Контрольная работа по "Делопроизводству"

     Содержание 
 
 
 
 
 
 

 

  Практическое задание 1.

     1. Общества  с ограниченной ответственностью ООО «Полина» (предприятие розничной торговли  продовольственными товарами).

                                                                         

     Юридический адрес: ул. К.Маркса, 29, г. Новосибирск, 630005

     ООО «Полина» имеет расчетный счет по основной деятельности, имеет круглую печать, эмблему со своим наименованием, другие штампы и печати, иные реквизиты.

     ООО «Полина» можно проклассифицировать по ряду существенных признаков:

     По  масштабу деятельности торговое предприятие  относится к малым торговым предприятиям, так как численность работающих составляет 12 человек.

     По  товарной специализации торговое предприятие  можно отнести к комбинированному, объединяющему несколько товарных групп, родственных по общности спроса и удовлетворяющих определенный круг потребностей (торговля продовольственными товарами).

     Главной задачей ООО «Полина» является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов персонала и интересов собственников имущества предприятия.

     Штат  магазина состоит из директора, заместителя директора, товароведа-администратора, бухгалтера, 7 продавцов-кассиров, уборщицы и грузчика. Документацией занимается бухгалтер.

     Директор - осуществляет общее руководство  магазином, руководит планово-экономической  работой, занимается подбором кадров и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность.

     Заместитель директора - руководит коммерческой деятельностью (организация технологических  операций и хозяйственного обслуживания).

     Бухгалтер – принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, учитывает денежные средства и выполняет другие бухгалтерские операции, занимается подготовкой и сопровождением документов.

     Товаровед-администратор  – выполняет функции в области  коммерческой работы и организации торговли. Изучает спрос населения на товары, заключает договора с поставщиками и контролирует их выполнение, контролирует состояние товарных запасов, проверяет качество товаров и соблюдение условий их хранения. Организует доставку товаров в магазин, внедряет современные методы продажи товаров, следит за состоянием витрин и рекламного оформления торгового зала, за соблюдением правил торговли.

     Продавцы-кассиры  – подготавливают и производят уборку рабочего места (получают упаковочный материал, проверяют работоспособность торгового оборудования и инвентаря, пополняют рабочие товарные запасы, поддерживают надлежащее санитарное состояние), подготавливают товары к продаже, обслуживание покупателей, проверяют исправность контрольно-кассовых машин, записывают показатели счетчиков, выполняет расчетные операции с покупателями.

     

     

             

     

   

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Организационная  структура ООО  «Полина» 

     2. В процессе организационной деятельности  ООО «Полина» формируется комплекс организационно-правовых документов.

     К таким документам относятся: 

     

• устав организации
• штатное расписание;
• должностные инструкции;

 

     Распорядительные  документы: 

     

• приказы по основной деятельности;
• распоряжения;
• решения.

 

     Иформационно-справочные документы:  

     

• докладная, объяснительная и служебная записки;
• заявление;
• все разновидности переписки;
• протокол;
• акт;
• справка;
• заключение.

 

     Кадровая  документация включает: 

     

• правила внутреннего  трудового распорядка;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• трудовой договор (контракт);
• должностная инструкция;
• расчетно-платежную ведомость;
• личная карточка работника;
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8; № Т-8а, сводная);

 
 

     Деловая корреспонденция: 

• письмо-запрос;
• гарантийные письма;
• сопроводительное письмо;
• письмо-подтверждение;
• письмо-просьба;
• письмо-приглашение;
• рекламное письмо;
• телеграмма;
• факсограмма (телефакс, факс);
• электронное сообщение.

 

 

3. Организационно-правовой документ 

1. Документ - должностная  инструкция 

                                                                              Приложение № 5

                                                                                      к трудовому договору 

                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                                      Генеральный директор

                                                                       ООО «Полина»

                                                                       Попов А.В.

