Информационные технологии для развития организации

     Несколько перефразируя выводы А.А. Богданова, касающиеся понимания Вселенной, можно сказать, что организация «выступает перед нами как беспредельно развертывающаяся ткань форм разных типов и ступеней организованности - от неизвестных нам элементов эфира до человеческих коллективов и звездных систем. Все эти формы - в их взаимных сплетениях и взаимной борьбе, в их постоянных изменениях - образуют мировой организационный процесс, неограниченно дробящийся в своих частях, непрерывный и неразрывный в своем целом» [1, кн. 1, с.73].

     Именно  организационное творчество природы  и сознательная организационная деятельность человека, подвергнутые глубокому, всестороннему исследованию и преломлению через призму организационного опыта и составляют суть теории организации, определяют ее собственное место и роль в системе человеческих знаний. 

 

      2 Информационная технология управления

     2.1 Характеристика и назначение информационной технологии и управленческой информации

     Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

     - Информационная технология управления  идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

     - Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

     - оценка планируемого состояния объекта управления;

     - оценка отклонений от планируемого  состояния;

     - выявление причин отклонений;

     - анализ возможных решений и  действий. [26]

     Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов. *Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

     Специальные отчеты создаются по запросам управленцев  или когда в компании произошло  что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

     В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы  и представлены в виде промежуточных  и окончательных итогов по отдельным полям.

     Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

     Чрезвычайные  отчеты содержат данные исключительно (чрезвычайного) характера. [5]

       Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления, но отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

     - отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло

     - сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

     - все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

     - в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.

     Основными компонентами является

     Входная информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется  в виде управленческих отчетов в  удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

     1) данных, накапливаемых на основе  оценки операций, проводимых фирмой;

     2) планов, стандартов, бюджетов и других  нормативных документов, определяющих  планируемое состояние объекта  управления (подразделения фирмы).

     Для обеспечения требуемого качества управления используемый информационный процесс  должен обладать следующими характеристиками:

     - полнотой и качеством информации;

     - ценностью и полезностью информации;

     - достоверностью и точностью информации;

     - актуальность информации, зависящей  от ее возраста;

     - плотностью информации;

     - оперативностью и доступностью  информации;

     - частотой использования определенных  видов информации.

     Достижение  требуемых значений указанных характеристик  может быть достигнуто благодаря:

     - упорядочению системы делопроизводства  по  всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации и комплексирования документов делопроизводства;

     - повышению удельного веса аналитической  и творческой работы в аппарате  управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных  работников, при использовании средств вычислительной техники;

     - сокращению трудозатрат на информационную  работу, ускорению переходных процессов  и повышению качества управленческих  решений;

     - разработке и внедрению методических  документов, содержащих описание  технологии и организации работ  должностных лиц с рациональным  уровнем агрегирования информации  по ее предназначению и конечным  результатам;

     - совершенствованию системы контроля  над исполнением планово – управленческой документации;

     - повышению качества технадзора;

     - организации автоматизированных  рабочих мест (АРМ) и  повышению обеспеченности техническими средствами (в первую очередь, персональными ЭВМ и локальными вычислительными сетями) для решения трудоемких  расчетных   и информационных задач.

     Требования к информации в процессе управления: информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

     1. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

     2. Достоверность и точность информации, Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений — она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

     3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации и т. п.). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического: интереса.

     4. Полнота информации. В распоряжение  руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

     5. Полезность. Для принятия решения необходима  определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

     6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т. д. Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации — способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.[27]

     Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а другому - мало или ничего. Одним словом, “информировать” в понимании теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются как синонимы

     2.2 Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме

     При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

     Первая  концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

     Основной  недостаток такой стратегии - необходимость  непрерывных изменений формы  представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение “вязнет” на различных этапах информационной технологии. 

     К достоинствам стратегии можно отнести  минимальные степень риска и затраты,

     Вторая  концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

     Данная  стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры  фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

           К основным ее недостаткам  следует отнести: