Документирование организационной деятельности

         Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

     статус  коллегиального или совещательного органа;

     - порядок планирования работы;

     - порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

     - внесение материалов на рассмотрение;

     - порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

     - ведение протокола заседания;

     -оформление решений коллегиального или совещательного органа;

     - порядок доведения решений до исполнителей;

     - материально-техническое обеспечение заседаний.

          Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

          Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

          Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

          Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати.

     Текст документа составляется в форме  таблицы, графы которой соответствуют  графам 1, 2 и 4 штатного расписания (пример 6). Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.

          Штатное расписание – это правовой акт, закрепляющий правовой состав работников организации с указанием должностных складов, регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

          Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

          В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

          Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.

     Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица./10/ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ОСНОВНЫЕ  ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ  И ОФОРМЛЕНЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

          Организационно-правовые документы в зависимости от разновидности могут утверждаться вышестоящей организацией, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров), руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом, положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей.

     Руководитель  утверждает организационные документы  с помощью приказа или распоряжения. Датой вступления в юридическую  силу организационно-правового документа  является дата его утверждения.

          Организационно-правовые документы являются бессрочными: они действуют до их отмены или до утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается на каждый календарный год). В указанные документы по мере изменения организационных или технологических условий труда могут вноситься изменения, для этого орган, руководитель или должностное лицо в соответствии со своей компетенцией издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида вышеназванных документов.

          Проект организационно-правовых  документов должен пройти процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

          Организационно-правовые документы оформляются в соответствии с общими требованиями Правил оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003). Соответственно, организационно-правовые документы должны оформляться на общем бланке, содержащимся в Приложении Б ГОСТ Р 6.30-2003, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Обязательными реквизитами являются: наименование организации (указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, гриф согласования (для некоторых видов документов).

          Некоторые организационно-правовые  документы имеют унифицированные формы (штатное расписание, график отпусков), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»./11/ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СОСТАВ  И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ, ВХОДЯЩИХ В  ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

          Устав:

     - наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

     - местонахождение (почтовый адрес);

     - предмет и цель деятельности;

     - порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

     - порядок распределения прибыли;

     - порядок образования учреждения (организации, предприятия);

     - порядок управления и прекращения деятельности;

     - органы управления (внутренняя организационная структура).

          В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

     - для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;

     - для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

          Текст устава может содержать следующие разделы:

     - Общие положения.

     - Акционерный капитал (уставной фонд).

     - Порядок деятельности.

     - Управление.

     - Учет и отчетность, распределение прибыли.

     - Прочие накопления.

     - Прекращение деятельности.

          Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

     - наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

     - наименование вида документа - УСТАВ;

     - дата;

     - регистрационный номер, место издания (город);

     - гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

     - текст;

     - подпись.

          Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

          Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

          Текст положения включает следующие разделы:

     - Общие положения;

     - Цели и задачи;

     - Функции;

     - Права и обязанности;

     - Руководство;

     - Взаимоотношения с другими подразделениями.

          Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

          Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

     - Общие положения;

     - Должностные обязанности;

     - Права;

     - Ответственность;

     - Взаимоотношения.

          Регламент:

     - статус коллегиального или совещательного органа;

     - порядок планирования работы;

     - порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

     - внесение материалов на рассмотрение;

     - порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

     - ведение протокола заседания;

     - оформление решений коллегиального или совещательного органа;

     - порядок доведения решений до исполнителей;

     - материально-техническое обеспечение заседаний.

          Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

     - наименование учреждения (организации);

     - вид документа;

     - заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

     - вид документа;

     - дата;

     - место составления;

     - гриф утверждения;