Контрольная работа по "Делопроизводство"

СОДЕРЖАНИЕ

ВАРИАНТ №8

 

1. Составить и оформить гарантийное письмо. Наименование предприятия  и остальные данные укажите самостоятельно…………….3

2. Реквизит «Наименование организации»…………………………4

3. Формы регистрации документов………………………………...10

4. Контрольные вопросы……………………………………………15

5. Список литературы……………………………………………….21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Составить и  оформить гарантийное письмо. Наименование предприятия  и остальные данные укажите самостоятельно.

 

ЗАО «Информационные                               Директору овощной базы №13__ 
технологии»                                                       должность, название организации 
123123, Москва, Каширское шоссе, д.25               г-ну Гудзенко Д.Ю _______

                                                                   ФИО (кому адресовано письмо) 
тел.242 35 47, факс 242 70 11 
ОКПО 12345678

Исх. № ________                                  

от  «____» __________ 20__ г.                                                                    

                                                                               

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

 

       Просим  Вас  поставить партию продукции,  согласно заявки № ____ от «____»  _______  20__ г. 

       Оплату  гарантируем с расчетного счета  № 23821678512345678955 в ФКБ «ГУТА-Банк», к/с 11395228812345698723 БИК 005211783 ИНН 1003599821, в срок до «____» _______  20__ г.

      В случае  неуплаты в установленный срок  будет осуществлена выплата процентов  из расчета 1 % от суммы просроченных  обязательств, за каждый день  просрочки.

 

Генеральный директор      ______________                       М.Я. Мартынов__        

   подпись                             ФИО

                                          

                                                            М.П.

 

Главный бухгалтер ______________________        _____В.И. Борисова ___

         подпись                                ФИО

 

 

 

 

 

 

 

 

Романов

415 12 34

 

2. Реквизит «Наименование  организации».

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. ¹

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. ²

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма

При наличии вышестоящей организации  ее сокращенное наименование указывают  над наименованием организации (при  отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием  организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.³

Наименования организаций, расположенных  в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.⁴

Рис. 3. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

 

Наименование на иностранном языке  воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных  документах организации и располагают  ниже наименования на русском языке  или справа.

Если документ подготавливается совместно  двумя и более организациями, то наименования организаций следует  печатать на чистом листе бумаге. При  систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться  бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного  уровня располагают друг над другом.⁵

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа  могут быть организация, ее структурное  подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится  к реквизитам, используемым для изготовления бланков.⁶  При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков  под наименованием организации  должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита "Наименование организации" на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.

Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке можно также  посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

Схема расположения реквизита "Наименование организации" приведена на рисунках 4 и 5.

В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).⁷

Рис. 4. Расположение реквизита "Наименование организации" на формате А4 углового бланка

 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  06  идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  07 - код формы документа; 08 – наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 5.  
Расположение реквизита "Наименование организации" на формате А4 продольного бланка

 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 – наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

 

 

 

 

 

3. Формы регистрации документов.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система  регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы⁸:

 

Форма регистрационного журнала  обычных входящих документов проста и может иметь такие графы:

 

 

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих  значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее  время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в  журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию  может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации  неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о  документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

• журнальная система регистрации  делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе  регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет  преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной  системы регистрации заключается  в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

• карточки «подвижны», их можно  систематизировать по различным  признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

• карточная система регистрации  позволяет сразу же один экземпляр  карточки передать в сроковую картотеку  для контроля за исполнением документов.

 

 

Преимущества карточной  системы регистрации позволяют  значительно поднять уровень  организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК —  регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую  форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных  регистрируемых групп документов можно  использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной  системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров  заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.