Документационное обеспечение коммерческой деятельности

     ЛЕКЦИЯ  «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» 

     1. Документ: сущность  понятия, основные  признаки и функции 

     Документационное  обеспечение коммерческой деятельности – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     В основе управленческой деятельности любой  организации лежат процессы получения  информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов. ДОКД рассматривается  как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение  ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами до 60% рабочего времени.

     Основным  понятием в документационном обеспечении  является понятие документа. Термин «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства».

     Сейчас  документ – зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 

     Документ  представляет собой результат отображения  информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

     Функции документа:

• Информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
• Управленческая (решение управленческих вопросов);
• Коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
• Правовая (документ может является письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);
• Организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);
• Научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

 

      2. Формуляр-образец  документа, состав  его реквизитов 

      Требования  к оформлению документов установлены  государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта определяют:

• Состав реквизитов документов;
• Требования к оформлению реквизитов документов;
• Требования к бланкам документов.

     Положения стандарта носят рекомендательный характер, но, учитывая, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе документами, организации  заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

     Формуляр-образец  документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты:

 

     Применение  реквизитов необходимо для приданию документу юридической силы и упрощению работы с документами.

     Юридическую силу придают:

• Наименование организации – автора документа;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Регистрационный номер документа;
• Подпись;
• Гриф утверждения;
• Текст;
• Печать.

      Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

      ГОСТ  Р 6.30–2003 устанавливает, что поля бланков документов должны быть не менее:

• Левое – 20 мм.
• Правое – 10 мм.
• Верхнее – 20 мм.
• Нижнее – 20 мм.

      ГОСТ  также устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке:

• Угловой;
• Продольный.

      При угловом расположении реквизиты  бланка располагаются в верхнем  левом углу, при продольном –  вдоль верхнего поля документа.

      Для бланков применяют бумагу формата:

• А4 (210х297 мм.);
• А5 (148х210 мм.).

 

      Формуляр-образец  документа – это модель унифицированной формы документа, в которой определяются площади для постоянных и переменных реквизитов, устанавливается длина реквизитов, поля документов.

      Постоянный  реквизит – реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы или бланка документов.

      Переменный  реквизит – реквизит, наносимый при составлении документа.

      Формуляр, характерный для определенного  вида документа, называется типовым. 

      Пример:

      

 
 

Название  организации

ПРИКАЗ

00.00.00                                                                                      №______ 

г. Челябинск 
 
 

      Формуляр  делит площадь документа на 3 зоны (деление условное):

1. Заголовочная часть – 01 – 17;
2. Содержательная часть – 18 – 21;
3. Оформляющая часть – 22 – 30.

      

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                         -1-                                                                   -2-

      Требования  к оформлению бланков  документа

      Бланк документов – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

      Бланк предоставляет сведения об авторе документа, а также отражает стиль данной фирмы.

      Ошибки  при составлении бланков:

1. Используется только бланк формата А4 (иногда А5);
2. Указывается только сокращенное наименование организации, не сообщается ведомственная принадлежность;
3. Организационно-правовая форма указана не полностью или написана сокращенно;
4. Бланк украшает рисунок, который не является эмблемой или товарным знаком;
5. Бланк не содержит справочных данных об авторе или они не соответствуют данным государственной регистрации;
6. Не соблюдаются требования к оформлению данных;
7. Эмблема может располагаться по центру, с левого края.

      На  бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные листы.

      При печати бланков используются типографские шрифты размером от 6 до 16. 

      Виды  бланков:

• Общий (в зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает реквизиты 01, 02 или 03, 08, 11, 14);
• Бланк письма (01, 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09, отметки для даты документов 11, 12, 13, 15, 17, 18);
• Бланк конкретного вида документа (01, 02 или 03, 08, 10, 11, 12, 14).

      Реквизиты внутри бланка отделяются друг от друга 1,5 интервалом, внутри отдельного реквизита информация пишется через 1 интервал.