Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: зарождение, становление и развитие

ЦЭК (ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

2.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

·                   отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

·                   отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

·                   выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

·                   Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

·документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

·документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

·документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

·документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

·                   опись дел постоянного срока хранения;

·                   опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

·                   опись дел по личному составу;

·                   акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

Глава 3. Становление и развитие экспертизы ценности документов

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

Проблема сохранения документов законченных делопроизводством возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическом или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

В ХVШ - ХIХ вопросы экспертизы ценности связаны с деятельностью Н.В. Калачова. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов. В первой половине XIX в. экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Калачов впервые сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических. Для более верного определения исторической значимости документов Калачов предлагал включать в разборочные комиссии местных краеведов. Сама идея Калачова о создании комиссий для отбора документов предназначенных для хранения была прогрессивной. С их помощью привлекались силы общественности к разработке местных материалов, которые были необходимы для изучения многих важных вопросов. Однако отсутствие определенных критериев для отбора документов, малая заинтересованность большинства учреждений в подобной деятельности редко приводила к желаемым результатам. В целом деятельность Калачова была важной вехой в развитии экспертизы ценности документов. Однако, как отмечают современные исследователи, в пылу полемики Калачов порой терял чувство реального. Например, нельзя признать обоснованным его требование при проведении экспертизы просматривать единицу хранения «от листа до листа». Спорен тезис Калачова о том, что нельзя уничтожать секретные материалы. В них, как известно, было немало бумаг, не имеющих ни научной, ни практической ценности. В тоже время представляют интерес его рекомендация не уничтожать документы, не подлежащие хранению, а продавать их с публичных торгов, так как эти материалы все-таки «нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне негодными». Обоснованно его мнение о том, что дублетные источники вместо уничтожения целесообразно передавать в библиотеки и другие хранилища. Важное значение имел тезис, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 по 1885 г. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами. Описание дел в это время достигло определенных успехов. У законченных делопроизводством комплексов материалов справочники (описи и алфавиты) порой отсутствовали или были выполнены очень примитивно, не раскрывали содержание источников, часто содержали ошибки и описки. Хаотическое состояние материалов и низкий уровень справочного аппарата затрудняли дальнейшую работу с данными источниками и приводили к ошибкам в оценке ценности материалов.

После смерти Н. В. Калачова в 1885 г. уничтожение документов возобновилось во все возрастающих размерах. Это сильно обеспокоило историческую общественность. Московское Археологическое общество в 1898 г. поручило Д. Я. Самоквасову, видному археологу и историку русского права заняться этим вопросом. Д. Я. Самоквасов, настаивая на прекращении уничтожения документов, подчеркивал их научную, практическую и политическую ценность. Он негативно оценивал деятельность Археологического института и губернских ученых архивных комиссий.

Губернские ученые архивные комиссии не могли спасти от уничтожения ценные документы. Не хватало помещений для собираемых материалов, образовательный уровень членов комиссий был невысок, они не несли ответственности за уничтожаемые документы, что объяснялось отсутствием руководящего и контролирующего архивного органа.

3.1 Экспертиза ценности документов в ХХ в.

В ХХ в. развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. Современный исследователи весьма отрицательно оценивают данный период, так Е.В.Алексеева пишет: «например, большой урон Архивный фонд страны понес в период так называемой «макулатурной кампании» 1927-1929 годов, когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис». В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов.

Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов.

В течение 1950 - 1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов:

1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков оценки документов;

2) 1958 г. - до конца 60-х годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г. Митяевым;

3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей;

4) после 1991 г. попытка переосмыслить критерии оценки документов в соответствии с новыми реалиями.

Произошедшие после 1991 года перемены коснулись всех сторон жизни общества, сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Перемены, коснувшиеся всех сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Многие ее положения потребовали пересмотра. В основу теории экспертизы ценности документов положены общенаучные положения, свойственные как всем дисциплинам, так и тем, объектом изучения которых является документ. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т.д.). После 1991 года излишняя идеологизация снимается, учитывается новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Как следствие, происходят изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Отсюда - изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение.

Перестройка экономики, разные формы собственности, отказ от жесткой централизации управления стали базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов), ведомственной системы управления (только госсектор), понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой, включает организации разных форм собственности), роли и места организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные - менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

Исчезновение отраслевых вертикалей управления вызвало возрастание значения документа как исторического источника в каждом звене управления. Меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе. Все более широкое распространение получают новые формы документирования, компьютерные технологии и т.д.

Все это приводит к изменению системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности.

Созданная до 90-х годов нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов в основном утратила свое значение.

Возникла необходимость в пересмотре и критериев экспертизы ценности документов. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т.д.). В тот момент снималась излишняя идеологизация, учитывалась новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Происходили изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Были изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение.

В основе оценки документов должен был лежать, принцип историзма, как универсальный общенаучный принцип, т.е. принцип подхода к действительности как изменяющейся во времени, развивающейся. Если рассматривали его с такой точки зрения, то он включал в себя все ранее применявшиеся принципы (всесторонность, комплексность, историзм, партийность) и совпадал с научной объективностью. В то же время сохранялись принципы всесторонности и комплексности. Принцип всесторонности совпадал с общенаучным принципом целостности, а принцип комплексности - с принципом системности. Принцип партийности потерял свое значение, как с теоретической, так и с практической точек зрения.