Курс лекций по "Делопроизводству"

Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель — действие — срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением возложить на…».

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила орга­ни­зации и деятельности государственных органов, учреждений, организаций, пред­приятий, а также их структурных подразделений.

Текст положения имеет следующую структуру: общие положения; ос­нов­ные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения; связи; контроль, имущества и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным документом), положения о структурном подразделении — руководителем организации.

Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения. Заголовком к тексту служит наименование организации или структурного подразделения.             

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления (или ут­верж­даемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих ор­га­низационные, научно-технические, финансовые и иные специальные сто­ро­ны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граж­дан.

Текст инструкции носит организационный характер, поэтому в ней рекомендуется использовать четкие формулировки с распорядительными словами: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Имеет право», «Не рекомендуется», «Запрещается» и т.д. Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Оформляют ее на общем бланке.

В настоящее время уделяется большое значение должностным инструкциям, регламентирующим деятельность должностных лиц, их права и обязанности. Утверждаются должностные инструкции руководителями струк­ту­рных подразделений, а в небольших организациях — их руководителями. Про­ект инструкции визируется обычно составителем юрисконсультом, отделом тру­да и заработной платы.

Текст инструкции делится на разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). При изложении текста не рекомендуется повторять наименование соответствующей должности. Для сокращения текста рекомендуется каждый пункт начинать глаголом в изъявительном наклонении (например, назначает, обеспечивает, подготавливает и т.д.).

Положение и инструкция относятся к числу организационных до­ку­мен­тов. Кроме них, организационными документами являются устав, правила внутреннего трудового распорядка, штабное расписание, график отпусков.

Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол.

В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседание Технического совета объединения», «заседание методической ко­мис­сии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа ФИО его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.

Список приглашенных составляется и прилагается к протоколу, если при­гла­шенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.

На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не пере­числяются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали — 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует опре­деленного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов, наименования должностей докладчиков, инициалы и фамилии (в родительном падеже).

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫC­ТУ­ПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Этими словами начинается каждая часть раздела, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия, имя, отчество докладчика или выступающего (при необходимости в скобках указывается должность). Затем через тире пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице (без местоимения «я», без слов «так сказать», «значит» и т.д.).

При этом в тексте доклада каждую новую мысль целесообразно начинать с новой строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире пишется: «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишут фамилию, имя, отчество).

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать) и строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.

Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В первой части акта перечисляются:

● основание (указывается распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта);

● состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, ФИО членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения.

Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся не отступая от границы левого поля листа документа.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, опи­сание и характер проведенной работы, установленные факты, а также вы­во­ды и заключения.

В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Затем при наличии приложений дается ссылка на них (перед подписями), которая оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

При подписании акта первой проставляется подпись председателя ко­мис­сии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания долж­ностей.

Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения.

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», лучше «По Вашему поручению мною проведена …» и т.д.

Внешние докладные записки подписываются руководителем.

Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причину невыполнения какого-либо распоряжения, приказа.              

Доверенность — это документ, который организация выдает долж­ност­ным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей. До­веренности бывают официальные и личные. Официальная доверенность выдается бухгалтером в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей. Необходимо указать срок действия. Если он не указан, то документ сохранят силу в течение года со дня выдачи.

Справка — это документ информационного характера, содержащий конста­тацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.).

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, адресат, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы. Дата (период времени), к которой относятся при­во­димые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: «По состоянию на 01.06.1998», «За период с 01.01. 1998».

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, под­писывается руководителем организации или его заместителем, внутренняя — составителем.

Текст личной справки, как правило, начинается с указания в име­ни­тельном падеже ФИО лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает», «дана в том».

Расписка относится к разряду личных справок и удостоверяет какой-либо юридический факт.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия  и сроки поставки, транспортировки, упаковки и маркировки, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления письма-предложения, или оферты. Оферта пред­став­ляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает это в документе — ответе на предложение. Ответ может быть осуществлен средствами почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ получен от партнера (по контракту).

Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленности формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять написания юридических адресов предприятий-контрагентов.

Все виды договоров (рента, подряд и др.) имеют различные реквизиты содержания, но одни и те же реквизиты формы, к которым относятся:

● название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

● дата, место составления; номер;

● наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм).

Затем следуют реквизиты содержания:

● предмет контракта;

● условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

● условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

● порядок сдачи-приема выполненных работ;

● ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

● гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

● переход права собственности и риски;

● порядок разрешения споров.

Затем снова следуют реквизиты формы:

● юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);