Коммуникации в современной фирме: сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Сибирский государственный  технологический университет»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

Тема: «Коммуникации в современной  фирме: сущность, элементы и этапы  коммуникационного процесса» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель

Белокопытов Ю.Н.

 

Выполнил

студент 2 курса ХТФ ЗДО

спец. 0621С, группа 2

Лидер В.Е.

 

 

 

 

 

 

Красноярск, 2012

 

 

Содержание 

 

Введение…………………………………………………..………………….3

1. Сущность коммуникационных процессов. Элементы и

этапы коммуникационного  процесса ……………………………….……...4

2. Внутрифирменные коммуникации…………………………..……….......8

3. Коммуникации между организацией и внешней средой…………........10

4. Формы коммуникаций в организации………………………………......11

5. Качество коммуникаций и эффективность управления ………………13

6. Совершенствование коммуникаций в организации……………………14

Заключение…………………………………………………………………..18

Список использованных источников…………………………………....…19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Значение информации и  коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии и результатами научных исследований.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Коммуникации оказывают  огромное влияние на эффективность  управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении.

Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с  подчиненным, подчиненные друг с  другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностные коммуникации, возможно, являются лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Объект: роль коммуникаций в современной организации.

 

Предмет: сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса в организации.

Целью данной работы является изучение сущности, элементов  и этапов коммуникационного процесса в организации.

Основными задачами работы является:

- Выявить сущность коммуникаций

- Сформировать основные этапы коммуникационного процесса

- Совершенствование коммуникаций в организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность  коммуникационных процессов. Элементы  и этапы коммуникационного процесса

 

«Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация  и информация различные, но связанные  между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это что передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.»¹

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях этого процесса.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
2. сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;
3. канал, средство передачи информации;
4. получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

«При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен, или полностью утрачен.

 

Указанные этапы  таковы:

1. зарождение идеи;
2. кодирование и выбор канала;
3. передача сообщения;
4. декодирование (интерпретация) сообщения;
5. обратная связь;
6. помехи  или шум.»²

Проанализируем  эти этапы.

1. Зарождение идеи

Обмен информацией  начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Лозунг этапа - «не начинайте говорить, не начав думать».

Чтобы осуществить  обмен информацией эффективно, необходимо принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

2. Кодирование и выбор канала

Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы кодовых знаков. Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности  отправителя кодировать передаваемую идею. Система кодирования должна быть известна получателю.

В качестве системы  кодовых знаков могут выступать:

• речевые системы, в основе которых лежит устная речь;
• системы письма;
• знаки телодвижений;
• язык жестов;
• видеосистемы;
• звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

В результате кодирования формируется обращение. Смысл обращения представляет собой принадлежащую отправителю идею. При этом отправитель рассчитывает, что обращение воспримется адекватно заложенному в него смыслу.

Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования.

      Наиболее известные каналы —  речь и письменные материалы,  электронные средства связи, включая  компьютерные сети, электронную  почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, то обмен информацией будет малоэффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости серьезных нарушений мер безопасности. Сообщить это лучше официальным письмом или на совещании, а не во время беседы за чашкой кофе.

      Выбор средства сообщения не  должен ограничиваться единственным  каналом. Часто желательно использовать  два или большее число средств  коммуникации в сочетании. При  этом необходимо установить последовательность и интервалы передачи информации этими средствами. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем использование одного из этих средств.

3. Передача

На третьем  этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. Однако, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

4. Декодирование

Для того чтобы  процесс коммуникации был завершен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован таким образом, чтобы  быть приемлемым для получателя. Каждый принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем тщательнее декодируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

5. Обратная связь

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит чepeз bce этапы пpoцecca обмена информацией для передачи cвoeгo oткликa нaчaльнoмy oтпpaвитeлю. Обpaтнaя cвязь мoжeт cпocoбcтвoвaть знaчитeльнoмy пoвышeнию эффeктивнocти oбмeнa yпpaвлeнчecкoй инфopмaциeй.

Двусторонний обмен информацией хотя и пpoтeкaeт медленнее, но бoлee точен и повышает yвepeннocть в пpaвильнocти интepпpeтaции cooбщeний. Обратная связь пoвышaeт шaнcы нa эффeктивный oбмeн инфopмaциeй, пoзвoляя oбeим cтopoнaм ycтpaнять пoмexи.

6. Помехи

На языке  теории коммуникации помехами называют все, что искажает смысл. Источниками  помех, могут стать язык (вербальный либо невербальный), различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, различия в статусе менеджеров и подчиненных и т.д.

Определенные  помехи есть всегда, и некоторое  искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и  передать сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента это приводит к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации.

Коммуникации  важны для руководителей по следующим  причинам:

1. руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

 

 

 

2. Внутрифирменные коммуникации

 

Система внутренних коммуникаций – это  совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между сотрудниками.

Существует  несколько видов коммуникаций внутри организации:

1. Межуровневые коммуникации в организациях

Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней  на низшие. Таким образом, подчиненным  уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.