Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в  подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных  документов и т.д.). Эти документы  подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

После регистрации документы  передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены  в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся  секретарем-референтом в регистрационный  журнал. Резолюция может явиться  основанием взятия документа на контроль.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими  исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен  ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело. После этого  документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

Отравляемые предприятием документы  называют исходящими. Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа  руководителем;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа –  запись основных сведений о документе  в журнале или в памяти ПК с  последующим  проставлением на документе  номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при  централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных  операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается  как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную  проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах  исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении  его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале  регистрации.

 

3. Основные функции и  задачи, выполняемые секретарем-референтом  в организации.

 

 Рассмотрим более подробно  процесс информационного обеспечения  деятельности секретаря-референта  общества с ограниченной ответственностью  «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые  секретарем, зафиксированы в должностной  инструкции:

- ведение документации  дирекции предприятия;

- организация и координация  текущей работы с деловыми  партнерами, клиентами, заказчиками,  контрагентами;

- поиск необходимой руководителю  информации;

- выполнение оперативных  поручений и заданий руководителя;

- контроль исполнения  документов и поручений руководителя;

- бронирование гостиниц, авиабилетов;

- планирование рабочего  дня руководителя;

- организация и участие  во встречах и переговорах;

- прием посетителей;

- прием делегаций;

- помощь при подготовке  совещаний, собраний, презентаций;

- решение административных  вопросов в пределах своей  компетенции;

- работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности  и ответственность секретаря-референта  в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский  дом «Урал», согласовывается с  юрисконсультом ООО «Издательский  дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в  должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная  инструкция секретаря-референта ООО  «Издательский дом «Урал».

 

ООО «Издательский дом                УТВЕРЖДАЮ

«Урал»                             Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003.                            Подпись И.И. Торева

 секретаря-референта

 генерального директора

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится  к категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется приказом  исполнительного директора.

1.2. Основными задачами  секретаря-референта являются организационное  и документационное обеспечение  деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно исполнительному  директору предприятия.

1.4. В своей деятельности  секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством  РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных  службах предприятия;

- правилами трудового  распорядка;

- приказами (указаниями) руководства  предприятия;

- нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

- структуру организации,  направление ее деятельности, распределение  обязанностей между заместителями  директора, фамилии руководителей  структурных подразделений, основные  организации-партнеры и их руководство;

- инструкцию по делопроизводству;

- государственные стандарты  по оформлению управленческих  документов;

- правила орфографии и  пунктуации;

- правила эксплуатации  организационной и вычислительной  техники;

- деловой этикет, правила  делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных  переговоров;

- правила техники безопасности  и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой  медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами  связи и организационной техникой;

- работать на компьютере  в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

- пользоваться базой данных  предприятия;

- пользоваться возможностями  Интернета;

- принимать и передавать  документы по факсимильной связи  и электронной почте, выполнять  копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять  корректорскую правку;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия  секретаря-референта исполнительного  директора его замещает офис-менеджер  структурного подразделения или  другое должностное лицо, назначенное  исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И  ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта  является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного  директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные  сроки получает и просматривает  поступившие документы, проводит  их регистрацию, выбирает документы,  требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному  директору.

2.2. Готовит проекты резолюций  на поступившие документы, согласует  их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного  директора планирует его рабочий  день, корректирует его и обеспечивает  выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль  за сроками исполнения документов  и устных поручений исполнительного  директора руководителями структурных  подразделений; информирует его  о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению  исполнительного директора проекты  документов, согласовывает их с  руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет  контроль  оформления (полнота визирования,  наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных  структурными подразделениями на  подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению  исполнительного директора тексты  его выступлений, отчетов и  докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку  этих документов.

2.8. Еженедельно готовит  для исполнительного директора  информационные сводки о публикациях  в прессе, связанных с направлениями  деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями  в отраслевых (специальных) изданиях  и составляет тематические обзоры  по ним и информирует исполнительного  директора.

2.10. Контролирует сохранность  документов в приемной исполнительного  директора, правильность формирования  дел.

2.11. По указанию исполнительного  директора ведет подготовку совещаний,  обеспечивает оформление и хранение  протоколов.

2.12. Организует выполнение  указаний и поручений исполнительного  директора по бронированию номеров  в гостиницах, заказам авиа- и  железнодорожных билетов, размещению  командированных.

2.13. Организует работу  приемной, регулирует поток посетителей,  самостоятельно решает вопросы  о возможности приема.

2.14. Контролирует подготовку  дел приемной к сдаче в архив,  их предархивную обработку, подписывает  описи и акты на уничтожение  документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения  возложенных  на него функций секретарь-референт обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность  информации.

3.2. Выполнять распоряжения  руководства.

3.3. Придерживаться правил  оформления и сроков подготовки  документов.

3.4. Соблюдать правила делового  общения, нормы служебного этикета,  служебную субординацию.

3.5. Обеспечивать сохранность  документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт исполнительного  директора имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям  структурных подразделений организации  за информацией по вопросам  подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать  вопросы, связанные с незапланированными  посещениями посетителей, телефонными  звонками.

4.3. Вносить руководству  предложения о наказаниях и  поощрениях работников структурных  подразделений.

4.4. Визировать проекты  документов, представляемых на подпись  исполнительному директору.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт исполнительного  директора несет ответственность  за:

5.1. Нарушение действующего  законодательства РФ при подготовке  документов.

5.2. Несохранность конфиденциальной  информации.

5.3. Неиспользование предоставленных  прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное  выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового  распорядка, инструкции по делопроизводству  организации.

5.5. Неправомерное использование  предоставленных прав, а также  использование их в личных  целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт исполнительного  директора в своей деятельности взаимодействует:

- со структурными подразделениями  по вопросам получения необходимой  информации и совместной подготовки  документов;

- с юридической службой  по вопросам согласования проектов  распорядительных документов;

- с вышестоящими организациями,  со сторонними организациями,  органами власти и управления  по вопросам получения и предоставления  документов, организации встреч  и контактов исполнительного  директора.

 

Коммерческий директор                Подпись       Е.В Салов

 

С инструкцией ознакомлена

 

Секретарь-референт          Подпись    01.12.2004.

 

4.   Базы данных секретаря-референта.

 

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с  указанием сроков их хранения. В  номенклатуру дел включаются все  дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных  подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения  располагаются после дирекции по степени значимости.

В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел  с присвоением им соответствующих  индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей  последовательности:

- название вида документа  (приказы, контракты);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому  относятся документы дела;

- слова «копии», если  дело сформировано из копий  документов.

В наименовании дела, содержащего  переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих  разделов номенклатуры или дополнительно  размноженные копии ее для заведения  по ним дел.

По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).