Аналіз програмних систем діловодства і документообігу

     Для проведення достовірного зіставлення  за критерієм "функціональні характеристики" необхідно ранжировати системи по максимальній відповідності перерахованим основним задачам діловодства, виділивши при цьому характерні групи ("ніші") програмних систем так, як вони позиціонуються на сучасному ринку.

     У представлених на вітчизняному ринку  програмних системах діловодства і  документообігу перераховані задачі діловодства  реалізовані різним образом, що порозумівається  відмінністю закладених концепцій  і моделей процесів, покладених в  основу розробок. Системи, орієнтовані  на рішення визначеного кола задач  діловодства, знаходяться в різних "вагових категоріях" і не можуть бути коректно зіставлені між собою. Так, зіставлення системи пошуку в електронних архівах Excalіbur EFS із системою оптичного розпізнавання  тексту Fіne Reader буде взагалі позбавлено всякого змісту, оскільки системи  призначені для рішення конкретних задач і відповідно займають визначену  нішу ринку програмних систем.

     Розглянемо, наскільки програмні системи  перерахованих категорій застосовні до автоматизації діловодних робіт  державної організації. Необхідно  відзначити, що загальнодержавні норми  регламентують тільки форму готових (офіційних) документів, але не технологію їхньої підготовки, тобто роботу з  проектами і неофіційними робочими документами. Тому на етапі підготовки документів можуть бути застосовані  довільні інформаційні технології від  текстових процесорів ( що входять до складу інтегрованих програмних комплексів автоматизації офісної діяльності типу Mіcrosoft Offіce, Lotus SmartSuіte, Borland Offіce і ін.) до систем колективної підготовки документів. 
 
 
 
 

     Висновки

     Термін  «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

     ДСТ і інші нормативні і методичні  матеріали регламентують технологію роботи з готовими документами. Відповідно термін документообіг має на увазі  строго регламентоване і формально  контрольований рух готових документів як усередині організації, так і  за її межами. З іншого боку, документообіг  у сполученні з досить складним набором  реквізитів регістраційно-контрольних  форм припускає складні багатокрокові  алгоритми проходження документів по організації. Під електронним  документообігом у комп'ютерній  літературі звичайно розуміють довільний  обмін документами й інформацією  з комп'ютерної мережі.

     Під архівом організації мається  на увазі деяка сформована система  ведення номенклатури справ, формування справ, організація збереження і  т.п. У той час як термін електронний  архів має на увазі, як правило, перенесені на машинний носій тексти і зображення документів з деякими пошуковими можливостями.

     Ефективна реалізація діловодних задач, що припускають  централізоване зведення даних про  документи всієї організації, вимагає  використання могутньої СУБД масштабу підприємства і відповідних засобів  проектування. З урахуванням специфіки  і складності таких задач можна  зробити висновок про те, що застосування яких-небудь готових популярних закордонних  прикладних пакетів типу document management, groupware чи workflow можливо лише в окремих  випадках чи для рішення приватних задач, використовуючи їх як окремі компоненти. Досвід розроблювачів програмних систем автоматизації діловодства і документообігу для вітчизняних установ підтверджує отриманий висновок. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  використаної літератури: 
 

1.  Шахвердов  В. Статья «Цифровая подпись  в системах автоматизации делопроизводства  и документооборота». Делопроизводство 2003. №2. С. 19-21.
2. Баласанян В. Статья « Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией». Журнал « Электрон-ные системы» № 11.2003г.с. 13-19.
3. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. зак-в / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є вид., перер. і допов. – К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.
4. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.
5. Ермолаева Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота» Журнал « Электронные системы» № 9.2004г.с. 13-19.
6. Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 – 25-28 с.
7. Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. – 25-29 с.

8. Макарчук  О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html

9. Правила роботи  архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено  наказом Державного комітету архівів  України 16.03.2001 №16
10. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с.
11. Про затвердження порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах від 13  липня 2006 року  № 255
12. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. – К. – 1996. – 48с.
13. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
14. Україна. Верховна Рада Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV
15. Україна. Верховна Рада Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV
16. Україна. Верховна Рада Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ
17. Шеян Н. Электронное развитие документооборота. По материалам международной конференции «Электронный документооборот и документаци-онное обеспечение управления в бизнесе».