Компьютнризация делопроизводства

     Корпоративные компьютеры - это многопользовательские  вычислительные системы, имеющие центральный  блок большой вычислительной мощности со значительными информационными  ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования, устройство печати.

     В настоящее время преобладает  тенденция объединения компьютеров  и рабочих мест в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет  интегрировать ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий, ведь в качестве рабочих  мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут  быть использованы и персональные компьютеры.

     Принципиальное  отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации  процессов изменения формы или  местоположения информации, но и в  изменении ее содержания.

     1.2.Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления

     Создание  и внедрение комплексных систем автоматизации документационного  обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

     в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

     в области контроля исполнения:

• обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

     в области организации доступа  к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

     Внедрение программной системы автоматизации  ДОУ должно создать аппаратно-программную  основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

 

     1.3.Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота

     В настоящее время рынок программных  систем в области автоматизации  делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

1. У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции.
2. У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта.
3. На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.

     Программные системы, реализующие первый вариант  стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование  в государственных учреждениях  и сохраняют все традиции и  нормы делопроизводства, принятые в  конкретной организации. Задача таких  систем - обеспечение сопровождения  бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке  документов. Такие системы способны существенно расширить рамки  традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки  документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для  постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.

     Основной  особенностью программных продуктов  западной технологии является моделирование  процессов документооборота и настройка  уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

     При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются  только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью  каждого работника в документообороте организации.

     К системам данного направления относятся:

     русифицированные  версии популярных западных систем:

     DocsOpen (PC DOCS);

     LinkWorks (DEC);

     Staffware (Staffware PLS)

     Lotus Notes (Lotus-IBM);

     программные решения, созданные российскими  компаниями на основе западных систем:

     система Office Media (Lotus Notes);

     комплекс  программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);

     система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);

     решения компании АО «Весть» (DocsOpen);

     система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);

     собственные разработки российских компаний: система  LanDocs; Effect Office; КАДО; «Документ2000»; «Крон»; поисковая система «Евфрат».

     Для сравнения приведем рекламируемые  авторами возможности систем разного  направления.

     Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

     Выбор конкретного пакета программных  продуктов (систем) для более или  менее полной автоматизации документационного  обеспечения управления и их установка  в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация  сама приобретает их на рынке офисных  программных продуктов и услуг.

     Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства  и недостатки каждой из перечисленных  систем в области организации  документационного обеспечения  управления трудно выяснить.

     Для конкретной организации часто важна  не вся совокупность потребительских  свойств систем, а только некоторые  из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать  основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или  иные возможности, отсутствовавшие  в более ранних версиях.

     Результаты  сравнения различных программных  продуктов по автоматизации документационного  обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать  об абсолютных преимуществах и недостатках  той или иной системы. Поэтому  при выборе системы автоматизации  следует производить:

• оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
• оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
• тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      Кроме того, в защиту автоматизации делопроизводства можно сказать о следующем  факте: Практика показывает, что средний  по величине документ занимает примерно три страницы. По данным консалтинговой фирмы Delta Consulting Group, в процессе работы над документом с него в среднем снимается около 20 копий. И если в организацию поступает 100 документов в день, то на одни только расходные материалы для их копирования (считая по 5 центов на страницу) эта организация ежедневно тратит 100 долл. плюс стоимость бумаги, содержание персонала, расходы на аренду помещения. Электронная же копия страницы при разрешении в 256 оттенков серого обычно занимает около 60 Кбайт (черно-белая - 15 Кбайт). Стоимость хранения информации в магнитооптических (МО) библиотеках приближается к 12 центам за Мбайт (на жестком диске - примерно 20-30 центов). Таким образом, стоимость хранения одной страницы изображения документа в МО-библиотеке составляет около 0,7 цента, что почти на порядок дешевле изготовления ее ксерокопии.

      В заключение можно процитировать  управляющего фирмы IBS: "Спорить о  том, что лучше - Oracle или Informix - совершенно бессмысленно, пока не поймешь, для чего это нужно, и не сформулируешь точно требования к той базе, которая должна использоваться". На самом деле, это справедливо для всех ситуаций, когда чувствуешь необходимость что-то изменить. Выбор у заказчика сейчас достаточный. Главное, и самое трудное здесь - это принять два решения: во-первых, изменить неэффективный уже, но такой привычный процесс исполнения документов, и, во-вторых, заплатить за это деньги. Потом берете справочник "Кто есть кто в компьютерном мире" и знакомитесь со всеми, кто занимается документооборотом или системной интеграцией. Выбираете того, кто внушил больше доверия, и начинаете очередной этап приобщения к информационной цивилизации.  
 

Список  литературы:

Нормативная литература:

      1.ГОСТ  Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. –М.: Госстандарт., 1997 г.

      2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. -М.: Издательство стандартов,1984.

      3. Общероссийский классификатор профессий  рабочих, должностей служащих  и тарифных разрядов. ОК 016-94.-М.: Минтруд  России, 1995.

      4. Общероссийский классификатор управленческой  документации ОК 011-93.-М.:Госстандарт,1995г.

      5.Тарифно-квалификационные  характеристики общеотраслевых  должностей служащих и общеотраслевых  профессий рабочих .-М:.Минтруд РФ, 1996г.

      6.Инструкция  о порядке ведения трудовых  книжек на предприятиях, в учреждениях,  и организациях (утв. Постановлением  Госкомтруда СССР от 29 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.)

      Основная  литература:

   7.Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (документированное  обеспечение управления) [Текст] : учеб. пособие для экон. специальностей вузов / . Агафонов З.А , Н. П. Жидков, Г. М. Кобельков ; под общ. ред. Н. И. Тихонова. – 2-е изд. – М. : Лаб. базовых знаний ; СПб. : Нев. диалект, 2008. – 630 с. : ил. ; 25 см. – Библиогр.: с. 622–626. – Предм. указ.: с. 627–630. – 30000 экз. – ISBN 5-93208-043-4 (в пер.).

   8.Стенюков  М.В. Образцы документов по  делопроизводству: руководство к  составлению. [Текст] : учеб. пособие  для экон. специальностей вузов / Дридзе Т.М.под . ред. Н. И. Тихонова. – 2-е изд. – М. : 2007. – 451 с. : ил. ; 25 см. – Библиогр.: с. 215–217.– 30000 экз. – ISBN 5-93208-043-4 (в пер.)