Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

     - Введення текстів резолюцій, включаючи повторні, і призначення виконавців по них.

     - Напрямок резолюцій і документів  на робочі місця користувачів-виконавців.

     - Пересилання звітів виконавців  по документі відповідальним  виконавцям і/чи авторам резолюцій.

     - Реєстрація руху документів (документообігу) усередині організації, включаючи  переміщення паперових оригіналів  і паперових копій документів  і відповідних резолюцій, звіти  про виконання, узгодження (візування)  документів.

     - Здійснення контролю за своєчасним  виконанням доручень, звертань установ,  організацій, резолюцій і вказівок  керівництва; перевірка правильності  і своєчасності виконання документів.

     - Об'єднання і групування документів, зареєстрованих у системі діловодства,  по різних ознаках.

     - Виконання пошуку по сукупності  реквізитів реєстраційних карток  і резолюцій з метою здійснення  функцій контролю виконання документів  і резолюцій і ведення довідково-аналітичної  роботи.

     - Введення зведень про відправлення вихідних документів адресатам зі створенням реєстрів розсилання документів.

     - Одержання відповідно до діючих  правил і інструкціям інформаційних  матеріалів, зведень, звітів для  надання керівництву.

     - Одержання і посилання на друк статистичних довідок і звітів, а також реєстраційних карток для забезпечення сумісності з традиційної ("паперової") технологією діловодства.

     - Збереження електронних образів  документів.

     - Списання документів у справу  відповідно до  прийнятого в  організації номенклатурою справ  і при необхідності витяг їх  зі справи.

     - Протоколювання роботи користувача  із системою, включаючи роботу  з реєстраційними картками і  резолюціями.

     В останній версії системи підтримується  доступ до документів за допомогою  Іnternet-технологии.

     Система LanDocs (фірма АТ "Ланіт")

     Система LanDocs призначена для автоматизації  процесів керування документами, документообігом  і діловодством на підприємствах  і в організаціях різного профілю  і масштабу. Система LanDocs реалізована  як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу і діловодства. Настроювання системи на конкретні умови експлуатації здійснюються модифікацією параметрів CASE-моделей без зміни програмного  коду. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне  забезпечення, документація, навчання користувачів) чи як відкритий до розвитку варіант (базовий набір CASE-моделей, спеціалізований бібліотека діалогових елементів, CASE-технологія адаптації  і підтримки, навчання користувачів, розроблювачів і фахівців групи  підтримки).

     Основні переваги системи:

     - висока функціональність: введення, реєстрація, розсилання, відправлення завдань, контроль;

     - адаптивність: настроювання на конкретні  умови за допомогою CASE-моделей;

     - відповідність стандартам;

     - відкритість: легко інтегрується  з офісними додатками і корпоративними  БД;

     - приступність і легкість освоєння  кінцевими користувачами.

     Програмний  комплекс LanDocs дозволяє реалізувати  в автоматизованому режимі наступні операції по роботі з документами:

     - Реєстрація вхідних, внутрішніх  і вихідних документів з використанням  механізму реєстраційних карток. Система зберігає документи, створені  різноманітними додатками у виді  файлів текстів, таблиць, зображень,  звуку і т.д. При відкритті  користувачем документа здійснюється  інтегрований виклик відповідного  додатка.

     - Розсилання документів, завдань,  доручень як одному користувачу,  так і за списком.

     - Збереження змісту документів (файлів, створених зовнішніми додатками  у виді текстів, таблиць, зображень,  звуку і т.д.).

     - Контроль за проходженням і  виконанням документів і доручень. Система LanDocs забезпечує контроль  за виконанням документів і  завдань виконавцями, надає можливість  відслідковувати рух кожного  документа по виконавцях. Контроль  версій документа здійснюється  за допомогою механізму контрольних  карток. Усі дані про зареєстровані  документи і хід їхні виконання  можуть бути видрукувані у  виді звітів.

     - Пошук документів з можливістю  збереження пошукових запитів,  перегляд і редагування документів.

     - Підтримка декількох версій одного  документа.

     - Сканування паперових документів  і розпізнавання текстів (OCR).

     - Інтегрований виклик офісних  додатків для перегляду, редагування  і печатки документів.

     - Організація архівації документів.

     - Гнучке настроювання на адміністративну  ієрархію організації і тематичну  структуру документарного фонду.

     - Регламентація прав доступу користувачів  до документів і функцій системи.

     Система "Золушка"(НТЦ "Інститут розвитку Москви")

     Програмно-технологічний  комплекс "Золушка-Wіn. Електронна канцелярія" складається з трьох функціональних компонентів програмних систем.

     "Службова  кореспонденція" характеризується  великим обсягом переписування  по предметі документа, тобто  великою кількістю відповідей, повторних  документів, супровідних листів, у  кожного з який установлюється  свій термін виконання і свій  виконавець.

