Деловая беседа

Деловая беседа

    1. Особенности деловой беседы и подготовка к ней.

    2. Речевые приемы, применяемые в ходе беседы.

    3. Приемы активного слушания.

    4. Практическое задание. Составьте сценарий деловой беседы. Исходные данные: Вы ходите продать продукцию своей фирмы (материалы, оборудование, продовольствие или другое – по выбору). Обсудите со своим деловым партнером подробности вероятной сделки.  

Введение 

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

     Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

     Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В  коммерческие, деловые отношения  вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере  делового общения непосредственно  связана с успехом или неуспехом  в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

     Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

     Понятие “деловая беседа” весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

     В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработке конструктивного подхода к их решению.

     Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

     Учитывая  развитие предпринимательства и  экономических связей между предприятиями  и странами, изучение делового общения  становится всё более актуальным. Человек, отлично владеющий навыками делового общения, преуспевает в  своем деле, так как умение убеждать и слушать собеседника, соблюдение делового этикета способствуют успешному  ведению дел предприятия или  компании, позволяют осуществлять взаимовыгодное сотрудничество. Предприимчивые американцы говорят: "Бизнес – это умение разговаривать с людьми", - и  это действительно так.

     Владеть навыками делового общения необходимо любому грамотному специалисту, ведь переговоры, рабочие беседы и совещания, встречи  с деловыми партнерами составляют основную часть работы большинства перспективных  профессий на сегодняшний день.

1. Особенности деловой беседы и подготовка к ней.

     Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей  посредством слова вызвать желание  у другого человека или группы людей к действию, которое изменит  хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения  между участниками беседы.

     В современном понимании деловые  беседы означают "устный контакт  между партнерами (собеседниками), которые  имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем".

     Деловая беседа отличается от иных видов официального общения присущими ей соответствующими функциями, а именно:

• начало перспективных мероприятий и процессов;
• контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;
• обмен информацией;
• взаимное официальное общение работников из одной сферы деятельности;
• поддержание деловых контактов;
• поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и планов;
• стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

     Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, письма, телефонные разговоры. Деловые беседы, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем  сосредоточить внимание на одном  собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, то есть позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

     Деловая беседа является наиболее благоприятной  и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Как правило, одна из главных задач беседы — убедить собеседника принять конкретное предложение.

     Важным  свойством деловой беседы является и то, что во время беседы, кроме  выполнения запланированных функций, можно получить оперативную деловую информацию. Беседа способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

     Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

- взаимное  общение работников из одной  деловой сферы;

- совместный  поиск, выдвижение и оперативная  разработка рабочих идей и  замыслов; контроль и координирование  уже начатых деловых мероприятий;  поддержание деловых контактов;

- стимулирование  деловой активности.

Основными этапами деловой беседы являются:

- начало  беседы;

- информирование  партнеров;

- аргументирование  выдвигаемых положений;

- принятие  решения;

- завершение  беседы.        

 Не  существует единых безошибочных  правил подготовки к деловой  беседе. Однако будет полезно  указать на следующий вариант  схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка;  анализ собранного материала  и его редактирование.        

 Место  беседы выбирается с учетом  его влияния на ожидаемый результат.  Для лиц, не работающих в  фирме. Наиболее удобным местом  будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.д., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.        

 С  сотрудниками можно встречаться  и на их рабочем месте. Допустимо  проведение деловых бесед и  вне службы, например, в ресторане,  кафе или даже в домашних  условиях. Главное, чтобы ваш собеседник  чувствовал себя свободно и  раскованно и мог полностью  переключиться на деловой разговор.         

 Затем  следует выбрать наиболее удачный  момент и только потом договариваться  о встрече. В этом случае  инициатива будет в ваших руках,  и поэтому контролировать ситуацию  будет легче.        

 Когда  беседа уже назначена, составляется  план ее проведения. Сначала следует  определить стоящие перед вами  цели, а затем разработать стратегию  их достижения и тактику ведения  беседы.        

 Такой  план – это четкая программа  действий по подготовке и проведению  конкретной беседы. Однако далеко  не все это понимают, рассуждая  примерно так: «Ну как можно  планировать деловую беседу, если  один новый факт, внезапно всплывший  во время встречи, может все  изменить самым кардинальным  образом и разрушить все предварительное  планирование?».        

 Но  ведь целью планирования как  раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно  появившихся новых фактов или  непредвиденных обстоятельств на  ход беседы. Подготовка и планирование  беседы позволяют заранее предвидеть  возможные неожиданные моменты,  что снижает эффективность замечаний  собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.        

 Планирование  деловой беседы позволяет определить  ее конкретные задачи уже в  начале подготовки к ней, найти  и устранить «узкие» места  в беседе, согласовать время ее  проведения.        

 Сбор  материала для деловой беседы  – очень трудоемкий процесс,  требующих значительных затрат  времени. Но это один из важнейших  этапов подготовки к беседе. Он  включает в себя поиск возможных  источников информации (из личных  контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных  и т.д.). При этом целесообразно  сразу же дополнять собранные  материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут  существенно помочь на последних  этапах подготовки к беседе. Объем  собранных материалов во многом  зависит от общей информированности  участников будущей беседы, уровня  их профессиональных знаний, широты  подхода к намеченной для обсуждения  проблеме.        

 Затем  собранные и тщательно отобранные  фактические данные систематизируются.  Это чем-то напоминает процесс  обогащения руды, когда увеличивают  ее концентрацию, отсеивая, пустую  породу.        

 Систематизация  позволяет выделить наиболее  важные факты, подлежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и  помогает установить ранее не  замеченные зависимости. Систематизацию  следует проводить в течение  всего процесса обработки материала.         

 Анализ  собранного материала помогает  определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую  аргументацию, т.е. сделать первую  попытку скомбинировать и увязать  весь собранный материал в  единое логическое целое. Обработанный  и систематизированный материал  как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.        

 Желательно  дополнить материал текстом, состоящим  их отдельных понятий и слов, связав которые вы получите  смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками.        

 Весьма  полезно перед беседой попытаться  составить портрет партнера, определить  его сильные  и слабые стороны, т.е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, хобби и т.п.        

 Знание  будущего партнера помогает не  только получить представление  о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение  предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.        

 Завершается  подготовка к беседе редактированием  текста, его окончательной шлифовкой  и доработкой.

2. Речевые приемы, применяемые в ходе беседы.

     Первое  и непременное требование к деловой  беседе – это правильность речи говорящих. Нормы устной деловой речи "не так строги, как у ее письменной формы", но говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Еще на этапе подготовки к беседе следует воспользоваться словарями и справочниками, для того чтобы уточнить произношение и написание профессиональных терминов и выяснить уместность употребления тех или иных слов. Не следует включать в деловую речь просторечия, пространные лирические отступления или длительные художественные описания, перегружать речь синонимами. В целом, речь говорящего должна соответствовать нормам современного русского языка и не выходить за рамки официально-делового стиля.