Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

align="justify">     Об'єкти представлені користувачу на трьох  рівнях.

     1. Інструменти: сміттєвий кошик,  годинник, калькулятор, ежедневник  і т.д.  Ці об'єкти роблять  використовувані офісні засоби  доступними безпосередньо на  екрані.

     2. Базові об'єкти - фрагменти даних,  до яких підключені прикладні  програми. Ними можуть бути текст,  графіка, електронні таблиці і  т.п.  чи сполучення цих елементів.  Такі об'єкти доступні на екрані  за допомогою миші. Обробні їхні  додатки викликаються автоматично.  Набір базових об'єктів:

     - адресна книга;

     - зображення крапковою графікою;

     - календар;

     - база даних;

     - упорядкований список;

     - зображення векторною графікою;

     - документ у зверстаному виді;

     - блокнот для записів;

     - демонстраційна графіка;

     - система планування і керування;

     - інструмент пошуку;

     - електронна таблиця;

     - текстовий документ.

     3. Складені об'єкти - вікна, що містять  об'єкти. LіnkWorks дозволяє користувачу  поміщати будь-які об'єкти в  таке вікно для швидкої передачі  даних з однієї робочої області  в іншу. Набір складених об'єктів:

     - шафа з об'єктами;

     - секція картотечних "шухляд";

     - папка з об'єктами;

     - роздягнув об'єктів по тематиці;

     - набір супровідних об'єктів.

     Набір об'єктів і необхідне для їхнього  створення й обробки програмне  забезпечення визначаються конкретними  задачами.

     Система Staffware(компанія "Staffware PLS")

     Концепція системи Staffwаre передбачає рух документа  по визначеним для нього маршрутам. Самі маршрути описуються за допомогою  бізнесів-функцій. Бізнес-функція складається  з кроків, для кожного з який задаються мету, вихідні дані і  порядок дій користувача. Кроки  бувають нормальними, автоматичними  і подіями. Нормальні кроки визначають організацію взаємодії з користувачем, екранні форми. Автоматичні кроки  застосовуються для автоматизації  деяких видів діяльності, наприклад  виклику потрібного додатка, зміни бази даних. Подія керує ходом виконання (розгалуженням) бізнесу-функції. За допомогою механізмів чекання і нагадування забезпечується синхронізація нормальних кроків.

     Інструмент  розробки бізнесів-функцій - графічний  будівник процедур Staffware. Даний інструмент призначений для фахівців у конкретній прикладній області і не вимагає глибоких знань апаратної і програмної платформи.

     Для визначення екранних форм застосовується конструктор форм. У полях форми  можна вводити запити, асоційовані  з визначеною процедурою. Дані в  полях можуть заповнюватися автоматично: дата, номер кроку, різні посилання. 

     2.2. Порівняння технологій діловодства 

     На  практиці й у теорії діловодства  і документообігу склалися в основному  двох технологій, що надалі  будемо умовно називати "вітчизняна" і "західна".

     Традиційна  вітчизняна технологія процесів діловодства  має наступні особливості:

     - чітко виражений вертикальний  характер руху документів (керівник - виконавець - керівник) усередині організації;

     - відстеження всього комплексу  робіт з документами в реєстраційних   чи журналах у машинописних  картотеках, куди заносяться всі  зведення про документи, їхніх  переміщеннях, резолюції начальства, контроль термінів виконання,  звіти і т.д.

     - сучасна вітчизняна технологія  діловодства припускає ведення  регістраційно-контрольних і звітних  форм і журналів. Для забезпечення  єдиного порядку обробки документів  передбачається створення спеціалізованих  служб: керувань справами, секретаріатів,  канцелярій.

     Основна проблема традиційної технології - централізоване відстеження руху документів у реальному масштабі часу, оскільки ця технологія вимагає як одержання  оперативної інформації, так і  ведення великої кількості різних журналів і картотек. При цьому  діловодство фактично відділене  від роботи із самими документами: керівники  і виконавці працюють безпосередньо  з документами (чи їх копіями), а діловодний персонал відслідковує їхньої дії за допомогою реєстраційних і контрольних  карток.

     Ще  одна особливість - відносно невелика розмаїтість процесів діловодства  і документообігу, їхній високий  ступінь стандартизації.

