Контрольная работа по «Документальному обеспечению управления»

14.02.2006 № 10

О сервисном обслуживании кондиционеров

      В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.

     Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО «АэроВент» для выполнения этих работ:

1. Королев Роман Николаевич.

2. Машков Геннадий Сергеевич. 

           Начальник отдела                                        А.С. Антипов

   Докладная записка

  Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

  Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

  По  содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

  Оформление  докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководите лю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то — внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

  Внутренняя  докладная записка включает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

  Текст инициативной докладной записки  состоит из вводной и заключительной части. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

  Информационные  и отчетные докладные записки  могут включать только первую часть текста.

  Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

  Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

Разновидностью  докладной записки являются и  служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка — документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Пример  оформления докладной записки

Генеральному  директору ОАО К.Т. Пономареву

ДЕПАРТАМЕНТ

ИНВЕСТИЦИОННЫХ

ПРОГРАММ 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2003

О разработке должностных  инструкций

  В связи с реорганизацией структуры  департамента, изменением его функций и созданием нового отдела в настоящее время отмечаются случаи дублирования функций между структурными частями департамента и отдельными сотрудниками.

  Предлагаю создать рабочую группу из ведущих  специалистов С.Т. Никонова, Т.П. Тимофеева для разработки нового положения о департаменте и должностных инструкций его работников. 

           Начальник департамента                                          А.М. Веденев

Объяснительная  записка

  Объяснительная  записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений. 

Пример  оформления объяснительной записки 

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ

          УПРАВЛЕНИЕ 

Объяснительная  записка                             Заместителю генерального

                                                                              директора АО 

 23.11.2003                                                               А.С. Юркову

О разработке графика отпусков

   В соответствии с Приказом генерального директора от 14.10.2003 № 123 управление должно было предоставить в отдел кадров проект графика отпусков сотрудников управления на 2004 г. 22.11.2003 график был подготовлен и согласован в указанный срок, но не представлен в отдел кадров из-за болезни секретаря управления. 

Зам. начальника управления Ф.М. Литвинов 
 

  Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

     Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия. 
 

Оформление  замечаний по работе 

Деловая бумага, содержащая ошибки — фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие, осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.

    Правка документа может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором — наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

•  восприятие — критика — коррективы;

•   проверка фактического материала;

•   выявление композиционных недочетов;

•   выявление стилистических ошибок и  погрешностей;

•   выявление орфографических и  пунктуационных ошибок.

  Важно помнить о том, что первый этап редактирования — восприятие текста — имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколько строк документа, берется за карандаш и начинает вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. При этом можно делать пометки на полях или выписки (особенно если это текст большого объема).

  После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос, всегда встающий перед редактором. Это вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. В конце концов, под документом должна появиться подпись другого лица. Следовательно, вы берете на себя дополнительную ответственность: вы имеете право изменить форму, но не содержание; иначе получится, что вы навязываете адресату свои мысли от чужого имени.

      Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) — смысл высказывания должен оставаться прежним. В случае же, если требуется изменить содержание (допустим, устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.

  Далеко  не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

  Официально-деловой  стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, однозначность высказывания.

  Редактору следует помнить: если приходится сохранить  повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

  Наиболее  важные принципы редакторской правки:

•   сохранение содержания документа неизменным;

•   возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;

• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);

•   четкость и аккуратность.

  Последнее кажется очевидным. Тем не менее, нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

  Совершенно  недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

  Редакторские  функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задача №3

Расположите реквизиты на бланке документа. 
 ОАО «Осетр» 

                                                г.Липецк 

Производственного совещания

отдела маркетинга и рекламы                                                                 

Председатель-Прохоров С.И.

Секретарь-Попов Ю.Д. 
 
 
 

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О разработке рекламного маркетинга изделия №142. Выступление специалиста отдела Савиной К.Н.
2. Второй вариант стратегии рекламной компании «Весна-лето». Выступление руководителя отдела Прохоровой С.И.

 

1. СЛУШАЛИ

Савину К.Н.- текст выступления  прилагается.