Классификация документов

     Индивидуальные  документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

     Типовыми  являются документы, рассчитанные на изложение  однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего  распорядка и т. п.

     Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

     Анкета  — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, строками друг под другом, в  форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

     Анкетным  методом смоделированы приказы  по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

     Таблица — постоянная информация, размещенная  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

     Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

     В хозяйственной деятельности организаций  используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

     По  характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

     Первичные документы по назначению разделяют:

     - распорядительные – разрешают  проведение хозяйственных операций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, указания, доверенности) не отражается в учетных регистрах.  Эти документы подписывают сотрудники  организация, имеющие право давать распоряжения, отраженные в данных документах;

     - исполнительные (оправдательные) –  фиксируют факт совершения хозяйственной  операции и свидетельствуют о  получении, выдаче, расходовании  материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ор дера, акты приемки и др.);

     - документы бухгалтерского оформления   составляются в бухгалтерии в  случаях, когда для записи хозяйственных  операций других первичных документов  нет (отчеты, справки, расчеты и др.);

     - комбинированные документы – документы , имеющие разрешительно  оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

     Вывод

     Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

1. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.
2. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Г.Г. Иванов и др. Документы в торговых операциях. Практическое пособие/Академия народного хозяйства. СП “Мост-Вест” - М; 1994 г.
4. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы: М. 1995 г.
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. "Документационное обеспечение деятельности организации", М., 1998;
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Инфра - М: 2000.
7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение., Киев: Знание 2000.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М: 2003 г.