Классификация документов

       По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

       Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

       Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.

     По  способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

     Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.

     К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

     Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

     Акустические  документы позволяют производить  точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.

         По содержанию документы подразделяются на

     распорядительные;

     оправдательные;

     бухгалтерского  оформления;

     комбинированные.

       Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

       Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

       Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

     Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

     Отмеченные  достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными  в практике бухгалтерского учёта. 

       По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.

       По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

     Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

     Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а  индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для  внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах,  а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.

       По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

     По  срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

     По  происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.

     По  юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.

     По  назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с него равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.

     Выписка из документа – копия части  документа, а дубликат – второй экземпляр  документа, выданный в связи с  утратой, например, подлинника.

     Дубликат  и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

     По  срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

     По  роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В заключении хотелось бы сказать, что  документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

     Чтобы документ имел юридическую силу, процесс  его создания регламентируется и  осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

     Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

     1.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. – М., 1999.

     2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 1999.

     3.Зиновьева  Н.Б. Документоведение. – М., 2001.

     4. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА–М, 1998, – 575с.

     5. Гваева И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков – Мн., 2005. – 222 с.