Информационное обеспечение рабочих мест различных категорий сотрудников организации

II. Организация автоматизированных рабочих мест

      В настоящее время широкое распространение  получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку  информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого  персонала и автоматизировать управление им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированное рабочее место на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

  Автоматизированное рабочее место – комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности. 

1. Структура автоматизированного рабочего места.

      Автоматизированное  рабочее место состоит из технических  и программных средств вычислительной техники, а также необходимой  методической документации, позволяющей  пользователю эффективно взаимодействовать  с данными средствами.

      В состав технических средств входит непосредственно ЭВМ, на базе которой  реализуется данное автоматизированное рабочее место, периферийные устройства и иные технические средства, набор  которых может быть различен в  зависимости от поставленных задач. Основными компонентами ЭВМ являются: центральный микропроцессор, системная шина, оперативная память, устройства ввода-вывода, накопители информации. Также к ЭВМ могут подключаться: печатающие устройства (принтеры, плоттеры), коммуникационное оборудование (модемы), устройства ввода изображений (сканеры).

      Информационное  обеспечение и методическая документация также играют важную роль в эффективном  функционировании автоматизированного  рабочего места. Информационное обеспечение  означает постоянную информационную поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места. Функционирование современных АРМ невозможно без снабжения своевременной, достоверной и качественной информацией. Методическая документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка функционирования данного автоматизированного рабочего места и , как правило, включает в себя состав входных и выходных документов, инструкционные карты, должностные инструкции и другие документы. Создание несложного в освоении комплекса методической документации особенно важно, когда в организации впервые внедряется система автоматизированных рабочих мест. В этом случае необходимо подробно объяснить сотрудникам порядок работы с новым для них оборудованием, пояснить все положительные стороны его использования. При  необходимости следует организовать для работников курсы повышения квалификации по работе с вычислительной техникой. Необходимо сделать все возможное, чтобы при внедрении в организации современных технологий обработки информации сотрудники не считали появившиеся технические средства помехой их обычной работе, а поняли всю выгоду и все преимущества их использования.

      Используемое  в процессе построения и эксплуатации автомати-зированных рабочих мест программные  средства подразделяются на общее и функциональное программное обеспечение.

      Общее программное обеспечение обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых  программ. В него входят операционные системы, системы программирования и обсуживающие программы ( например – антивирусные, программные средства защиты информации). Еще одним важным элементом общесистемного программного обеспечения являются средства написания и наладки собственных программ пользователя. К ним относятся разнообразные редакторы, позволяющие создавать программы на различных языках программирования  (Pascal? C? C++ и пр.).Подобные программные средства могут понадобиться в том случае, если для работы необходимо создание собственных программ, аналогов которых нет на рынке программного обеспечения.

      Функциональное  программное обеспечение определяет профессиональную ориентацию автоматизированного  рабочего места. Здесь реализуется  направленность на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. Именно от создания функционального программного обеспечения зависит специализация конкретного автоматизированного рабочего места. Так как функциональное программное обеспечение определяет область применения АРМ и состав решаемых пользователем задач, то оно должно разрабатываться на основе программных средств диалоговых систем, предназначенных для выполнения функций со схожими процедурами обработки информации.

      В зависимости от назначения АРМ в  состав функционального программного обеспечения могут входить различные программы. Основные программные средства, используемые для автоматизации наиболее часто встречающихся функций, выполняемых сотрудниками:

1. системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и    
           настольные издательские системы);
2. системы обработки финансово-экономической информации  
           (табличные редакторы и другие подобные программы);
3. системы управления базами данных;
4. системы подготовки презентаций;
5. системы управления проектами;
6. личные информационные системы (органайзеры);
7. Web-броузеры;
8. программы для работы с электронной почтой;'
9. экспертные системы;
10. системы проектирования и совершенствования систем управления;
11. системы обработки изображений документов;
12. системы оптического распознавания символов;
13. системы управления документами и организации электронного  
            документооборота.

На российском рынке предлагается достаточное  число программных продуктов, позволяющих  автоматизировать обработку документов. Одним из распространенных программных  продуктов такого типа является «1С: Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения.Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа. 

