График документооборота

График документооборота должен предусматривать  оптимальное количество подразделений  и обрабатывающих его лиц и  время работы над ним. Убеждать в этом нет необходимости. Существует разница, когда покупатель платит деньги и забирает товар в магазине, и когда он платит деньги в одном месте, расходный документ выписывают в другом, подписывают — в третьем, а товар выдают в четвертом.

Ответственным за составление графика документооборота является главный бухгалтер, а утверждает его руководитель предприятия.

Пример составления  графика

Возьмем любое торговое предприятие  и на его примере попробуем  составить график документооборота одного-двух документов.

ПРИМЕР

ООО «Лакокрасторг» — предприятие, занимающееся оптовой торговлей. Директор предприятия — Т. Р. Петришин. Бухгалтерский  учет ведется на предприятии бухгалтерской  службой во главе с главным  бухгалтером Г. С. Соболевской. На предприятии  имеется склад, материально ответственное лицо — заведующий складом О. М. Онищенко. Ответственными лицами за продажу товаров являются менеджеры отдела сбыта, кроме того, им могут выдаваться денежные средства под отчет для приобретения материалов. Целью введения системы документооборота является эффективное взаимодействие всех подразделений предприятия и своевременность отражения хозяйственных процессов.

Допустим, что склад является территориально отдаленным от офисного помещения предприятия, и покупатели для получения товаров и документов должны одновременно побывать и в офисе для получения документов, и на складе — для получения товара.

С целью четкого взаимодействия бухгалтерии, склада и отдела сбыта  руководитель устанавливает следующую  схему:

1. Покупатель, с которым заключено соглашение на поставку товара, должен с доверенностью приехать сначала в офис, в частности в бухгалтерию, где на его экземпляре ранее выставленного счета на оплату товара бухгалтер Г. С. Соболевская делает отметку о полной или частичной оплате путем проставления надписи «Оплачено ___ (сумма, дата)».

2. После этого покупатель должен  в отделе сбыта получить расходную  накладную. Менеджер отдела сбыта  печатает ее в трех экземплярах.  При этом первый экземпляр  для бухгалтерии, второй —  для отпуска товара на складе, третий — остается у покупателя для подтверждения получения товара. Менеджер отвечает за наличие доверенности у покупателя, за номенклатуру отпускаемого товара, а также контролирует фактическое наличие указанного товара на складе во взаимодействии с заведующим складом. Также в обязанности менеджера отдела сбыта входит выписка налоговой накладной (если имеет место первое событие). Кроме того, дополнительный контроль за отпуском товара возложен на начальника отдела сбыта, подпись которого также ставится на расходной накладной (такую схему работы реализации товара предприятие ввело для собственных нужд с целью усиления контроля, но она не является обязательной на всех предприятиях). Менеджер по телефону предупреждает заведующего складом о том, что приедет покупатель для получения товара.

3. После получения документов  на отпуск товара (накладной в  двух экземплярах, третий остается  в офисе для бухгалтерии) покупатель  едет на склад. Заведующий складом  получает от покупателя оригинал  доверенности, проверяет подпись ответственного менеджера, подпись начальника отдела сбыта, наличие печати, сверяет данные лица, указанные в доверенности, с удостоверением лица, прибывшего за товаром, ставит свою подпись на двух экземплярах, а также штамп «Отгружено». После этого покупатель может получить товар.

Также на предприятии введена ежедневная сверка количественных показателей  остатков товаров: заведующий складом  осуществляет пересчет товаров и  направляет по факсу подписанный  им отчет о фактических остатках товаров на складе. Ответственный работник бухгалтерии сверяет данные отчета с данными учета. В случае выявления разногласий осуществляется сплошная проверка отпуска товара со склада с привлечением менеджеров отдела сбыта, а в случае установления недостач проводится инвентаризация складских запасов.

Это движение документов и ценностей  можно отразить в графике документооборота (приложение к этой консультации на стр. 23).

Аналогично составляется график документооборота и относительно других операций.

Приложение к Приказу № 1-Б

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Лакокрасторг"

______________ Т.Р. Петришин