                                                                                                                        
 
 
 

     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

     Товароведа  предприятия торговли 

     1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

     1.1. Настоящая должностная инструкция  определяет функциональные обязанности,  права и ответственность Товароведа.

     1.2. Товаровед назначается на должность  и освобождается от должности  в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора.

     1.3. Товаровед подчиняется непосредственно  Генеральному директору, Заместителю  Генерального директора.

     1.4. На должность Товароведа назначается  лицо, имеющее высшее или среднее  профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

     1.5. Товаровед должен владеть компьютером  на уровне уверенного пользователя.

     1.6. Товаровед должен знать:

     - постановления, распоряжения, приказы,  другие руководящие и нормативные  документы, касающиеся работы  предприятия торговли; товароведение,  стандарты и технические условия  для товаров, основные свойства  товаров, качественные характеристики, методы определения качества товаров; организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров; конъюнктуру товарного рынка; методы изучения покупательского спроса; современную моду и тенденции ее развития; порядок разработки планов товарного обеспечения, товарооборота; порядок составления заявок на товары; передовой отечественный и зарубежный опыт организации торговли и складского хозяйства; нормативы товарных запасов; поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой или поставляемой ими продукции; структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы; правила и методы организации обслуживания покупателей; основы экономики, организации труда и управления; основы маркетинга и организации рекламы; порядок оформления помещений и витрин; основы эстетики и социальной психологии; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.

     1.7. Товаровед должен обладать организаторскими  способностями, коммуникабельностью,  должен быть энергичен и позитивно  настроен.

     1.8. В период временного отсутствия  Товароведа его обязанности возлагаются  на старшего продавца Лаптеву  Елену Александровну. 

     2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 

     2.1. Товаровед:

     2.1.1. Постоянно изучает спрос на  все группы товаров и тенденции  его развития.

     2.1.2. Исследует факторы, влияющие на  сбыт товаров и имеющие значение  для успешной их реализации, типы  спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения, прогнозирует спрос на товары и объем продаж.

     2.1.3. Изучает перспективы сбыта новых  товаров с учетом социально-демографических  особенностей различных групп населения, состояния и динамики их доходов, традиций и вкусов.

     2.1.4. Анализирует опыт конкурентов  с учетом изменений в налоговой,  ценовой и таможенной политике  государства.

     2.1.5. Ведет контроль за сбытом, проводит  сопоставление запланированных данных с полученными результатами по объему, выручке, времени сбыта, выявляет отклонения и изменения конъюнктуры рынка.

     2.1.6. Принимает участие в составлении  планов товарооборота и товарного  обеспечения.

     2.1.7. Контролирует соответствия товаров действующим ГОСТам и ТУ.

     2.1.8. Осуществляет постоянные контакты  с поставщиками.

     2.1.9. Контролирует выполнение контрагентами  договорных обязательств, в том  числе поступление товаров в  согласованном ассортименте по  срокам, качеству, количеству.

     2.1.10. Участвует в составлении претензий контрагентам.

     2.1.11. Принимает участие в подготовке  ответов на претензии покупателей.

     2.1.12. Принимает меры по ускорению  оборачиваемости товаров, сокращению  товарных потерь, изучает причины  образования сверхнормативных товарных ресурсов и "неликвидов", разрабатывает меры по их реализации.

     2.1.13. Информирует, при необходимости,  работников склада и администрацию  предприятия о правилах хранения, транспортировки товаров, осуществляет  контроль за соблюдением правил  хранения, транспортировки товаров, подготовкой товаров к отправке в торговый зал.

     2.1.14. Проводит ежедневный контроль  товарных остатков на складе  предприятия.

     2.1.15. Участвует в проведении инвентаризации  товаров.

     2.1.16. Осуществляет оперативный учет  итогов реализации товаров, составляет обзоры конъюнктуры, отчетность по установленным формам, оформляет документы, связанные с поставкой и реализацией товаров.

     2.1.17. Участвует в формировании цен.

     2.1.18. Соблюдает трудовую и производственную  дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.