Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: зарождение, становление и развитие

Изложенные теоретико-методические положения экспертизы ценности документов и комплектования архивов не претендуют на всеобщность и окончательность, а отражают один из взглядов на проблему. Процесс уточнения, развития применительно к ней идет постоянно, как и эволюционный процесс во всем архивоведении.

документ ценность экспертиза комиссия

3.2 Экспертизы ценности документов в ХХІ в.

По мнению большинства исследователей основные проблемы которые стоят перед экспертизой ценности документов в ХХІ в. это разработка новых перечней и совершенствование экспертизы ценности документов новых видов учреждений возникших лишь в последние годы, и поэтому задачи отбора документов в этих учреждениях до конца не решены.

К изучению вопросов отбора на хранение документов негосударственных организаций приступили практически сразу же в момент их появления-образования. Еще в 1991 г. началось исследование темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа» - теперь «негосударственных организаций».

В 1993 г. изданы методические рекомендации «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов». Однако следует все же отметить, что рекомендации появились в результате исследования, которое шло практически параллельно самому процессу создания негосударственных организаций, уточнения и развития законодательной базы их деятельности. Следовательно, охватить все вопросы, требующие решения, данные рекомендации не могли. Было взято главное - принципы определения тех организаций, которые явятся источниками комплектования государственных архивов. Aвторы рекомендаций попытались раскрыть критерии определения источников комплектования, формы приема документов на хранение, его организацию и методику, однако за их рамками остались два очень важных вопроса: детальное освещение непосредственно экспертизы ценности документов и распределение документов по сети архивов. Показать состав ценных документов было невозможно в силу отсутствия самого предмета анализа - комплекс документов еще только формировался. Подробно говорить о распределении документов по сети архивов также было невозможно в силу становления ГАС России.

Исследования вопроса непосредственно экспертизы ценности документов негосударственных организации началось с составления головной организацией - ВНИИДАД плана-проспекта новых методических рекомендаций и анкеты-вопросника, явившихся программой работы по теме 36 архивных учреждений - соисполнителей. Анализ поступившего материала позволил подготовить и в июне 1996 г. направить на рассмотрение ЦЭПК методические рекомендации «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)» составители: М.П.Жукова, Н.А.Пучко, О.В.Усанова, В.И.Якута.

Методические рекомендации состоят из введения, заключения, трех разделов и приложения. Первый раздел раскрывает правовую базу отбора документов негосударственных организаций в состав Архивного фонда РФ, критерии определения ценности документов, формы приема документов на постоянное хранение. Второй - характеризует основные положения состояния документирования деятельности негосударственных организаций и факторы, влияющие на полноту документирования основных функций управления. Третий раздел раскрывает основные этапы и методику отбора, организацию приема документов государственные архивы. Заключение содержит предложения о применении методических рекомендаций в конкретных условиях. В приложении дан список основных нормативно-методических документов и литературы, относящихся к содержанию рекомендаций.

Рекомендации раскрывают оценку и отбор управленческой документации государственных организаций коммерческого характера. В соответствии с законодательством коммерческими являются организации, преследующие изучение прибыли в качестве основной цели своей деятельности. Они могут быть любой формы собственности и осуществлять любую деятельность, кроме той, которая запрещена законодательством. Следовательно, состав образуемой ими документации может включать практически все известные архивистам специфические, отраслевые комплексы документов. К 90-м годам имелось около 50 ведомственных перечней документов, где и определялся отбор отраслевой документации. В настоящее время необходима непосредственная экспертиза специфических документов, разумеется, с использованием перечней. Охватить все изученные, но изменившиеся и не изученные комплексы было невозможно. Кроме того, именно такие комплексы подпадают, прежде всего, под действие законов, охраняющих коммерческую тайну. Рекомендации показывают работу с управленческими документами, причем, типовыми, ценная часть которых может быть по договору принята на государственное хранение или же должна быть сохранена самим фондообразователем.

Коммерческие организации, как известно, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов. К хозяйственным товариществам относятся полные товарищества и товарищества на вере (командитные). К хозяйственным обществам относятся акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью. Хозяйственные товарищества или общества, созданные российскими и зарубежными предпринимателями, признаются совместными. Предприятие любой организационно-правовой формы со среднесписочной численностью работающих, не превышающей 50-100 человек, является малым предприятием. Организации могут создавать представительства и филиалы не являющиеся юридическими лицами), дочерние и зависимые общества.

Анализ вида, масштаба, юридического статуса, состава учредителей- участников, организации управления, как известно, является первым госучрежденческим этапом экспертизы ценности документов. Он дает представление о составе и содержании образующихся документов, позволяя сразу же определить типовое и специфическое начала, а следовательно, действовать по уже имеющейся схеме или же искать свое конкретное решение.

