Документооборот

     Все исходящие из организации документы  подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа  руководителем, что проявляется  в присвоении отправляемому документу  регистрационного номера.⁴

     Экспедиционная  обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности  вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.  

     5. Внутренний документооборот 

     Достаточно  большой пласт централизованного  документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число  входят (ОРД), предназначенные для  использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства  касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные  нормативные документы (должностные  инструкции, положения о структурных  подразделениях и т. п.). На этом этапе  в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.4):

     - подготовка проекта внутреннего  документа; 

     - обеспечение согласования документа; 

     - утверждение; 

     - регистрация; 

     - рассылка по подразделениям;

     - контроль исполнения документа; 

     - подшивка копии в дело. 

     Рис. 4. Обработка внутренних документов

      Проекты внутренних, документов могут  подготавливаться структурными подразделениями  организации или секретарями  руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной  выше технологии обработки входящих документов.⁵ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

     От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям. 

      Список  использованной литературы:

1. Белов  А.А. Делопроизводство, документооборот.  – М.: Книжный Мир, 2004.

2. Барановский  В.П. Документационное обеспечение  деятельности организации. –  М.: Экмос, 2000.

3. Государственная  система документационного обеспечения  управления: основные положения. - М., 2001.

4. Кудрявцев  В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000.

5. Ожегов  С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый  словарь русского языка. - М., 1994.

6. Радченко  А. И. Основы государственного  и муниципального управления. Ростов-на-Дону, 1999.