2.Виды  автоматизированных  рабочих мест.

      По  степени автоматизации рабочие  места делятся на: уникальные, серийные, массовые; с точки зрения размеров области профессиональных интересов конечных пользователей на: индивидуального и коллективного пользователя.

      При создании автоматизированного рабочего места могут быть использованы различные  стандартные и прикладные программные  средства. Их состав зависит от функциональных задач и видов работ: административно-организационной, профессионально-творческой и технической.

     Административно-организационная  работа характеризуется большим  количеством волевых решений  на различных уровнях управления. К такой работе можно отнести: контроль исполнения, проведение совещаний и организационных мероприятий, работу с подчиненными, анализ текущего состояния дел, планирование работы и дт.

      Профессионально-творческая работа не регламентирована и включает в себя разработку документов, принятие управленческих решений, анализ информации и исследование проблем на моделях.

      Техническая работа характеризуется высокой  степенью регламентации процедур и  значительными затратами времени  на их исполнение. К такой работе можно отнести: получение, передачу, хранение и печать документальной информации, контроль за движением документов и ведение делопроизводства.

      Офисные системы автоматизации позволяют:

• уменьшать издержки создания, рассмотрения и распространения документов и сообщений;
• сокращать время подготовки и получения сообщений и документов, вовремя и эффективно перемещаю информацию тем сотрудникам, которые в ней нуждаются;
• уменьшать количество ошибок, включаемых в процессе редактирования текста при создании привлекательных и эффективных документов и презентаций;
• эффективно хранить, быстро искать и передавать электронные документы, изображения и сообщения;
• увеличивать производительность работы персонала.

Однако эти  преимущества приобретаются не без  некоторых отрицательных эффектов. Во-первых, стоимость автоматизированных офисных аппаратных средств значительно выше, чем оборудования, которое они заменяют. Во-вторых, офисная автоматизация может разрушать традиционную офисную среду и роли работников в ней. В-третьих, неэффективное и несанкционированное использование электронной, речевой почты и факсимильных услуг может значительно вредить производительности. Легкость использования и недостаточная защита офисных систем автоматизации также вызывает проблемы.

      Также одной из серьезных проблем является негативное воздействие компьютера на человека. В рамках проведения японскими учеными исследования (Британский офтальмологический журнал) у проработавших с компьютером всего 3 месяца отмечены:

• усталость глаз (78,6 % из более 1200 служащих);
• ухудшение зрения (46,6%);
• повышенная раздражительность(36,7%).

По статистике Всемирной организации здравоохранения профессиональные операторы ЭВМ вынуждены каждые 6-9 месяцев менять очки или контактные линзы в сторону их увеличения.

      Наибольшую  угрозу для здоровья человека представляют электромагнитные поля. Исследования медиков показали, что воздействие электромагнитных полей вызывает изменения метаболизма в клетках, колебание ионов в человеческом организме. Электромагнитные поля влияют на электрические напряжения между клетками тела. Это может иметь определенные последствия.

      Человек, работающий за компьютером, подолгу пребывает в вынужденной позе. При этом нарушается обмен веществ в мышцах, мышечная ткань становится более плотной, а скелет испытывает значительные статические нагрузки. 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

      Возрастающие  темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

      В курсовой работе показано, что для  достижения высокой эффективности  работы предприятия необходимо наладить систему управления организацией. Для  этого требуются  такие основные составляющие как технические средства, информационные системы, технология управления, что вместе ведет к улучшению управленческой системы.

      Информационная  система управления – это, прежде всего люди, использующие информационные технологии во время выполнения своих повседневных обязанностей на рабочих местах. Поэтому автоматизация рабочего места призвана облегчить труд работника, сократить количество выполняемых операций, высвободить рабочие места. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список источников и литературы:

1. Т.П.Елисеева Система информационного обеспечения управления. – Мн.:Ураджай,1999
2. В.В.Осмоловский Теория анализа хозяйственной деятельности. – Мн.:Новое знание, 2004. – 384 с.
3. Е.Е.Степанова, Н.В.Хмелевская Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие – М.:ФОРУМ: 2010 г., 192 с.
4. Британский офтальмологический журнал [http://www.cnews.ru/]