стратегические цели во всей организации, за ее пределами и на всех уровнях;
• установление культуры для постоянного улучшения, способствующей новаторству и творчеству;
• нацеленность на процессы, особенно на процессы, критические для качества;
• нацеленность на работу с персоналом по четырем направлениям: участие персонала в работе по постоянному улучшению, делегирование полномочий, групповая работа и создание групп по постоянному улучшению, обучение и повышение квалификации;
• стандартизация достижений в рамках документированной СМК;
• создание системы измерений и обратной связи;
• извлечение уроков из результата постоянного улучшения.

Сравнивая модель постоянного  улучшения Школы бизнеса Портсмутского университета с восьмью принципами менеджмента качества (ISO 9000:2000), можно сделать вывод об общности подходов портсмутской модели и СМК. При этом очевидно, что не только шестой, но и остальные семь принципов менеджмента качества непосредственно влияют на постоянное улучшение.

Особая роль в достижении постоянного улучшения может  быть отведена седьмому принципу – принципу принятия решения на основе анализа данных, который декларирует, в том числе, необходимость широкого применения методов инжиниринга качества.

В соответствии с проектом МС ИСО 9004:2000, улучшение СМК может  быть выполнено с помощью двух подходов, методы их реализации могут  быть следующими:

1) подход стратегического  прорыва в улучшении качества, так называемый «Kayrio», может быть реализован на основе реинжиниринга бизнес-процессов (Reengineering) с предшествующим бенчмаркингом (Bench-mar-king);

2) подход, основанный  на постепенном улучшении качества, так называемый «Kaizen», в узком смысле может быть решен с использованием традиционных методов инжиниринга качества.

Рисунок 1.19 Условия, необходимые  для проведения  
постоянного улучшения

Существует множество  подходов, реализующих идеи инжиниринга  качества, среди которых можно выделить (перечень далеко неполный): методы Тагути, структурирование функций качества (Quality Function Deployment (QFD), «Шесть сигм» («Six Sigma») и аппарат индексов пригодности и воспроизводимости; статистические методы контроля и управления качеством (Statistical Quality Control (SQC), в том числе семь простых и семь новых инструментов качества (ИСО/ТО 10017, QS-9000), анализ видов и последствий отказов (FMEA) и др. Особое место в инжиниринге качества занимают методы Тагути, которые могут обеспечить эффективное повышение качества продукции и процессов.

Парадигма постоянного  улучшения, декларируемая проектами  МС ИСО серии 9000:2000, обязывает организации, внедряющие СМК по стандарту ИСО 9001:2000, проводить мероприятия по постоянному улучшению продукции, процессов, систем. Известный треугольник Джойнера иллюстрирует условия успешного движения вперед в области качества по Демингу, а именно:

1. научный подход;
2. вовлеченность всего персонала (все – одна команда);
3. воспитание в себе приверженности (одержимости) к качеству. Для российской специфики треугольник Джойнера можно дополнить четвертым условием;
4. выделение достаточных ресурсов для развития организации, ее материальной базы (рис. 1.20).

В настоящее время практика функционирования СМК на базе ИСО 9001:2000 показывает необходимость обязательного внедрения методов постоянного улучшения. Различные подходы и методы инжиниринга качества могут способствовать решению проблемы постоянного улучшения, но только при реальном использовании всех восьми принципов менеджмента качества как методологической основы построения эффективной и результативной СМК.

Рассмотрев основные типы документации СМК, изучив требования к изложению и управлению документами и определив, что наиболее простым, но достаточно эффективным подходом к постоянному улучшению, является метод Kaizen, применим его для процесса управления документацией. С этой целью проведем оценку деятельности предприятия, которая позволит определить наиболее эффективные подходы к повышению результативности процесса «Управление документацией».

Рисунок 1.20 Схема реализации процесса постоянного улучшения

заключение

В процессе выполнения дипломной работы были решены следующие  задачи:

• изучены основные типы документов СМК и требования к ним;
• проведен анализ требований стандартов ИСО серии 9000 применительно к процессу управления документацией;
• рассмотрены современные методики реализации принципа  «Непрерывное улучшение» в управлении документацией СМК с целью выбора наиболее эффективного подхода к его реализации;
• изучены документы, касающиеся деятельности предприятия, а именно, рассмотрели организационную структуру управления предприятием, политику в области качества, цели в области качества и другую документацию СМ<span class="dash041e_0431_0