Виды и роль документации, применяемой в системах менеджмента качеством

Каждая организация определяет объем необходимой документации и средства, которые предстоит  использовать. Это зависит от таких  факторов, как: размер и сложность  организации; сложность продукции  и процессов; риск не выполнить требования потребителей; компетентность персонала; пределы, до которых необходимо демонстрировать  соответствие требованиям системы  менеджмента качества.

Рис.  1.  Структура документов системы менеджмента качества.

Рассмотрим документацию системы менеджмента качества более подробно. Все составляющие документации СМК, обычно, представляют в виде пирамиды из 5 уровней и её «фундамента» (Рис.1).

Уровень 1,2

Сначала на основе заявленной Политики в области качества готовится  документ под названием "Руководство  по качеству" (РК). В руководстве определены политика в области качества, организационная структура предприятия, функциональная схема системы менеджмента качества, а также описаны процессы, даны ссылки на применяемые нормативные документы и приложения.

  Уровень 3

Следующий уровень документов называется "Общесистемные документированные  процедуры"(ДП). В них даны детальные  описания обязательных и важнейших  процессов, декларированы полномочия и ответственность. Документированные  процедуры  описывают процессы общие  для всей организации. Требуемые  в стандарте обязательные процедуры  представляют собой утвержденные документы, описывающие, как организация выполняет  действия, относящиеся к следующим  пунктам стандарта:

• управление документацией (4.2.3);
• управления записями (или отчетами) по качеству (4.2.4) ;
• внутренний аудит (8.2.2);
• управление несоответствующей продукцией (контроль за продукцией, несоответствующей требованиям)(8.3);
• корректирующие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения)(8.5.2);
• предупреждающие действия (действия предпринимаемые организацией в целях устранения причин потенциальных (возможных) несоответствий для предупреждения их появления) (8.5.3).

Уровень 4

Документы следующего уровня описывают правила эффективного планирования и реализации процессов  и управления ими - рабочие инструкции (РИ). Они определяют и регулируют вопросы рабочих процессов, закладывают рабочие и контрольные параметры, описывают необходимые документы и порядок составления записей по качеству, насколько это требуется.

Уровень 5

Документы следующего уровня - записи, подтверждающие качество. Состав и структура записей и отчетов  по качеству, которые приводятся в  документированных процедурах, должны фиксироваться в соответствующем  документе (реестре или перечне  записей) с указанием процессов, в которых они используются. Отчеты создаются в результате процедур обработки накопленных записей.

В состав документов системы  менеджмента качества входят записи о результатах деятельности.

Все записи делятся на:

• записи об анализе со стороны руководства;
• записи об образовании, подготовке навыках и опыте;
• записи о процессах жизненного цикла продукции и соответствия продукции требованиям;
• записи о результатах анализа контракта и последующих действиях, вытекающих из анализа;
• записи о результатах анализа входных данных, относящихся к требованиям к продукции;
• записи по оценке поставщиков;
• записи о качестве закупленной продукции;
• записи по идентификации и прослеживаемости;
• записи о поверке и ремонте измерительного оборудования;
• записи о внутренних и внешних аудитах;
• записи о контроле и испытаниях продукции;
• записи об управлении несоответствующей продукцией;
• записи о корректирующих и предупреждающих действиях;
• записи о техническом обслуживании и ремонте оборудования;
• записи о точности технологического оборудования.

Управление регистрацией записей о качестве предусматривает  идентификацию, сбор, заполнение, хранение и ведения зарегистрированных данных.

«Фундамент»

Необходимое условие существования  «нашей» пирамиды является документы  для обеспечения планирования, осуществления  и управления процессами, а так  же соблюдение законодательной и  нормативной база.

Законодательная и нормативная  документация накладывает определенные требования, в соответствие с которыми создается вся документация СМК (Федеральные конституционные законы, Кодексы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, ФЗ «О техническом регулировании» и др.).

Документы для обеспечения  планирования, осуществления и управления процессами (положения о структурных  подразделениях, должностные инструкции, нормативные и другие документы, которые необходимы  для  осуществления  деятельности).

 

 

 

 

4. Роль документации в СМК

 

Любая организация имеет организационную структуру. Для выполнения своих процессов и руководители, и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации: правовые, организационно-распорядительные, планово-финансовые, внешние нормативные, внутренние нормативные, технические. Однако в большинстве случаев все документы разрозненны и не образуют единой системы. В соответствии с требованиями ИСО весь объем документации должен быть определенным образом структурированным, давать четкое представление о системе в целом и о каждом элемента структуры, иметь четкие связи между элементами.

Одна из главных задач  системы менеджмента качества –  упорядочить, т.е. систематизировать  и классифицировать уже имеющиеся  документы. Документы различных уровней являются лишь перечнем документов, на основании которых работает организация. Чтобы весь перечень документов заработал на выполнение стратегических задач, должен быть системный подхода в управлении документами.

В предлагаемой структуре  документации СМК согласно стандартов ИСО серии 9000, все системные документы объединены в верхний управляющий уровень и составляют документацию по управлению на основе качества - политика, цели и руководство по качеству; документированные процедуры управления процессами, выполняемыми на стратегическом уровне; документированные процедуры управления подпроцессами, выполняемыми подразделениями; рабочие инструкции исполнителей.

Наличие системы менеджмента  качества должно является одним из обязательных требований в организации. А управление документацией является основой СМК, без чего невозможно построить эффективную систему менеджмента всей организацией.

Заключение

 

Наличие в организации  функционирующей системы менеджмента  качества и соответствие этой системы  требованиям государственных и  международных стандартов могут  быть доказаны лишь в том случае, если система представлена в документированном  виде.

Основные выводы:

1. Документация СМК состоит из 6 основных видов.
2. Документация СМК строится по иерархическому принципу с использованием системы межуровневых ссылок  и имеет 6 уровней.
3. Главная роль документации выражается решением следующих задач:

• достижение требуемого качества;
• оценивание систем качества;
• улучшение качества;
• поддержание улучшений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
2. ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
3. ISO/TR 10013:2007 Руководство по документированию системы менеджмента качества.
4. Мишин В.М. Управление качеством: Учебник. - 2009. ЮНИТИ-ДАНА.
5. Окрепилов В.В. Управление качеством: Учебник для вузов, 2-е изд., доп. и перераб.- М.: ОАО "Изд-во Экономика", 2009. - 639 с.
6. Аристов О.В. Управление качеством: уч.- М.: ИНФРА-М, 2009. – 238 с.
7. Логанина В. И. Системы качества: учеб. пособие - М.: Книжный Дом Университет, 2008. - 358 с