Специалисты применяют к негосударственным организациям полный и выборочный прием, т.е. отбор всех ценных документов от всех организаций определенного вида или отбор их от части таких организаций, или отбор части ценных документов от всех организаций определенного вида. Это положение известно делопроизводителям и в пояснении не нуждается. Трудности работы с выборочным приемом понятны. Однако именно негосударственные организация требуют особого внимания с данной точки зрения. И дело не только в том, что повидовая или групповая выборка могут быть результатом субъективных причин, когда имеет место нежелание организации (организаций) передавать свои документы или их часть (как правило, особенно ценную) в государственные архивы, а также в случае, когда документы не сохранились в полном комплексе. Продолжают существовать и объективные причины применения выборочного приема. Массовость, однородность организаций и создаваемых ими комплексов документов по-прежнему позволяют говорить о возможности судить о целом по его части. Признаки отбора организаций группового выборочного приема сохраняются те же, что даны в рекомендациях 1993 г. При повидовом выборочном приеме отбору подлежат, прежде всего, протоколы высших органов управления, протоколы исполнительных органов, нормативные документы, разработанные организацией, бизнес-планы и др.

Одной из актуальных проблем является передача на хранение массовых документов. Не вдаваясь в нее подробно (так как это явно предмет особого рассмотрения), необходимо все же сказать следующее. Негосударственные организации являются или могут являться создателями (фондообразователями) не только массовых комплексов документов, например, снабженческо-сбытового профиля, но и отдельных видов массовых документов. Документы по личному составу, обращения граждан, хозяйственные договоры могут представлять в негосударственных организациях достаточно большой массив, что позволит применить выборку. Практически в настоящее время можно реально говорить только о выборке хозяйственных договоров. Предполагается применение целевого и случайного отбора хозяйственных договоров (договоров купли - продажи). При целевом отборе на хранение должны быть приняты, прежде всего, договоры по особо крупным сделкам, в том числе и с иностранными фирмами, постоянными партнерами и т.д. Случайный отбор необходимо, на наш взгляд, осуществлять, применяя деление массива на однородные группы: по виду сделки, ее объему, сроку договора, региону действия.

Статистические отчеты негосударственных организаций, поступившие в государственные органы, также могут быть подвергнуты выборке. При целевом отборе, который должен быть применен первым, отбираются отчеты организаций, обладающие особой по сравнению с другими ролью (что входит в данное понятие и отражено в методических рекомендациях 1993 г.). Признаками деления массива при случайном отборе являются: вид организации (организационно-правовая форма), вид основной деятельности, масштаба деятельности, количество работающих, регион действия.

Применение выборки приведет к необходимости соответствующих пояснений в предисловии к описи и предварительной работе с массивом документов.

Традиционная экспертиза ценности документов негосударственных организаций осуществляется на основе комплекса критериев: значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа; его подлинность, авторство, функционально-целевое назначение организации-фондобразователя, документируемая функция, физическое состояние документа, полнота комплекса документов.

Состав управленческих документов негосударственных организаций достаточно широк. Преобладают документы, обеспечивающие сам процесс управления по сравнению с документами по трудовым и социально-бытовым вопросам, а также отражающие новые функции: работа с акциями, паями, маркетинг, благотворительность и др.

Основные категории документов (организационно-распорядительные, плановые, учетно-отчетные, информационно-аналитические) при документировании деятельности негосударственных организаций сохраняются. Видовой состав документов сравнительно невелик и в целом типичен для управленческой документации. Сужение их круга наблюдается по функции планирования и отчетности, в ряде случаев отсутствуют обобщающие, а иногда и организационно-распорядительные документы. Это ведет к перераспределению информации в цепочке документов, а следовательно, изменению их ценности.

В составе организационно-распорядительных документов возросло количество и роль протоколов, положений, уставов, правил, договоров, переписки по основным вопросам деятельности; сохранили в целом свою роль приказы, распоряжения, акты проверок.

В плановой документации особую роль представляют прогнозы, концепции, бизнес-планы, где дан анализ состояния рынка, стратегии и тактики работы по всем направлениям – от производственных до социальных.

В учетно-отчетной документации по-прежнему особое место занимают годовые и статистические отчеты.

В информационно-аналитической документации сохранили свою роль аналитические справки, доклады, обзоры.

В новых методических рекомендациях показаны приемы отбора документов, закрываемых организациями как содержащие коммерческую тайну.

Специалисты уже столкнулись на практике с тем, что круг таких документов определяется скорее по субъективным, нежели по объективным причинам. Постановление Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» часто нарушается или же толкуется организациями в своих интересах. Хотя в целом очертить набор вопросов и документов, действительно составляющих коммерческую тайну, примерно возможно. Это: прогнозы развития, стратегия и тактика действий по основным вопросам управления и деятельности, ноу-хау, финансовое состояние по всем вопросам и т.д. С течением времени ряд вопросов и отражающих их документов теряют закрытый характер, чаще всего это связано со сроками исковой давности. Все это учитывается при отборе документов. Рекомендуется принимать на хранение менее ценные документы, которые могли бы заменить те, что остались у фондообразователя.

Следует рассмотреть вопрос и о приеме дублетных документов. Применительно к негосударственным организациям речь может идти об их документах, поступивших в несколько фондов органов власти и управления. В этом случае рекомендуются два варианта: прием дублетных документов во всех фондах с последующей экспертизой сотрудниками архива; прием сразу в одном фонде, как правило, в налоговых органах.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.); типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

Заключение

Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).