     Програмні системи, що реалізують вітчизняну технологію, орієнтовані, у першу чергу, на використання в державних установах і зберігають усі традиції і норми діловодства, прийняті в конкретній організації. Задача таких систем - забезпечення супроводу паперового документообігу, зниження трудомісткості рутинних операцій по обробці документів. Однак такі системи здатні істотно розширити  рамки традиційних процесів діловодства  і документообігу за рахунок обробки  документів на персональному комп'ютері. Системи цього напрямку є своєрідними "містками" для поступового  переходу від паперових до безпаперових документів.

     До  систем автоматизації даної технології відносяться: "СПРАВА" (компанія "Електронні офісні системи") і система "Золушка-Wіn". Службова кореспонденція (НТЦ, Москва).

     Традиції  західного діловодства істотно  відрізняються від вітчизняних  і ґрунтуються на високій виконавській дисципліні працівників.

     До  особливостей західної технології процесів діловодства можна віднести наступні:

     - характер руху документів переважно  горизонтальний, що передбачає можливість  улучення документа відразу до  безпосереднього виконавця, минаючи  керівництво;

     - відсутність централізованого (у  рамках всієї організації) контролю;

     - реєстрація документів виробляється  безпосередніми виконавцями (поручитель  і виконавець ведуть власні  журнали), деякі види документів  узагалі не реєструються. Не створюються  спеціалізовані підрозділи, що займаються  діловодством.

     Програмні системи цього напрямку орієнтовані  на максимально повне використання електронних документів і засобів  колективної роботи користувачів, відсутність  проміжних ланок, що, у свою чергу, визначає зміну існуючих діловодних процесів в організації, їхню оптимізацію, розробку нових технологій роботи з  документами.

     Системи характеризуються активним залученням у процес документообігу керівного  ланки підприємства і вираженим  прагненням до відмовлення від паперових  носіїв інформації.

     Основною  особливістю західної технології є  моделювання конкретних реальних процесів документообігу і настроювання на ці моделі програмних систем.

     Як  правило, система поставляється  замовнику не у виді автономного, відчуженого від розроблювача "коробкового" продукту, а як набір програмних засобів, з яких збирається готове рішення. При адаптації системи до конкретних процесів організації на персональні  комп'ютери працівників (рольове  робоче місце) установлюються необхідні  функціональні компоненти, що дозволяють вирішувати визначене коло задач  відповідно до  ролі кожного працівника в документообігу організації. Адміністратором  системи формуються бізнеси-функції, що визначають маршрути руху документів по організації, тобто по її підрозділах  і працівникам.

     До  систем даного напрямку відносяться  наступні.

     Русифіковані  версії популярних західних систем:

     - DocsOpen (PC DOCS);

     - LіnkWorks (DEC);

     - Staffware (Staffware PLS);

     - Lotus Notes (Lotus-іBM).

     Програмні рішення, створені російськими компаніями на основі західних систем:

     - система Offіce Medіa компанії ІnterTrust, Москва (Lotus Notes);

     - система "Ирида" компанії  ІBS, Москва (Lotus Notes);

     - комплекс програм Діловодство  фірми Инторкон, Челябінськ (Lotus Notes);

     - система "Золушка-Кабинет" НТЦ  ИРМ, Москва (Lotus Notes);

     - рішення компанії АТ "Звістка", Москва (DocsOpen);

     - рішення компанії "Метатехнология", Москва (Staffware і Excalіbur);

     - система Optіma-WorkFlow компанії АТЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL).

     Розробки  російських компаній:

     - система LanDocs компанії "Ланіт";

     - система Effect Offіce компанії "Гарант  Іnternatіonal";

     - система "Документ2000" компанії Telcom Servіce;

     - система "Крон" компанії "Анкей";

     - система "Євфрат" компанії Cognіtіve Technologіes. 

     2.3. Порівняння систем по основних задачах діловодства і функціональних характеристик. 

     Організація роботи з документами є важливою частиною процесів керування і прийняття  управлінських рішень, що істотно  впливає на оперативність і якість керування. Процес ухвалення управлінського рішення містить у собі одержання  інформації, її переробку, аналіз, підготовку й ухвалення рішення. Ці складові частини самим тісним образом зв'язані з документаційним забезпеченням керування. Якщо в організації не налагоджена чітка робота з документами, то в результаті погіршується і саме керування, оскільки воно залежить від якості і вірогідності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, збереження і використання документів.

     Прийнято  виділяти три основні задачі, розв'язувані  в діловодстві. У таблиці (табл.1) приведена оцінка аналізованих систем з погляду  рішення даних задач.

     Таблиця 1. Області застосування програмних систем автоматизації документаційного забезпечення керування