     "Рішення  і розпорядження" відрізняються  від службової кореспонденції  тим, що на контроль ставиться  не вага документу в цілому, а окремі його пункти, переписування і контроль ведеться по кожному з них окремо .

     "Листа  громадян" характеризуються тим,  що сполучним початком пакета  листів є адресат - відправник, навіть у тому випадку, якщо  він пише по різних питаннях.

     Система "Золушка-Wіn. Службова кореспонденція" призначена для автоматизації реєстрації документів, їхньої обробки і контролю виконання. Система забезпечує:

     - реєстрацію вихідної і вхідної  пошти в стандартній багаторівневій  картці;

     - реєстрацію супровідних документів, прикріплених до основного документа;

     - реєстрацію повторних і вторинних  документів (наприклад, відповідей);

     - контроль виконавської дисципліни  по заданому інтервалі часу  і по виконавцях;

     - видачу нагадувань про контрольні  документи і терміни їхнього  виконання;

     - підготовку довідок, зведень і  списків по всьому обсязі документів, по тематичних рубриках і т.д. ;

     - пошук будь-якого документа (у  тому числі відповіді і повторного) по будь-якому відомому  чи  атрибуті набору атрибутів, у  тому числі і контекстний пошук  по змісту (назві) документа. Історія  питання може бути сформована  у виді деревоподібної графічної  схеми історії обробки питання  (схема первинних, повторних і  вторинних документів по даному  питанню, включаючи даний документ);

     - формування історії руху документів;

     - організацію доступу до електронних  копій документів;

     - поділ прав доступу між виконавцями  і підрозділами при реєстрації  і контролі виконання документів.

     Система "Євфрат"(фірма "Cognіtіve Technologіes") (мал.4 )

     

     Мал. 4 Зовнішній вигляд системи автоматизації діловодства і документообігу "Євфрат" 

     Система керування документами "Євфрат" дозволяє автоматизувати основні функції  процесів діловодства на підприємствах  і в організаціях. Серед них  можна виділити наступні функції:

     - Реєстрація документів по шаблонах  реквізитів, виконаним відповідно  до  діючого нормативними матеріалами.

     - Контроль виконання документів.

     - Передача документів у додатки  для редагування, печатки, відправлення  по електронній пошті й ін.

     - Архівне збереження документів  і їхніх графічних образів,  отриманих шляхом сканування.

     - Пошук документів по їхньому  змісті і набору реквізитів.

     - Пересилання документів  чи адресатам  виконавцям через чи факс висновок  на друкувальний пристрій для  передачі паперового документа.

     - Інтеграція із системами створення  (текстовий редактор Word, система  розпізнавання CuneіForm) і перегляду  документів (програми-навігатори мережі  Інтернет).

     В даний час фірмою розроблені і  поширюються наступні версії системи:

     - "Євфрат" - персональний електронний  архів власних документів, що  містяться на робочому місці  користувача;

     - "Євфрат@SOHO" - система представлення,  збереження і пошуку документів, отриманих з різних джерел, у  тому числі за допомогою електронної  пошти і з мережі Інтернет. Система призначена для установки  в офісах малих фірм, домашніх  офісах, а також для користувачів, що працюють у режимі вилученого  доступу. У системі "Євфрат@SOHO" не передбачений ряд функцій  діловодства, зокрема  відсутня можливість контролю виконання документів;

     -  "Євфрат" - система автоматизації  діловодства на підприємствах  і в організаціях різних форм  власності.

     Комплекс PowerDOCS(компанія "Звістка АТ")

     PowerDOCS - інтегрований комплекс автоматизації  діловодства і документообігу  підприємств і організацій. В  основі рішення, пропонованого  компанією "Звістка", лежить  сполучення програмних продуктів  - системи керування документами  DOCS Open, системи гнучкої маршрутизації  документів і завдань з контролем  їхнього виконання WorkRoute ІІ, а  також системи для роботи з  образами паперових документів Deltaіmage.

     DOCS Open - корпоративна система керування  документами, що забезпечує створення,  перегляд, систематизацію, збереження, супровід і захист корпоративних  інформаційних архівів довільного  рівня складності і розмірів. DOCS Open дозволяє організувати єдине  віртуальне сховище даних будь-яких  типів. Система забезпечує конфіденційність  збереження даних.

     WorkRoute ІІ - система автоматизації ділових  процесів. Основне призначення системи  - створення електронних моделей  ділових процесів (карт бізнесів-функцій), що автоматизують формування, активізацію  і контроль виконання виробничих  завдань. WorkRoute ІІ дозволяє вказати  послідовні і рівнобіжні маршрути  проходження документів по підрозділах  і окремих виконавцях, а також  забезпечити учасників процесу  необхідними матеріалами з дотриманням  прав доступу до інформації  й у реальному часі проводити  аналіз стану робіт.

     Модуль Deltaіmage забезпечує роботу з зображеннями, сканування документів, збереження їх у багатосторінковому форматі, перегляд, пошарове нанесення на зображенні інформації позначок і доручень.